Hoe je een olifant eet

Als je kijkt naar je actielijst, varieert die inhoudelijk nogal, van hele concrete kleine acties (‘Tessa bellen over datum overleg’) tot hele grote, meer abstracte acties (‘Marketingplan 2012 maken’). En juist die grote acties zijn vaak het ondergeschoven kindje van je actielijst… Want ‘s middags om half vijf kun je Tessa best nog even bellen, maar aan het Marketingplan 2012 beginnen? Yeah, right!
Hoe zorg je dat ook deze acties eens worden aangepakt? Zes slimme stappen om deze olifanten soldaat te maken. Want met deze acties is het als met een olifant opeten: het is onmogelijk om dat in één keer te doen – dat kun je alleen hapje voor hapje.

1. Verzamel alle beschikbare informatie die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van je actie. Zowel binnen als buiten je organisatie zijn nuttige inzichten te vinden over hoe je dit het best kunt aanpakken. Grasduin in je vakliteratuur (tegenwoordig zijn de meeste titels ook online goed doorzoekbaar voor abonnementhouders), surf het internet af, lees fora over je onderwerp, duik in alle netwerkschijven van je organisatie waartoe je leesrechten hebt. Scan de informatie, selecteer wat bruikbaar lijkt en kijk verder. Doe dit niet een dag voor het klaar moet zijn, maar besteed er elke dag een half uur aan, of elke week een uur, afhankelijk van de tijd die je hebt.

2. Betrek anderen bij de actie. Zelfs al is het jouw taak, toch kan klankborden met andere mensen heel waardevol zijn. Je eventuele opdrachtgever of leidinggevende is je eerste gesprekspartner, maar ook vakgenoten of collega’s zijn waardevolle bronnen van ideeën. Hoe kijken zij tegen het onderwerp aan? Welke aspecten zien zij als het belangrijkste? Wat is er eventueel al gedaan? Wat is hun ervaring met vergelijkbare dingen die in het verleden zijn gedaan? Verzamel alle nuttige input, en noteer de ingevingen die je krijgt uit de gesprekken met die mensen.

3. Kies een goed moment om een begin te maken met het uitwerken van je actie, en zet dat in je agenda. Want: een afspraak met jezelf is ook een afspraak. Houd je daar dus aan! Kies bij voorkeur een tijdstip in de ochtend; blok bijvoorbeeld van negen tot elf uur in je agenda.

4. Zorg voor een omgeving met weinig prikkels. Zet je mail uit, schakel je telefoon door, doe je deur dicht… En als dat niet voldoende is: verhuis naar een andere lokatie. Veel horecagelegenheden zijn morgens vroeg best rustig, maar eigenlijk voldoet iedere plek – als het maar weinig afleiding biedt.

5. Maak je actie concreet: wat wordt er van je verwacht? Wat moet je opleveren? Hoe ziet dat eruit (lengte, diepgang, concretisering)? Om bij het voorbeeld te blijven: welke onderdelen moet je Marketingplan 2012 bevatten? Het maakt nogal verschil of je een visie op de marketing voor volgend jaar schrijft, of dat je budget moet toewijzen aan verschillende middelen en kanalen, compleet met een planning wanneer je wat inzet.

6. Hak je olifant in stukjes, en maak een planning voor het opeten ervan. Bepaal wat je deze week gaat doen, wat je volgende week af wilt hebben, enzovoort. Zet die deadlines ook in je agenda! Als je bang bent dat je er overheen gaat, betrek dan een ander bij je planning: spreek bijvoorbeeld af wanneer je je eerste concept wilt bespreken. Dan moét je wel.

Veel succes!

Beeld: D. Kukurudza