Zoeken in deze blog

Powered By Blogger

zaterdag 13 augustus 2011

Slimmer werken is niets voor mij

Mensen houden over het algemeen niet van verandering. Wat bekend is, is vertrouwd en kost weinig moeite. Gewoontes veranderen kost energie – gezonder eten is bijvoorbeeld ook niet eenvoudig, als je gewend bent dagelijks veel te snacken. Daarom in dit blogstuk: de drie meest genoemde excuses om niets te veranderen aan je werkgewoontes.

1. Dit levert me geen tijd op, dit kost me alleen maar tijd!
Een van mijn klanten had problemen met het houden van overzicht op zijn bureau. Stapels documenten, mapjes, notities… Veel werk, weinig overzicht. We zijn begonnen met dingen sorteren: wat hoort bij elkaar? Soort bij soort in L-mapjes gedaan, want een belangrijk principe van slimmer werken is dat je zoveel mogelijk gelijksoortige taken achter elkaar doet. En niet als een sprinkhaan van een telefoontje naar een mailtje naar een offerte uitwerken springt.

Op de L-mapjes deden we een post-it, met daarop genoteerd wat de actie was die er als eerste mee moest gebeuren. Bijvoorbeeld: bespreken met Willem. Checken bij Chantal of offerte akkoord is. Gegevens van medewerker aanvullen.

‘Wat kost dit veel tijd!’, verzuchtte deze klant. Ik heb hem weten te overtuigen dat het echt de moeite waard is om je werk zo in te delen.

Les 1: overzicht geeft rust. Na een aantal weken zag ik hem weer, en het systeem bleek zijn nut te hebben, want hij werkte nog steeds zo! Het was eenvoudiger om te zien wat er moest gebeuren. Iets dat veel nadenktijd scheelt als je een document of mapje pakt – en hij kon beter prioriteiten stellen, omdat in één oogopslag duidelijk was wat de belangrijkste actie was.

2. Ik werk al twintig jaar op deze manier en die bevalt me prima
Er is veel te zeggen voor werkervaring: het maakt een medewerker waardevol. Kennis en ervaring zijn van inmisbare waarde. In de loop der jaren ontwikkel je een routine, een manier van werken met bijbehorende gewoontes, die past bij wat je prettig vindt.

Dat wil niet zeggen dat er geen nieuwe ontwikkelingen of ideeën zijn waar je iets aan kunt hebben. Niemand beweert dat wie nog met een papieren agenda werkt, hopeloos achterhaald is. Als jij dat het fijnst vindt – waarom niet? Maar probeer wel te kijken wat je uit die nieuwe dingen kunt halen waar je wel iets aan hebt. Zo is e-mail toch echt een medium dat zijn waarde wel bewezen heeft; wie uit principe nog uitsluitend papieren memo’s heen en weer stuurt, heeft de aansluiting met de moderne werkvloer verloren.

Les 2: werkgewoontes verbeteren is niet synoniem met ‘digitaler werken’. Soms zijn het dingen die meer in je gedrag zitten. Voor één van mijn klanten was de dag beginnen met een vervelende klus (waardoor je meer voldoening hebt en met een goed gevoel en veel energie verder gaat) een echte eye opener die hem veel plezier opleverde. En die hij iedereen uit zijn afdeling aanraadde.

Of je agenda beter vullen: reistijden ook echt opschrijven, voorbereidingstijd inplannen, afrondingstijd (om acties uit te zetten)… Verken wat er allemaal mogelijk is doe er je voordeel mee.

3. Ik werk al zo efficiënt, dat kan écht niet beter
Er zijn grenzen aan harder werken, maar niet aan slimmer werken. Natuurlijk kom ik wel eens klanten tegen – vaak in een afdeling met meerdere mensen – die denken dat ik ze niets kan leren. Als ik die mensen langer spreek, kan ik ze vaak uitleggen dat slimmer werken niet alleen maar betekent dat je een keurig bureau hebt, strakke bakjes en een feilloos systeem.

Les 3: Slimmer werken betekent ook dat je goed afweegt wat iets je kost en wat het je oplevert. Als je veel tijd kwijt bent aan gelikte overzichten, terwijl je klant een gewone lijst (opsomming) ook prima had gevonden, werk je niet zo efficiënt. Het ziet er mooi uit, je collega’s vinden het prachtig en jij bent er trots op, maar je had een deel van je tijd ook aan iets anders kunnen besteden.

