Over stresskippen en bore-out

Mensen reageren verschillend op stress. De een krijgt er energie van, de ander wordt er door lamgeslagen. Hetzelfde werkt op de werkplek: collega 1 veert op van een lekkere deadline, collega 2 ziet er als een berg tegenop.

Ik las een leuk boek van Carien Karsten over stresstypes: ‘Daar ga ik weer!’. In het boek zit een test waarmee je kunt achterhalen wat voor stresstype je bent. Met die achtergrondkennis over jezelf kun je stress beter voorkomen en bestrijden. Carien Karsten onderscheidt vier types: turbo, crash, hooggevoelig of bore-out. Dat laatste is de tegenovergestelde vorm van burnout: bore-out wordt ook wel vervelingsziekte genoemd. Mensen die dit ervaren, doen ofwel routinewerk, of hebben het gevoel dat ze onder hun niveau werken. Een andere vorm van stress dus, die niets te maken heeft met de ‘stresskip’ die mensen associëren met het onderwerp stress.

Wil je meer weten over stress op je werk? Doe dan op de website van de GGZ Drenthe een korte – niet-wetenschappelijke – test over werkdruk, je werksituatie en ontspanning.

Alvast drie tips van mijn hand:

1. Maak onderscheid tussen werklast en werkdruk.

Sommige mensen hebben het in hun hoofd al heel snel druk, terwijl hun feitelijke werklast niet heel groot is. Je kunt ook werkdruk ervaren omdat je je taken moeilijk vindt, niet precies weet waar je moet beginnen of wat er van je verwacht wordt. Zorg dat je alle informatie hebt over je werklast: wat moet er gebeuren, wat moet het opleveren en wanneer moet het klaar zijn? Alleen zo kun je prioriteiten stellen.

2. Weet dat de boog niet altijd gespannen kan zijn.

Als je een elastiekje steeds verder uitrekt, gaat de rek eruit. Zo werkt het ook bij mensen. Om het in een andere metafoor te houden: laad je batterij regelmatig op, anders gaat dat na verloop van tijd steeds moeilijker. Neem een lunchpauze, en niet eentje achter je bureau. Al is het maar een kwartier: doe iets anders. Lees de krant, maak een korte wandeling.

3. Meten is weten.

Hoeveel tijd besteed je aan welke taak? Hoe lang ben je gemiddeld bezig met het voorbereiden van taak X of het uitwerken van taak Y? Pas als je daar goed inzicht in hebt, kun je inschatten of je deze dag/week/maand nog tijd hebt voor een nieuwe taak/nieuw project/nieuw verzoek om iets te doen. Wil je het precies weten? Schrijf dan twee weken lang elke dag op waar je tijd aan op gaat. Per kwartier of half uur noteer je wat je doet. Met dit ‘kasboek van tijd’ zie je pas écht waar je tijd aan opgaat.

Werk ze!

Resultaatgericht werken: de bullshitbingoterm van HNW

Managementjargon kan ver doorschieten, tot je bepaalde woorden en uitdrukkingen niet meer kunt horen omdat je er spontaan jeuk van krijgt. ‘Alle neuzen dezelfde kant op krijgen’, is er zo eentje, of ‘synergie realiseren’. Je kunt er leuk bullshitbingo mee spelen. Ook in discussies over HNW zie ik er minstens één: resultaatgericht werken. Wat is dat en hoe doe je het?

‘Resultaatgericht’ is de tegenhanger van ‘aanwezigheidsgericht’. In de oude manier van werken moest je er zijn, wilde je ook iets doen. Dat is voorgoed passé. Zoals de prikklok ons al leerde: aanwezigheid zegt geen biet over je productiviteit. Acht uur uit het raam staren kan betaald en onbetaald.

Om resultaatgericht te kunnen werken, moet je weten wat je doel is. Dat kun je zowel groot als klein zien: groot, door je project duidelijke doelen en doelstellingen te geven; klein, door een e-mail te schrijven met een duidelijke boodschap. In beide gevallen geef je antwoord op de basisvragen: waar gaat het over, wat wil je bereiken met je verhaal en hoe ga je dat realiseren?

Om te weten wat je doel is, zwem je terug omhoog via de waterval. Met een mooie bullshitbingoterm heet dat ‘cascadering’. Dat zit zo: in theorie moet je uit de visie van een organisatie kunnen afleiden wat de organisatieonderdelen allemaal doen. En uit de doelen en doelstellingen van een organisatieonderdeel zijn die van je afdeling af te leiden, en daaruit die van jouzelf. Wees daarin niet te strak: veel mensen gedijen minder goed in een werkomgeving met strak geplaatste piketpaaltjes. De mate waarin je de vrije hand krijgt hangt af meestal van je rol in de organisatie.

Zorg dat je weet wat er in je functie van jou wordt verwacht, wanneer je dat gaat doen, en in grote lijnen hoe je dat gaat realiseren. Pas als je dat weet, kun je echt resultaatgericht werken.

Werk ze!

Over werkdruk en druk werk

In veel organisaties is de werkdruk een steeds nijpender probleem dat negatieve effecten heeft op de motivatie van mensen. Werkplezier raakt steeds verder weg. Wat kunnen manager en medewerker hieraan doen?

Vermijd de welles-nietes discussie.
Of iemand werkdruk als negatief ervaart, is heel persoonlijk. Bij de een breekt het zweet uit als er twee telefoons tegelijk rinkelen; van de ander mag het nog wel iets drukker worden. Beide gevoelens zijn prima; zo lang je maar beseft dat je alleen over je eigen beleving iets te zeggen hebt. Blijf respectvol omgaan met de ander.

Benoem de begrippen en maak concreet wat je eronder verstaat.
Wat is werkdruk en wat is werkplezier? Waar krijg je energie van als medewerker en wat werkt negatief? Welke signalen merk je bij jezelf als de werkdruk te hoog wordt?

Vertaal werkdruk en werkplezier in ideeën voor verbeteringen.
Als je met elkaar in gesprek gaat (en blijft!) is er samen veel te verbeteren. Brainstorm over hoe je de werkdruk kunt laten dalen en het werkplezier laten toenemen. Want klagen geeft lucht, maar is op de lange termijn funest voor iedereen. En als vijf nieuwe collega’s erbij geen optie is, moet het uit iets anders gaan komen. Denk samen na.

