Papier kan óók de mazelen krijgen

De kinderziekte niet – dat is voorbehouden aan niet-gevaccineerde kleuters. De rode stippels, die wel! In een experiment over slim omgaan met je tijd lieten de onderzoekers kantoormedewerkers een rode stip zetten op een document, iedere keer als ze het door hun handen lieten gaan. Het resultaat: papier met de mazelen.

Wie zijn dag opstart met een relatief vol bureau, kan er vast en zeker over meepraten. Je gaat zitten, start je pc of laptop op, en kijkt eens rond. Stapeltjes! Wat was die linker ook al weer? Je bladert er doorheen. Het bovenste… O ja, dat moest je doorlezen en je commentaar aan collega Y. geven. Dat doe je zo wel, eerst even thee halen. Het document eronder… Ja, het memo van HR over je keuzes voor het nieuwe jaar wat arbeidsvoorwaarden betreft. Dat weet je nog niet; eerst maar eens op intranet zoeken of die ‘fiets-van-de-zaak’ nog bestaat en dan zie je wel weer verder.

Het is dat je geen stippen zet, maar anders zou het zichtbaar worden: dat je bij elkaar opgeteld veel, héél véél tijd kwijt bent aan het beoordelen van je eerstvolgende stap bij een document. Om nog maar te zwijgen over het uitstellen van die eerstvolgende stap. Elke keer dat je er naar kijkt, moet je weer bepalen wat je ermee moet doen. En dat kost enorm veel tijd!

Welke methodiek je ook gebruikt bij het slimmer werken; die van Het Betere Werken, Getting Things Done… Allemaal zijn ze er kristalhelder over: Denk Maar Eén Keer Over Iets Na. Bepaal meteen wat je er mee moet doen. Weg? Wegdoen. Doorsturen? Schrijf iemands naam erop en in de uitbak! Vragen aan collega P. hoever hij is met het materiaal voor dit rapport? Doen!

Post-it notes, alom tegenwoordig in kantoren, zijn niet heel verstandig om je acties op te noteren. Om de simpele reden dat ze kwijt kunnen raken, ergens tussen kunnen raken, maar vooral omdat allemaal losse papiertjes in een stapel nu niet bepaald helpen bij het houden van overzicht. Waar ze wel super voor zijn, is om te bepalen wat je eerstvolgende stap is. ‘Lezen’, ‘Collega Y. antwoorden’… Dat soort dingen kun je er snel opkrabbelen, en op het document plakken. Dat scheelt enorm veel ‘processortijd’ in je koppie. Veel mensen zijn visueel ingesteld en sorteren hun werk op die manier. Een stapel met al het langere leeswerk gaat dan bijvoorbeeld mee in de trein.

Vecht tegen de mazelen! Digitale mazelen zijn er ook, trouwens. Mensen genoeg die e-mails drie of vier keer openen voordat ze er actie op ondernemen. Daarover een andere keer meer!

Beeld: welswitch36

Nee zeggen, maar dan anders

Het zijn drie letters, maar voor sommige mensen is het een van de moeilijkste woorden om te zeggen: nee. Nee, ik kan je niet helpen. Nee, ik heb geen tijd om dit voor je op te lossen. Nee. Nee!

Wie in een organisatie werkt met andere mensen, moet informatie uitwisselen. Iets opleveren. Iets maken, bewerken of regelen. Juist in die samenwerking is het van belang dat je duidelijk blijft over wat er mogelijk is en wat je voor iemand anders kunt betekenen. Je hoeft zeker niet altijd te doen wat iemand van je vraagt. Wat wel nodig is, is het managen van andermans verwachtingen: wat kun je wanneer wél doen?

Vaak scheelt het al een heleboel als je vraagt wanneer die ander de informatie nodig heeft. Mensen genoeg die het woord ‘spoed’ voor in de mond hebben, terwijl de soep niet zo heet gegeten blijkt te worden als je even doorvraagt.

Houd jezelf voor dat wanneer je iedereen tevreden probeert te stellen, je uiteindelijk niemand tevreden stelt. Zeker jezelf niet! Wat ook een verleidelijk iets is, is dingen doen (of toezeggen) die niet bij je functie horen, maar die je zelf zo leuk vindt om te doen. Toch nog even meedoen met die brainstorm. Die jongere collega helpen met haar verslag, omdat je ziet dat ze er mee worstelt.

Prima! Extra dingen maken je werk interessanter en zijn een verrijking van je functie – bovendien zullen je collega’s blij zijn met die extra inspanningen. Let wel op dat je die extra dingen niet doet om je eigen kerntaken te ontlopen, of uit te stellen. Wees realistisch over wat je kunt doen in de tijd die je ter beschikking hebt. Op die manier blijft het voor anderen leuk en voor jezelf ook!

Beeld: Uit 'Achterlijke Gladiool! Borduren voor bitches' (Julie Jackson)

Valkuil nummer 1 van e-mail

Het lijkt zo voor de hand liggend om te doen, dus doet – bijna – iedereen het: de dag beginnen in je inbox. Want hoe weet je anders wat er in je afwezigheid is gebeurd? Het lijkt zo logisch en toch is het valkuil nummer 1: de dag beginnen met het openen van je mail.

Het meest waarschijnlijke scenario is dat er nieuwe mail is. En dat je die niet alleen gaat lezen, maar ook gaat afhandelen. Voor je het weet is het tien voor elf, heb je nog tien minuten om die vergadering voor te bereiden en is er niets gekomen van een start maken met je voortgangsrapportage – iets dat je je gisteravond nog zó had voorgenomen.

Je dag starten met het afhandelen van de e-mail betekent dat je je inbox bepalend laat zijn in je prioriteiten van de dag. En dat is, uitzonderingen daargelaten, geen handige aanpak. (Wat de uitzondering kan zijn? Iemand die voortdurend bereikbaar moet zijn, zoals een woordvoerder. Iemand wiens functie zo dienstverlenend is voor veel mensen dat binnengekomen e-mails zo snel mogelijk moeten worden behandeld – zoals een medewerker reserveringen bij een hotel, of de staf van een afdelingssecretariaat.)

De tussenvorm, mailtjes openen, bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’ is ook geen oplossing. Want je blijft nadenken over dat ene mailtje… Hoe ga je dat aanpakken? Wat had je daar ook al weer voor nodig? Om nog maar te zwijgen over de hoeveelheid tijd die je er mee verspilt, want je moet het later toch nog een keer doen, die mails lezen.

De beste aanpak is: eerst doen wat je die dag wilt doen, of er op zijn minst een flinke start in hebben gemaakt, voordat je kijkt in je inbox. Prik een tijd, bijvoorbeeld half elf, waarop je wel gaat kijken. Laat tot die tijd Outlook gewoon dicht! De melding ‘Ping! Er is een nieuwe e-mail binnengekomen’ met geluidje of envelopje had je hopelijk al eerder uitgezet… Ook die leidt enorm af van de andere werkzaamheden waar je mee bezig bent.

En die collega die om half tien binnenloopt en vraagt of je zijn e-mail nog niet hebt gelezen – die antwoord je gewoon dat je nog met andere dingen bezig bent. Het vergt wat tijd, maar mensen gaan heus wennen aan het feit dat jij niet met ‘kerende post’ alle e-mail beantwoordt. Twee of drie keer per dag je e-mail openen en afhandelen is veel efficiënter! Hoe je e-mail slim afhandelt komt een volgende keer aan bod – ook daarvoor zijn er handige tips en tricks. Werk ze!

Illustratie: m-c