Soms zit het in het energieniveau van mensen: te veel met je werk bezig zijn, waardoor je privéleven eronder lijdt. Soms in perfectionisme, zoals hierboven omschreven.

Er is geen beste manier, maar er is altijd ruimte voor verbetering, is mijn motto.
Werk ze!

Beeld: jcbonbon

Weg met de actie-spaghetti

Een van de basisprincipes van slimmer werken is: haal alles uit je hoofd. Je hoofd is om na te denken, niet om lijstjes in te stoppen van dingen die je moet onthouden.
Maar als je hoofd dan hebt leeggemaakt en een ellenlange actielijst hebt… Wat doe je dan?
Voorkom dat je actielijst een bord spaghetti wordt. Schep orde!


Bekijk je acties en zoek naar een gemene deler. Wat hebben sommige acties met elkaar gemeen? Dat kan zijn:
-Je hebt een computer nodig om ze uit te voeren (informatie zoeken op een site, online iets bestellen).
-Je moet ervoor in je mail en/of bestanden kunnen.
-Het zijn telefoontjes die je moet plegen.
-Het zijn acties die je alleen maar op een bepaalde plek kunt uitvoeren (bij een specifieke collega, in het afdelingsoverleg, als je bij leverancier X bent, in het archief van je organisatie, in een bepaalde winkel, in de stad, bij een vriend).

Sorteer je acties op basis van die kenmerken. Gelijksoortige acties achter elkaar doen is efficiënter dan alles door elkaar. Beter een half uur een belrondje, dan eerst een telefoontje plegen, vervolgens twee mails sturen en dan bedenken dat je nog even bij collega Y langs wilt lopen. Bovendien voorkom je fouten en vergissingen: dan sta je in de stad, maar wat had je nu ook al weer nodig..?

Maak je actielijst mobiel als dat handig is. Voor boodschappenlijstjes doe je dat toch ook? (Persoonlijk heb ik nooit het succes gesnapt van schoolbordjes om je boodschappen op te noteren… Wie neemt zoiets nu mee in de supermarkt?) Kies wat voor jou het handigste werkt:

-De takenlijst van Outlook werkt super voor sommige mensen. Probeer hem eens uit!
-Maak voor verschillende projecten actielijsten, zodat je overzichtelijk bij elkaar hebt wat bij elkaar hoort. Je kunt ook de naam van een collega bovenaan schrijven en daaronder alles noteren dat je met hem of haar wilt bespreken.
-Neem een schrijfboek met tabbladen of gekleurde tabjes, zodat alles wat je noteert in een eigen gedeelte terechtkomt.
-Voor dingen die mee moeten: losse vellen, grote post-its… Whatever works for you.
-Actielijsten in Excel kunnen ook goed werken; maak dan verschillende tabbladen voor verschillende onderwerpen (projecten of taakgebieden).

Maak gebruik van apps voor je smartphone, als je die hebt. Zo is Evernote heel handig, maar ook Remember the Milk heeft veel fans.

Maak duidelijk onderscheid tussen notities en acties. Je hoofd leeg maken levert een hele stroom aan output op, maar dat zijn niet altijd dingen die je ook moet doen - soms zijn het concepten, gedachtenspinsels, ideeën, overwegingen… Dan kan op meerdere manieren:

-Schrijf op verschillende plekken: notities in het ene schrijfboek, acties op een andere plek. Je kunt kiezen voor het scheiden in pagina’s: links noteer je alles wat in je opkomt, rechts destilleer je de acties eruit.
-Je schrijft gewoon door, maar markeert de acties in je tekst, door ze te higlighten met een markeerstift (eventueel verschillende kleuren), of er simpelweg een grote A achter te schrijven met een cirkel erom heen.

Voor alles geldt: er is geen beste manier. Hoe je omgaat met je acties is heel persoonlijk. De een zweert bij digitale methodes, de ander hecht veel aan actielijsten die je vast kunt pakken. Zolang je actiemethode maar voldoet aan de drie belangrijkste kenmerken:

1.Hij is makkelijk bij te werken.
2.Je hebt hem bij de hand als dat nodig is (of hoeft er in elk geval niet te veel moeite voor te doen).
3.Er zit een structuur en logica in die voor jou werkt.

Werk ze!

Beeld: pingu1963