Om over na te denken… •Direct betrokkenen hebben vaak het beste zicht op een situatie én op een mogelijke oplossing. Geef hen vertrouwen en ruimte voor verbeteringen.
•Er is een grens aan harder werken, maar niet aan slimmer werken. Blijf zoeken naar manieren om werk anders te kunnen doen!
•Sommige dingen kun je niet veranderen, al zou je het willen. Choose your battles wisely.

Werk ze!

Van 'goed voornemen' naar 'doen'

Talloze mensen hebben zich deze zomer van alles voorgenomen: minder vergaderen; op tijd naar huis gaan; dat langlopende project nu echt afronden. Waarom komt het er niet van? En wat kun je er aan doen om te zorgen dat het niet bij een goed voornemen alleen blijft?

1. Bekijk eerst waar je goede voornemen vandaan komt: is het wel echt ‘van jou’?
Mensen laten zich van alles aanpraten. Je zou dit boek moeten lezen; je moet toch echt aan de social media, enzovoort. Een goed voornemen heeft pas kans van slagen als het vanuit jezelf komt. Een ander kan je inspireren, maar de overtuiging moet bij jou liggen.

2. Denk door: wat is er voor nodig?
Voor sommige goede voornemens heb je andere mensen nodig. ‘Minder vergaderen’ is vaak lastig eenzijdig in te voeren. En wat is eigenlijk ‘minder’? Maak je voornemen concreet. Bepaal welke stappen je moet ondernemen om het te realiseren.

3. Organiseer je werk of werkomgeving om je voornemen makkelijker in te voeren.
Wil je voortaan op tijd naar huis gaan, blokkeer dan in je agenda alles na een bepaald tijdstip. Wil je het aantal binnenlopende collega’s beperken, maak dan afspraken over je beschikbaarheid voor vragen. Eén van mijn klanten draaide haar werkplek, zodat ze niet meer met het gezicht naar de deur zat. Dat scheelde veel afleiding!

4. Oefen jezelf: doe dingen die zelfbeheersing vragen.
Intermediair-columniste Roos Vonk schreef er al over: dril jezelf. Train je mentale spieren. Doe dingen bewust anders en houd dat vol. Muizen met je andere hand; elke werkdag afronden met je planning voor de volgende dag… Nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te slijten. Weten hoe je ervoor staat? Doe de wilskrachttest!

Werk ze!

Beeld: Loesje

Andermans apen

Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Met andermans apen doel ik op acties die mensen bij je neerleggen, omdat ze er vanaf willen (delegeren) of omdat ze niet verder komen zonder dat jij ze helpt aan informatie. Andermans apen zijn voor andere mensen heel belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat ze dat voor jou ook hoeven te zijn.

Het hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; anders doet hij zijn werk niet. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1.Bekijk hoe urgent haar probleem is, en hoe belangrijk. Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?

2.Denk terug aan hoe vaak ze dit op deze manier heeft aangepakt, en spreek haar daarop aan. Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3.Beoordeel of ze het (deels) zelf kan doen. Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4.Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over nu en over de toekomst. Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

Werk ze!


Beeld: BaboMike

Wedstrijd: wie bedenkt betere term voor HNW?

‘Het Nieuwe Werken’ is een term die sterk aan slijtage onderhevig is. Ooit was het een duidelijke omschrijving van een bepaalde manier van werken. Tegenwoordig is er in de meerderheid van de Nederlandse bedrijven een vorm van HNW ingevoerd, of wordt er op zijn minst over nagedacht. Wie bedenkt een betere term voor HNW? Ik verloot het boek ‘Het Betere Werken’ van Denise Hulst onder de inzenders! Stuur je term naar karen@newbroom.nl.

In sommige branches word je als bedrijf niet meer serieus genomen als je HNW buiten de deur houdt; in elk geval niet door potentiële medewerkers. HNW wordt bijna HVW: Het Vanzelfsprekende Werken. Want waarom zou je eerst naar kantoor moeten komen, als je om half elf een afspraak op een andere locatie hebt? Loslaten blijft lastig voor managers. Drie valkuilen die ik regelmatig tegenkom bij de invoering van HNW:

1. Denken dat HNW een totale, radicale ommezwaai moet betekenen voor inrichting, ICT en arbeidsvoorwaarden. Tegelijk. Nu.

Niet nodig! Elke lange reis begint met een eerste stap, zei Boeddha al. En niet elke reis hoeft een verre reis te zijn… Inventariseer waar je medewerkers behoefte aan hebben. Wat zou je organisatie slimmer laten werken? Zet daar als eerste op in. Laat je niet gek maken door seminars, managementliteratuur of zakenrelaties. Doe waar jouw organisatie beter van wordt.

2. Denken dat HNW synoniem is voor thuiswerken, en thuiswerkers lopen de kantjes eraf, dat weet je toch?

Het is al al jaren geleden aangetoond dat thuiswerkers productiever zijn. Google maar eens op die twee termen, en je struikelde al in 2008 over nieuwsberichten en onderzoeken. Omdat productiviteit voor een inpakker van koekjes makkelijker te meten is dan voor een kenniswerker, moet je eigenlijk de medewerkerstevredenheid (lees: werkplezier) meten van mensen die flexibel mogen werken qua tijd en plaats. En die is zeker hoger! Al merken mensen die een dunne scheidingslijn hebben tussen werk en privé eigenlijk vaker dat ze te veel werken. Nog even de laptop open ‘s avonds… Voor je het weet is het elf uur.

3. Denken dat HNW een kadootje is voor medewerkers – dankbaar zijn dus! En niet zeuren.

Vanzelfsprekend zijn er medewerkers te vinden die juichend de digitale toekomst in springen. Die niet kunnen wachten tot ze zijn uitgerust met Dropbox, iPad, Mobile Me en smartphone en die zonder problemen wisselen tussen vergadertafel, belstoel en concentratiekamer. Afhankelijk van de organisatie zal een groot deel van de medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie, zeker als er nog onduidelijkheden bestaan over wat de nieuwe ‘regels’ zijn. Communiceren, communiceren, communiceren! Duidelijk zijn. Accepteren dat mensen verandering lang niet altijd leuk vinden. En het niet gek vinden als mensen steeds vroeger naar kantoor gaan komen omdat ze denken dat ze in de rij moeten staan voor hun favoriete plek.

