Waarom HNW niet te stoppen is

Voor wie niet bekend is met dit acroniem: HNW staat voor Het Nieuwe Werken. Een veelbesproken onderwerp. Dat volgens velen helemaal niet nieuw is, en als het dat dan wel is, wanneer laat je die term dan vervallen? Kort samengevat staat HNW voor werken zonder veel belemmeringen in de factoren tijd en plaats. Werken waar je wilt, wanneer je wilt. Niet naar het werk, maar aan het werk.

In de media lees je veel over HNW en over de manier waarop organisaties dit al dan niet invoeren. Thuiswerken, flexwerken, digitaal werken, projectmatig werken - allemaal verwant aan HNW. In de Management Team van deze week een stuk met allemaal punten waarom HNW niet werkt; afsluitend met één punt waarom je er toch aan moet als werkgever: omdat je anders niet interessant bent voor werknemers.

Verfrissend om eens een kritisch artikel te lezen over HNW dat inhoudelijk op het onderwerp ingaat. Zomaar invoeren omdat iedereen het doet is niet verstandig. Niet alle organisaties en medewerkers zitten te wachten op een ingrijpende verandering in hun manier van werken.

Maar ik blijf het opvallend vinden dat er organisaties zijn die categorisch blijven ontkennen dat HNW bij hen een rol kan spelen. Dat doet me altijd denken aan de invoering van de computer op de werkplek. Zo'n twintig jaar geleden begon de pc gemeengoed te worden op de werkplek. E-mail nog niet: ik ken nog verhalen van mensen die een mailtje op een floppy (wat was DAT ook al weer?) moesten zetten, en dan lopen naar de enige pc met mailverbinding. Bij mijn eerste werkgever waren getypte memo's ook heel gewoon - nu vrijwel onvoorstelbaar.

In die tijd werd met dezelfde scepsis gekeken naar de computer op de werkplek. En had je werkgevers die mordicus tegen waren, want dan zou vast iedereen massaal Pacman (wat was DAT ook al weer?) gaan spelen. Of patience. Van werken zou niets terechtkomen!

Met uitzondering van ambachtelijke bedrijven is er nu bijna geen bedrijf te vinden waar de computer géén rol speelt. Tot de melkmachine aan toe: automatisering is een wezenlijk onderdeel van ons werkend bestaan. Als het eigen netwerk eruit ligt, ligt je organisatie plat.

Mijn voorspelling is dat het zo ook zal gaan met HNW. Linksom, rechtsom, mondjesmaat of in grote golven: HNW zal net zo'n wezenlijk onderdeel van het werkend bestaan worden. Benieuwd hoe ik er over twintig jaar over kan bloggen...

Broer en zus: Efficiënt en Effectief

Efficiënt werken betekent slim omgaan met je tijd en je energie. Effectief werken betekent dat je resultaat boekt met je inspanningen; dat ze effect hebben. Van een afstandje lijken de woorden veel op elkaar, maar ze zijn heel verschillend: efficiënt en effectief. De kunst is om een mooie mix van de twee te maken. En voor iedereen is die mix anders - het hangt af van je functie, je taken en je doelen.

Zeven concrete tips om efficiënt en effectief met je werkdag om te gaan:

1. Elimineer zoveel mogelijk afleiding, als je zelf wel weet dat het je niet helpt bij het bereiken van je doelen. Tv uit, radio uit (of zacht). Dat kan ook liggen aan je plek in de kamer: zit je met het gezicht naar de deur? Dan krijg je al snel het 'balie-effect': jij kijkt op als iemand binnenkomt of langsloopt en mensen spreken jou als eerste aan. Kijk of je daarin iets kan veranderen. Ik heb een klant gehad die prettiger werkte doordat ze haar stoel anders neerzette en op het korte stuk bureau waar ze normaal werkte, een rijtje ordners plaatste als afscheiding.

2. Zorg voor een prettige werkplek waar je alles bij de hand hebt dat nodig is. Pc of laptop, telefoon, je werkdocumenten, schrijfmateriaal, naslagwerken (als dat van toepassing is). Niets zo vervelend als moeten zoeken naar dingen die je nodig hebt, zeker als je net lekker 'in de flow' zit.

3. Haal alle acties uit je hoofd en schrijf ze op, liefst gegroepeerd: alles bij elkaar wat bij elkaar hoort. Per project, per maand, per klant - het maakt niet uit, als het voor jou maar overzichtelijk blijft. Alleen door overzicht te krijgen over wat je moet doen, kun je goed gaan kiezen WAT je gaat doen. Je kunt niet kiezen als je niet weet wat er te kiezen is.