HNW is niet te stoppen, blogde ik al eerder. Maar ieder in zijn eigen tempo en ritme.

Werk ze!


Beeld: Reid, Geleijnse en Van Tol

E-mailen voor gevorderden

Techniek is lang niet altijd een bepalende factor in slimmer werken. Het is minstens zo belangrijk om je gezonde verstand te gebruiken! Vijf tips om effectiever te gaan mailen, zodat je minder tijd kwijt bent aan dit communicatiemiddel. Dit keer aandacht voor de inhoud!

1. Gebruik de onderwerpsregel goed. Houd het concreet en laat merken waar het over gaat. Dat lijkt voor de hand liggend, maar kijk eens goed in je mailbox? Tien tegen één dat daar onderwerpen staan als ‘Budget’ of ‘Vraagje…’. Maak daar liever van ‘Input nodig voor marketingbudget 2012′ en ‘Kun jij mij vervangen bij het afdelingsoverleg?’.

2. Houd het kort en duidelijk. Mail wordt vaak – zeker als het een bepaalde lengte overschrijdt – niet gelezen, maar gescand. Zorg dat de ontvanger meteen ziet wat je verwacht. Wil je bijvoorbeeld voor een bepaalde datum input? Zet dat dan duidelijk zichtbaar in je mail, desnoods vetgedrukt.

3. Stel de juiste vragen, zodat je ook de juiste antwoorden krijgt. Wat wil je weten? Wat moet de ander je vertellen of doen? Nummer je vragen desnoods, of scheid ze in alinea’s. Dat vergemakkelijkt het voor de ander om bijvoorbeeld in de tekst antwoorden te geven met tekst in een andere kleur.

4. Maak spaarzaam gebruik van de cc-knop! Vraag je af of deze mensen de informatie echt wel nodig hebben. Die e-mailoverload komt érgens vandaan…
En standaard een leidinggevende cc’en, omdat je denkt dat je mail anders niet serieus wordt genomen… Dat kan een tijdelijke oplossing zijn maar betekent dat er een fundamenteler probleem is: onderlinge conflicten over gezag, autoriteit of prioriteiten bijvoorbeeld.

5. Lees langere of complexe mails nog eens kritisch door voordat je ze verstuurt. Is de tekst duidelijk, overzichtelijk en compleet? Gaat dit opleveren wat je wilt? Zeker wanneer er irritatie in je antwoord is geslopen is het verstandig om even af te koelen. En is e-mail eigenlijk wel het aangewezen medium hiervoor? Kun je niet beter langsgaan?

Je zult merken dat je mails makkelijker worden beantwoord en professioneler overkomen.

Werk ze!

Beeld: Ramberg Media Images

Slimmer werken is niets voor mij

Mensen houden over het algemeen niet van verandering. Wat bekend is, is vertrouwd en kost weinig moeite. Gewoontes veranderen kost energie – gezonder eten is bijvoorbeeld ook niet eenvoudig, als je gewend bent dagelijks veel te snacken. Daarom in dit blogstuk: de drie meest genoemde excuses om niets te veranderen aan je werkgewoontes.

1. Dit levert me geen tijd op, dit kost me alleen maar tijd!
Een van mijn klanten had problemen met het houden van overzicht op zijn bureau. Stapels documenten, mapjes, notities… Veel werk, weinig overzicht. We zijn begonnen met dingen sorteren: wat hoort bij elkaar? Soort bij soort in L-mapjes gedaan, want een belangrijk principe van slimmer werken is dat je zoveel mogelijk gelijksoortige taken achter elkaar doet. En niet als een sprinkhaan van een telefoontje naar een mailtje naar een offerte uitwerken springt.

Op de L-mapjes deden we een post-it, met daarop genoteerd wat de actie was die er als eerste mee moest gebeuren. Bijvoorbeeld: bespreken met Willem. Checken bij Chantal of offerte akkoord is. Gegevens van medewerker aanvullen.

‘Wat kost dit veel tijd!’, verzuchtte deze klant. Ik heb hem weten te overtuigen dat het echt de moeite waard is om je werk zo in te delen.

Les 1: overzicht geeft rust. Na een aantal weken zag ik hem weer, en het systeem bleek zijn nut te hebben, want hij werkte nog steeds zo! Het was eenvoudiger om te zien wat er moest gebeuren. Iets dat veel nadenktijd scheelt als je een document of mapje pakt – en hij kon beter prioriteiten stellen, omdat in één oogopslag duidelijk was wat de belangrijkste actie was.

2. Ik werk al twintig jaar op deze manier en die bevalt me prima
Er is veel te zeggen voor werkervaring: het maakt een medewerker waardevol. Kennis en ervaring zijn van inmisbare waarde. In de loop der jaren ontwikkel je een routine, een manier van werken met bijbehorende gewoontes, die past bij wat je prettig vindt.

Dat wil niet zeggen dat er geen nieuwe ontwikkelingen of ideeën zijn waar je iets aan kunt hebben. Niemand beweert dat wie nog met een papieren agenda werkt, hopeloos achterhaald is. Als jij dat het fijnst vindt – waarom niet? Maar probeer wel te kijken wat je uit die nieuwe dingen kunt halen waar je wel iets aan hebt. Zo is e-mail toch echt een medium dat zijn waarde wel bewezen heeft; wie uit principe nog uitsluitend papieren memo’s heen en weer stuurt, heeft de aansluiting met de moderne werkvloer verloren.

Les 2: werkgewoontes verbeteren is niet synoniem met ‘digitaler werken’. Soms zijn het dingen die meer in je gedrag zitten. Voor één van mijn klanten was de dag beginnen met een vervelende klus (waardoor je meer voldoening hebt en met een goed gevoel en veel energie verder gaat) een echte eye opener die hem veel plezier opleverde. En die hij iedereen uit zijn afdeling aanraadde.

Of je agenda beter vullen: reistijden ook echt opschrijven, voorbereidingstijd inplannen, afrondingstijd (om acties uit te zetten)… Verken wat er allemaal mogelijk is doe er je voordeel mee.

3. Ik werk al zo efficiënt, dat kan écht niet beter
Er zijn grenzen aan harder werken, maar niet aan slimmer werken. Natuurlijk kom ik wel eens klanten tegen – vaak in een afdeling met meerdere mensen – die denken dat ik ze niets kan leren. Als ik die mensen langer spreek, kan ik ze vaak uitleggen dat slimmer werken niet alleen maar betekent dat je een keurig bureau hebt, strakke bakjes en een feilloos systeem.

Les 3: Slimmer werken betekent ook dat je goed afweegt wat iets je kost en wat het je oplevert. Als je veel tijd kwijt bent aan gelikte overzichten, terwijl je klant een gewone lijst (opsomming) ook prima had gevonden, werk je niet zo efficiënt. Het ziet er mooi uit, je collega’s vinden het prachtig en jij bent er trots op, maar je had een deel van je tijd ook aan iets anders kunnen besteden.

Soms zit het in het energieniveau van mensen: te veel met je werk bezig zijn, waardoor je privéleven eronder lijdt. Soms in perfectionisme, zoals hierboven omschreven.

Er is geen beste manier, maar er is altijd ruimte voor verbetering, is mijn motto.
Werk ze!

Beeld: jcbonbon

Weg met de actie-spaghetti

Een van de basisprincipes van slimmer werken is: haal alles uit je hoofd. Je hoofd is om na te denken, niet om lijstjes in te stoppen van dingen die je moet onthouden.
Maar als je hoofd dan hebt leeggemaakt en een ellenlange actielijst hebt… Wat doe je dan?
Voorkom dat je actielijst een bord spaghetti wordt. Schep orde!

Bekijk je acties en zoek naar een gemene deler. Wat hebben sommige acties met elkaar gemeen? Dat kan zijn:
-Je hebt een computer nodig om ze uit te voeren (informatie zoeken op een site, online iets bestellen).
-Je moet ervoor in je mail en/of bestanden kunnen.
-Het zijn telefoontjes die je moet plegen.
-Het zijn acties die je alleen maar op een bepaalde plek kunt uitvoeren (bij een specifieke collega, in het afdelingsoverleg, als je bij leverancier X bent, in het archief van je organisatie, in een bepaalde winkel, in de stad, bij een vriend).

Sorteer je acties op basis van die kenmerken. Gelijksoortige acties achter elkaar doen is efficiënter dan alles door elkaar. Beter een half uur een belrondje, dan eerst een telefoontje plegen, vervolgens twee mails sturen en dan bedenken dat je nog even bij collega Y langs wilt lopen. Bovendien voorkom je fouten en vergissingen: dan sta je in de stad, maar wat had je nu ook al weer nodig..?

Maak je actielijst mobiel als dat handig is. Voor boodschappenlijstjes doe je dat toch ook? (Persoonlijk heb ik nooit het succes gesnapt van schoolbordjes om je boodschappen op te noteren… Wie neemt zoiets nu mee in de supermarkt?) Kies wat voor jou het handigste werkt:

-De takenlijst van Outlook werkt super voor sommige mensen. Probeer hem eens uit!
-Maak voor verschillende projecten actielijsten, zodat je overzichtelijk bij elkaar hebt wat bij elkaar hoort. Je kunt ook de naam van een collega bovenaan schrijven en daaronder alles noteren dat je met hem of haar wilt bespreken.
-Neem een schrijfboek met tabbladen of gekleurde tabjes, zodat alles wat je noteert in een eigen gedeelte terechtkomt.
-Voor dingen die mee moeten: losse vellen, grote post-its… Whatever works for you.
-Actielijsten in Excel kunnen ook goed werken; maak dan verschillende tabbladen voor verschillende onderwerpen (projecten of taakgebieden).

Maak gebruik van apps voor je smartphone, als je die hebt. Zo is Evernote heel handig, maar ook Remember the Milk heeft veel fans.

Maak duidelijk onderscheid tussen notities en acties. Je hoofd leeg maken levert een hele stroom aan output op, maar dat zijn niet altijd dingen die je ook moet doen - soms zijn het concepten, gedachtenspinsels, ideeën, overwegingen… Dan kan op meerdere manieren:

-Schrijf op verschillende plekken: notities in het ene schrijfboek, acties op een andere plek. Je kunt kiezen voor het scheiden in pagina’s: links noteer je alles wat in je opkomt, rechts destilleer je de acties eruit.
-Je schrijft gewoon door, maar markeert de acties in je tekst, door ze te higlighten met een markeerstift (eventueel verschillende kleuren), of er simpelweg een grote A achter te schrijven met een cirkel erom heen.

Voor alles geldt: er is geen beste manier. Hoe je omgaat met je acties is heel persoonlijk. De een zweert bij digitale methodes, de ander hecht veel aan actielijsten die je vast kunt pakken. Zolang je actiemethode maar voldoet aan de drie belangrijkste kenmerken:

1.Hij is makkelijk bij te werken.
2.Je hebt hem bij de hand als dat nodig is (of hoeft er in elk geval niet te veel moeite voor te doen).
3.Er zit een structuur en logica in die voor jou werkt.

Werk ze!

Beeld: pingu1963

Hoe je een olifant eet

Als je kijkt naar je actielijst, varieert die inhoudelijk nogal, van hele concrete kleine acties (‘Tessa bellen over datum overleg’) tot hele grote, meer abstracte acties (‘Marketingplan 2012 maken’). En juist die grote acties zijn vaak het ondergeschoven kindje van je actielijst… Want ‘s middags om half vijf kun je Tessa best nog even bellen, maar aan het Marketingplan 2012 beginnen? Yeah, right!
Hoe zorg je dat ook deze acties eens worden aangepakt? Zes slimme stappen om deze olifanten soldaat te maken. Want met deze acties is het als met een olifant opeten: het is onmogelijk om dat in één keer te doen – dat kun je alleen hapje voor hapje.

1. Verzamel alle beschikbare informatie die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van je actie. Zowel binnen als buiten je organisatie zijn nuttige inzichten te vinden over hoe je dit het best kunt aanpakken. Grasduin in je vakliteratuur (tegenwoordig zijn de meeste titels ook online goed doorzoekbaar voor abonnementhouders), surf het internet af, lees fora over je onderwerp, duik in alle netwerkschijven van je organisatie waartoe je leesrechten hebt. Scan de informatie, selecteer wat bruikbaar lijkt en kijk verder. Doe dit niet een dag voor het klaar moet zijn, maar besteed er elke dag een half uur aan, of elke week een uur, afhankelijk van de tijd die je hebt.