4. Behandel je tijd naar wat het is: kostbaar. Kijk of je overleg echt een uur moet duren; misschien kan het met een kwartier goede voorbereiding wel in een half uur gedaan. Dat scheelt je weer een kwartier. Maak ook een planning voor de dag: wat wil je gedaan hebben en hoeveel tijd kost dat? Zet desnoods de kookwekker om een half uur aan een bepaalde taak te werken, als je bang bent dat je afdwaalt.

5. Groepeer taken naar soort. Handel telefoontjes samen af, wijdt daarna een uur aan je mails en ga vervolgens een uur werken aan een presentatie. Springen van taak naar taak kost je veel meer tijd! Ga dus niet werken aan de presentatie, bij gebrek aan inspiratie je mail lezen en naar aanleiding van een mail de telefoon erbij pakken. Zonde van je energie!

6. Ken jezelf en leer daarvan. Ben je een slome starter, begin de dag dan met kleine klusjes. Ben je juist 's morgens op je best, ga dan juist die actie doen die veel energie kost. Hik je aan tegen die vervelende klus? Hak hem in stukjes en beloon je zelf voor ieder onderdeel dat je afhandelt (met een lekker kopje thee met koekje erbij, met een half uur een tijdschrift lezen...). Liever twee blokken van drie uur goed resultaat geboekt dan acht uur achter je bureau zitten te lummelen.

7. Wees realistisch over wat je hebt aan tijd en energie. Je kunt wel zeggen om vier uur dat je die grote klus er nog bij kan hebben, maar is dat echt zo? De ander heeft er niets aan als je toezeggingen doet die je niet kunt waarmaken. En als je weet dat je echt een lunchpauze nodig hebt om op te laden, neem die dan en ga niet doorwerken aan je computer met je eten ernaast.

Beeld: Mansikka

De ondergeschoven kindjes van je actielijst

Iedereen heeft ze: actiepunten waar je eigenlijk niet aan toe komt en die altijd onderaan je lijstje belanden. Waar je aan het einde van de dag naar kijkt en over verzucht: morgen weer een dag!

Hoe komt het? En vooral: hoe zorg je dat ze wél aan de beurt komen?

Oorzaak 1: Ik en mijn grote mond...
Ooit heb je geroepen dat jij dat wel even zou oppakken. Uitzoeken. Uitwerken. Een opzetje voor zou maken. Daarvan heb je nu spijt als haren op je hoofd, want eigenlijk heb je helemaal geen tijd voor deze actie. Het is niet realistisch, om te roepen dat jij dat het toevoegt aan wat er al op je bord lag.
Wat nu?
Twee mogelijkheden: of je gaat terug naar de bron van de actie (collega, manager, opdrachtgever, bekende) en meldt eerlijk dat het niet kan, óf je gaat het doen. Al dan niet met hulp van anderen. Breek hem in stukken, delegeer een deel, maak tussentijdse deadlines... Als het maar af komt!

Oorzaak 2: Geen richtinggevoel
Er staat een actie op je lijst waarvan je, elke keer als je hem ziet staan, een knagend schuldgevoel krijgt. Want je hebt eigenlijk geen idee hoe je dit gaat aanpakken. Je hebt geen gevoel over de richting waar je heen wilt, de stappen die je moet doorlopen - dat maakt het ongrijpbaar en dus ook ondoenbaar.
Wat nu?
Plan een half uur in om de actie wél doenbaar te maken. Verzamel alle mogelijke informatie die er kan zijn. Vraag anderen om hulp. Maak je actie zo concreet mogelijk: 'website bijwerken' is veel te grof. Benoem de onderdelen: 'Structuur website vergelijken met tien concurrenten', 'Lijstje specificaties maken voor webbouwer', enzovoort.

Oorzaak 3: It's a dirty job, but somebody's gotta do it
Sommige acties zijn gewoon niet leuk. Net als de wc schoonmaken: weinig mensen krijgen daar een kick van, maar om een staphylokokkenepidemie te voorkomen moet je die borstel toch een keer ter hand nemen. Hetzelfde geldt voor een heleboel andere K-klussen!
Wat nu?
Als het grote K-klussen zijn, is het slim hem ook in stukjes te breken en elke dag te beginnen met één onderdeel. Zet desnoods de kookwekker; tien minuten aan je K-klus besteed is al winst!
Als het structureel is, kijk dan of je een deel ervan kunt uitbesteden. Je wc schoonmaken hoef je ook niet per se zelf te doen; maar tandenpoetsen weer wel. Misschien heb je er geld voor over om iemand anders een deel van je boekhouding te laten doen. En misschien maak jij dat vervelende statusoverzicht wel, maar zit er niemand op te wachten, of kan het op een andere manier worden gemaakt.
Laat iemand met een frisse blik naar je K-klus kijken. Wie weet komen er onverwachte tips!

Beeld: Close to home