2. Betrek anderen bij de actie. Zelfs al is het jouw taak, toch kan klankborden met andere mensen heel waardevol zijn. Je eventuele opdrachtgever of leidinggevende is je eerste gesprekspartner, maar ook vakgenoten of collega’s zijn waardevolle bronnen van ideeën. Hoe kijken zij tegen het onderwerp aan? Welke aspecten zien zij als het belangrijkste? Wat is er eventueel al gedaan? Wat is hun ervaring met vergelijkbare dingen die in het verleden zijn gedaan? Verzamel alle nuttige input, en noteer de ingevingen die je krijgt uit de gesprekken met die mensen.

3. Kies een goed moment om een begin te maken met het uitwerken van je actie, en zet dat in je agenda. Want: een afspraak met jezelf is ook een afspraak. Houd je daar dus aan! Kies bij voorkeur een tijdstip in de ochtend; blok bijvoorbeeld van negen tot elf uur in je agenda.

4. Zorg voor een omgeving met weinig prikkels. Zet je mail uit, schakel je telefoon door, doe je deur dicht… En als dat niet voldoende is: verhuis naar een andere lokatie. Veel horecagelegenheden zijn morgens vroeg best rustig, maar eigenlijk voldoet iedere plek – als het maar weinig afleiding biedt.

5. Maak je actie concreet: wat wordt er van je verwacht? Wat moet je opleveren? Hoe ziet dat eruit (lengte, diepgang, concretisering)? Om bij het voorbeeld te blijven: welke onderdelen moet je Marketingplan 2012 bevatten? Het maakt nogal verschil of je een visie op de marketing voor volgend jaar schrijft, of dat je budget moet toewijzen aan verschillende middelen en kanalen, compleet met een planning wanneer je wat inzet.

6. Hak je olifant in stukjes, en maak een planning voor het opeten ervan. Bepaal wat je deze week gaat doen, wat je volgende week af wilt hebben, enzovoort. Zet die deadlines ook in je agenda! Als je bang bent dat je er overheen gaat, betrek dan een ander bij je planning: spreek bijvoorbeeld af wanneer je je eerste concept wilt bespreken. Dan moét je wel.

Veel succes!

Beeld: D. Kukurudza

Acht tips om na je vakantie extra fris te beginnen

Net als in januari nemen veel mensen zich voor het na de vakantie helemaal anders te doen. Acht tips om na je vakantie extra fris te beginnen en die goede voornemens in daden om te zetten!

1. Zorg dat je thuis weer 'op orde' bent voordat je begint. Post gelezen, was weggewerkt... Niets zo vervelend als meteen aan de slag te moeten na thuiskomst. Geef je zelf de tijd daarvoor!

2. Houd vast aan een goede vakantiegewoonte. Je hebt vast minder tv gekeken in je vakantietijd. Meer tijd genomen voor je partner of voor je hobby's. Kies een vakantiegewoonte die ook thuis door te zetten is, zoals bewuster samen eten (aan tafel, en niet met een bord op schoot voor de buis). Dat geeft je meer rust.

3. Bekijk je 'goede voornemens' nog eens kritisch en maak een stappenplan. Tuurlijk: nooit meer vergaderen zou leuk zijn, maar is niet haalbaar. Minder vergaderen daarentegen wel. Wat heb je nodig om je goede voornemen uit te voeren? Hoe kun je de verandering die je wilt op zijn minst gedeeltelijk doorvoeren?

4. Ga niet van 0 tot 100 op je eerste werkdag. Niemand verwacht dat je om tien uur je mail hebt afgehandeld, alle stukken hebt doorgelezen en je eerste actielijst al half af hebt. Begin met bijpraten (manager, collega's, vervanger); zorg dat je verder geen enkele afspraak hebt. Wat waren de belangrijkste ontwikkelingen? Dat geeft je richting voor wat je tegenkomt op je bureau en in je mailbox.

5. Stel prioriteiten voor wat je tegenkomt. Houd het realistisch; scan wat er ligt, sorteer en maak stapels - 1. vandaag doen; 2. morgen doen; 3. later doen; 4. doorsturen (heel belangrijk!). Dat geldt zowel voor fysieke post als voor e-mail. Begin bij de recentste stukken en mails.

6. Wat er ook gebeurt, ga op tijd naar huis. Laat je op je eerste werkdag niet gek maken! Natuurlijk zou je tot laat kunnen blijven zitten om alles door te nemen. Wég vakantiegevoel. Houd jezelf voor: je bent nooit klaar, alleen voor vandaag.

7. Rond dag 1 af en bereid dag 2 voor. Maak aan het einde van je eerste werkdag je hoofd leeg. Schrijf alles op waar je je zorgen over maakt. Noteer acties, losse ideeën en ingevingen. Bepaal je prioriteiten voor morgen en leg die spullen alvast klaar.

8. Zorg dat je 's avonds tijd hebt om bij te komen. Ga uit eten met je partner, of kies een leuke film om te kijken. Alles, als het maar niet met je werk te maken heeft... Neem de tijd om te ontstressen en te wennen aan het werktempo. Zorg goed voor jezelf!

Wil je verder lezen over hoe je thuis alles anders kunt doen na een vakantie? Lees dan het 'Vakantie inspiratieboekje'. Daarin vind je veel oefeningen om ideeën om te zetten in concrete plannen. Het is tijdelijk verkrijgbaar samen met het Grote Inspiratie Doeboek.

Tijd voor hoogte én diepte

Vakantie is een goede tijd om na te denken. Je komt even los van je normale patronen en kijkt met een andere bril naar je leven en je werk. Hoe pak je dingen aan? Ben je nog met de juiste dingen bezig? Zit je op het goede spoor? Vakantie is een goede tijd voor hoogte én diepte: hoogte, omdat je afstand neemt van je dagelijkse patroon. Diepte, omdat je de tijd kunt nemen voor onderwerpen die normaal niet de diepgang krijgen die ze verdienen.

Stap 1: Kies voordat je vertrekt naar je vakantieadres één inhoudelijk onderwerp waarin je je wilt verdiepen. Neem die informatie mee: uitgescheurde artikelen uit vakliteratuur, een boek dat je al lang op de plank hebt liggen, losse notities… Besteed er elke vakantiedag een half uur aan. Wees niet te streng voor jezelf: een dag overslaan is geen ramp. Daar is het vakantie voor! Noteer alle vragen die in je opkomen bij het lezen van het materiaal. Onderstreep de essentiële punten; plak post-its op plekken die je belangrijk vindt. Op die manier leg je makkelijk verbanden. 

Stap 2: Maak je hoofd zo leeg mogelijk. Ook als dat betekent dat je bij het inpakken, of zelfs de eerste vakantiedagen, rondloopt met een notitieboek of smartphone. Noteer alle losse ingevingen, liefst met zoveel mogelijk informatie erbij. (Dan hoef je na twee weken niet te puzzelen wat je ook al weer bedoelde met ‘Online projectplanning smarter maken’.)

Stap 3: Kijk in je vakantie terug op het afgelopen jaar. 2011 is al ruim over de helft! Heb je in je werk gedaan wat je belangrijk vond? Werk je aan projecten en onderwerpen die je nauw aan het hart gaan? Maak twee lijstjes: eentje van vijf dingen die je positief vindt aan je werk en eentje van vijf dingen die je graag anders zou willen zien.

Stap 4: Pak het lijstje met vijf dingen die je anders wilt zien, en denk een stap door. Wat moet je doen om deze punten te veranderen? Als op je lijstje staat ‘Minder tijd besteden aan overleg en vergaderingen’, heb je drie dingen te bespreken met je collega’s: 1. Je deelname aan bepaalde overlegvormen; 2. De duur, frequentie en opzet van vergaderingen en 3. De mogelijkheid om sommige overlegvormen te vervangen door iets anders (videochat, rapportages online beschikbaar maken…). Noteer je acties zo concreet mogelijk, met namen erbij van mensen die je ervoor nodig hebt.

Je zult merken dat op vakantie op de gekste momenten dingen opborrelen. Als je met je voeten in de branding loopt. Tijdens het opblazen van een luchtbed. Bij het fietsen over een rotsig paadje… Geef jezelf die ruimte ook.

Beeld: Canadian Veggie

Vakantie voor de ZZP-er

In mijn vorige blogbericht geef ik tips over hoe je relaxter op vakantie kunt gaan. Na een reactie op Twitter realiseerde ik me dat sommige tips niet van toepassing zijn als je ZZP-er bent: verwijzen naar een collega lukt dan niet.
Speciaal voor deze doelgroep een aantal tips om toch de vakantiestress te minimaliseren!

Bepaal je niveau van vakantiebereikbaarheid. Welk kanaal gebruiken je potentiële klanten meestal om je te vinden? Bekijk in hoeverre je dat kanaal in je vakantie wilt 'toelaten'. Bijvoorbeeld: eenmaal per dag je voicemail afluisteren en de volgende ochtend terugbellen; om de dag je mail screenen (niet alles lezen!) en de dringende mails meteen beantwoorden.

Houd ook rekening met degene met wie je op vakantie bent. Zorg dat je goede afspraken maakt over je scheiding tussen werk en vakantie. Weeg af wat het je kost, en wat het je oplevert: krijg je meer stress als je je telefoon een week moet wegleggen? Of meer ruzie met je partner als je elke dag je voicemail beluistert?

Wil je helemaal loskomen van je werk? Maak dan wél die autoreply en die andere voicemailtekst, maar houd er rekening mee dat je na je vakantie mogelijke opdrachten kunt hebben gemist. Klanten hebben er best begrip voor dat het een dag of twee duurt voordat je contact opneemt; dat contact kan ook zijn 'Ik ben met vakantie, kan ik je maandag bellen?'. Maar een klant die hoort dat je op vakantie bent, onthoudt vaak niet wanneer je terugbent - en gaat naar een ander. Misschien heb je goede contacten opgedaan met mensen uit je vakgebied, waar je vakantieafspraken mee kunt maken? 'Ik doe jouw mailbox, als jij de mijne doet!' Daarvoor is wel onderling vertrouwen nodig en goede afspraken over werk dat in die periode binnenkomt.

Snijd niet alle lijntjes door. Op vakantie gaan met een leeg bureau is natuurlijk heerlijk, maar een lege agenda voor ná de vakantie is weer een andere kwestie. Zorg dat je nog een aantal openstaande lijntjes hebt. Mensen waarmee je afspreekt om hen na je vakantie te bellen om ergens op terug te komen. Zet die taken ook concreet in je agenda, zodat je niet na je vakantie met een wezenloos gevoel aan je lege bureau zit en geen idee hebt hoe je moet starten.

Benut je vakantie om ideeën over je werk te laten opborrelen. Natuurlijk is het heerlijk om met een paar thrillers naast het zwembad te liggen, of met je kop in de wind door Frankrijk te fietsen. Even hélemaal niets. Kijk toch even of je in je stapel ongelezen vakliteratuur niet nog een titel hebt die in je koffer past. Een andere omgeving kan je een frisse blik geven... Een hoofdstuk per dag in dat ene interessante boek geeft je misschien weer nieuwe invalshoeken over het aanpakken van een probleem, of over het intensiveren van je marketinginspanningen. Of neem vaktijdschriften mee die zich hebben opgehoopt: scheur uit wat je aanspreekt (of noteer de essentie) en gooi de rest weg.

Noteer óók in je vakantie alles dat in je opkomt. Vermoedelijk ben je de eerste dagen nog erg bezig met wat je allemaal hebt gedaan of wilt doen. Schrijf het van je af! Maak acties concreet: wat kun je hiermee? Inplannen hoeft nog niet, laat dat gerust liggen tot je eerste 'echte' werkdag.

Fijne vakantie!

Beeld: Ed Yourdon

Vakantie met de drie S-en

Op vakantie gaan is geen fundamenteel mensenrecht, maar toch wel erg prettig. Al is het maar een week in je eigen tuin doorbrengen – even ‘afschakeltijd’ heeft iedereen nodig. Hol jij op je laatste werkdag het pand uit, onderwijl nog wat overdrachtsinformatie roepend naar je collega en spurt je naar huis om van alles in je koffer te gooien? Mail je de eerste dagen nog over dingen die je bent vergeten en kost het je moeite om je helemaal los te maken van je werk? Met deze tips gaat het dit jaar anders.

Zorg voor een goede vervanger en maak daar heldere afspraken mee. Weet diegene wat je taken zijn? Welke kunnen worden overgenomen en welke liggen tijdelijk stil? Wat gebeurt er met je e-mail, post en aanwezigheid bij vergaderingen? Waarvoor kun en wil je gebeld of gemaild worden en waarvoor absoluut niet? Afspraken daarover zijn van groot belang en voorkomen dat jij bij terugkomst verzuipt in het achterstallige werk. En meteen weer op vakantie wil (nadat je je vervanger hebt gewurgd).

Zorg dat je leidinggevende weet wat hij of zij kan verwachten tijdens je afwezigheid (en direct daarna!). Tenzij je vervanger 16 uur per dag gaat werken, is het onvermijdelijk dat je werk een ‘productiedip’ zal vertonen. Projecten liggen tijdelijk stil, niet-urgente dingen blijven liggen. Accepteer dat zelf ook!

Kijk een paar weken voor je vakantie al vooruit naar je laatste werkdagen. Blokkeer in je agenda tijd om dingen af te ronden en over te dragen. Begin alvast aan een eventueel overdrachtsdocument, waarin je voor je vervanger beschrijft wat er speelt, wat hij of zij kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren. Zet het op per dag of per taak; noteer alvast wat gedachtes in telegramstijl of bullets en werk dat later uit. Laat dat niet liggen tot de laatste dag, want dan wordt je overdrachtsdocument de sluitpost van vakantievoorbereidingen.

Begin je laatste werkweek niet meer aan nieuwe dingen. Maak je collega’s duidelijk hoeveel tijd je nog hebt en wat ze wel en niet van je kunnen verwachten. Pas op voor schuldgevoelens: ‘Dat doe ik nog wel even’ is een heel gevaarlijke uitspraak. Alle kans dat je of iets oplevert dat kwalitatief onder de maat is, of zelf je de laatste week nog uit de naad moet werken om te doen wat je hebt beloofd.

Houd je agenda de laatste werkdag zo leeg mogelijk. Ga voor afhandelen, overdragen, opruimen, de laatste eindjes afbinden. Als je het goed hebt voorbereid moet dit mogelijk zijn. Houd ruimte voor onverwachte ontwikkelingen; je moet altijd meer doen op zo’n laatste dag dan je denkt. Maak je hoofd ook leeg: noteer alles dat je invalt of nog in je hoofd ronddwarrelt.

Lees in je vakantie je mail niet. Voor je het weet meng je je in discussies of ga je in op vragen over onderwerpen waar je iets vanaf weet. Als het goed is vertelt je out-of-officereply dat je er niet bent, dat collega X jou vervangt voor zaken die niet kunnen wachten (belangrijke nuance!) en ook wanneer je weer terug bent. Laat je vervanger eventuele dringende mails doorsturen naar je privémail en spreek af hoe vaak je die zult lezen – liever niet vaker dan eens in de week. Bloedspoedbelangrijk? Vraag of je een SMS kunt krijgen in zo’n geval.

Zet je out-of-office reply al aan op de ochtend van je laatste werkdag en pas weer uit op de tweede dag na je vakantie. Het lijkt een zinloze buffer, maar kan een wereld van verschil maken. Als de meeste mensen denken dat je al (of nog) op vakantie bent is het een stuk makkelijker om af te ronden respectievelijk op te starten. Als je flexibel bent in je vakantiedata, kun je er ook voor kiezen om op vrijdag weer je eerste werkdag te hebben, in plaats van de geijkte maandag. Vrijdag is een rustige dag in veel organisaties en geeft je de kans om even op adem te komen, te overzien wat er ligt en je eerste week te plannen.

Houd veel lucht in je agenda in de eerste week na je terugkomst. Maak een afspraak met je vervanger op je eerste dag terug om de stand van zaken door te nemen. Blokkeer nog één of twee dagen om rustig te kunnen opstarten. Kan dat niet? Maak dan in elk geval geen afspraken die dagen.

Maak heldere keuzes in het werk dat er op je ligt te wachten. Je hoeft niet álles te lezen wat er is geschreven in je afwezigheid. Hopelijk heeft je vervanger al veel post en mail afgehandeld en weggegooid. Kijk wat er ligt, stel prioriteiten vast, maar blijf wel realistisch.

Houd de drie S-en in gedachten: Scannen, Sorteren en Stomweg weggooien.

Fijne vakantie!

Beeld: tm22

Angst voor een leeg bureau

Er is vast geen Latijnse term voor, zoals we die kennen voor 'angst voor spinnen' (arachnafobie) of 'pleinvrees' (agorafobie), maar toch maak ik me er sterk voor dat hij bestaat: de angst voor een leeg bureau. Het komt vooral voor bij mensen die de hoeveelheid spullen op hun bureau recht evenredig beschouwen als maatgevend voor de hoeveelheid werk die ze verzetten. En een leeg bureau... Zo iemand heeft dus niets te doen. En daarmee geen waarde voor de organisatie. Onzin!

Vooroordeel #1: Een vol bureau betekent dat je het druk hebt.
Een vol bureau betekent alleen dat je veel spullen om je heen hebt verzameld. Het is helemaal niet gezegd dat alles wat er ligt, ook bij jou thuis hoort. Of dat alles wat er ligt relevant is voor de taak die je moet uitvoeren. Sterker nog: een vol bureau maakt de kans kleiner dat je nog weet wat er ligt, en daarmee ook de kans dat je weet welke taak je éérst moet uitvoeren.

Vooroordeel #2: Een clean desk betekent een volledig leeg bureauoppervlak.
Zo rigide hoeft nu ook weer niet. 'Clean' betekent niet leeg, maar 'opgeruimd, overzichtelijk'. Op een clean desk weet je wat er ligt: het werk waar je op dat moment mee bezig bent. Alle andere documenten bewaar je in mappen, bakjes, kast, of nog liever: je pc. Clean desk werken betekent niet papierloos werken, maar wel papierarm. Print dingen gerust uit als je ze moet lezen - want lezen van het scherm is voor veel mensen nog steeds minder prettig dan van papier - maar bewaar niet álles. Wees kritisch: gooi oude versies weg, gooi alles weg dat je digitaal hebt en niet meer hoeft door te lezen.

Vooroordeel #3: Hoe drukker je lijkt, hoe waardevoller je bent voor een organisatie.
Extremen zijn nooit goed. Mensen die om 11 uur binnenzeilen, niets uit hun handen krijgen en na een lange lunch om half drie weer de deur uit zijn, zijn absoluut geen aanwinst voor een organisatie. (Even gesteld dat ze in deze tijden van Het Nieuwe Werken niet op andere tijdstippen hun werk doen: ik heb het over mensen die niet opleveren waarvoor ze worden betaald.) Maar net zo goed zijn mensen die altijd de stoom uit hun oren hebben komen, gangen door hollen met armen vol documenten en roepen, op de vraag hoe het gaat 'Drukdrukdruk!' - die mensen zijn ook niet echt een aanwinst te noemen. Op de lange termijn zal je gevoel van werkdruk en stress absoluut invloed krijgen op je prestaties.

Zorg dat je overzicht krijgt over je acties. Wat wordt er van je verwacht? Wat staat je nog te doen? Ook een leeg bureau kan heel prettig zijn. Als je over dat gevoel van leegte heen stapt, zul je merken dat het heerlijk is om te kunnen focussen op je kerntaken, zonder dat allerlei stapels om je heen afleiden.

Schiften dus!

Beeld: Mingo.nl

Te lang doorgaan als je thuiswerkt

Een probleem dat herkenbaar is voor veel mensen die thuis aan het werk zijn: te lang doorgaan. Het is natuurlijk al een veeg teken dat dit blogstuk rond elf uur 's avonds wordt geschreven... Maar dat terzijde. Vier tips om te zorgen dat je niet té lang doorgaat!

1. Kies je momenten. Sommige mensen vinden het heerlijk om 's avonds nog even te knallen, na een rustig avondmaal en een uurtje op de bank met hun favoriete serie. Anderen krijgen 's avonds niets meer gedaan, en moeten na het avondeten zichzelf dwingen nog iets te doen. Onthoud: niets *moet*. Beide scenario's zijn goed; kies wat bij jouw ritme en werkzaamheden past.

2. Je bent nooit klaar, alleen voor vandaag. Zeker voor ondernemers geldt dit: er ligt altijd een kans om de volgende hoek te wachten. Er is altijd nog wel wat administratie die moet worden weggewerkt, dingen die je wil uitzoeken, ideeën die je wil uitwerken... Dat stopt nóóít. Ondernemen is als de was doen: als je denkt dat je klaar bent, kun je morgen weer van voren af aan beginnen. Accepteer dat dus! Bepaal waar je grens ligt - en trek hem ook.

3. Zorg dat je werktijd compenseert met niet-werktijd. Juist wanneer je werkt op uren die voor een gemiddeld mens privé zijn (avonden, weekenden), moet je zorgen dat ook het omgekeerde gebeurt: naar de kapper om 3 uur 's middags, aan het eind van de ochtend boodschappen doen voor de hele week, na een drukke dag de volgende ochtend uitgebreid ontbijten en rustig starten. Dat voelt misschien als spijbelen, maar is het niet. Geloof je dat niet? Hou dan twee weken lang je werkuren bij. Je zult versteld staan van het totaal!

4. Een afspraak met jezelf is ook een afspraak. We zijn geneigd om afspraken met een ander iemand voorrang te geven boven afspraken met jezelf. Als jij had afgesproken om deze avond even die laptop dicht te laten, hou je daar dan ook aan - zelfs wanneer iemand belt met de vraag of je ergens naar wilt kijken en vanavond nog reageren. Echte spoedgevallen natuurlijk terzijde, maar wat voor iemand anders prioriteit heeft, hoeft het voor jou nog niet te zijn. Vind je het moeilijk om je aan je eigen afspraken te houden? Bouw dan veiligheidsmechanismes in. Ga van huis (naar vrienden, sportschool, film, restaurant) zonder laptop en met je telefoon op stil. Spreek met iemand af om samen te lunchen, zodat je niet wéér gehaast boven je toetsenbord een boterham naar binnen propt.

Vergeet niet dat 'lang doorgaan' pas 'te lang doorgaan' wordt wanneer jij of je omgeving daar echt last van krijgt. Jouw norm voor werkuren hoeft niet die van een ander te zijn; misschien heeft jouw werk nu een piekperiode in vergelijking met een ander moment in het jaar? Zolang het maar in evenwicht blijft, en jij gezond blijft, is er niet veel aan de hand.

De secretaresse is niet meer

Secretaresses die steno gebruiken zijn nog een zeldzaamheid; in elk geval leggen ze het ruimschoots af tegen het aantal secretaresses dat notuleert met de laptop.

Zo verandert er wel meer in dit vakgebied, zeker ook doordat overheid en bedrijfsleven steeds meer doordrenkt raken van Het Nieuwe Werken.

Samen met een collega van Het Betere Werken ontwikkel ik een nieuwe variant op de trainingen Het Betere Werken (HBW) die we al geven: HBW voor managementondersteuners. Want hoe ga je om met een manager die het grootste deel van zijn of haar werkdag niet meer op een vaste plek te vinden is? Die zelf afspraken maakt, zaken afhandelt zonder jouw tussenkomst en geen stapel papierwerk wil voor die tweewekelijkse boardmeeting, maar gewoon een iPad die op tijd gesynchroniseerd is? De wereld van de secretaresse verandert ingrijpend.

'Niet naar het werk, maar aan het werk' is een bekende omschrijving van HNW. Voor managementondersteuners wordt dat 'niet werken voor, maar werken met'. In de nieuwe training gaan we daar uitgebreid op in: hoe doe je dat als managementondersteuner, slimmer werken in een digitaler wordende wereld?

Op 25 en 26 mei sta ik met een collega van Het Betere Werken op de Secretary Business Days in Den Bosch. Interesse om ook te komen? Registreer je gratis via deze link!

Beeld: mpujals

Balans tussen werk en privé

Zijn werk en privé twee gescheiden werelden ('and never the twain shall meet')? Ik denk van niet, al zal het vijftien of tien jaar geleden anders zijn geweest. Werk en privé moet je soms scheiden, soms mengen. Vijf tips om te zorgen dat de mix goed blijft. Wil je weten hoe jij er voor staat? Doe de test!

1. Weet wat de verwachtingen van je leidinggevende zijn. Een beetje moderne leidinggevende vindt het belangrijker wat je realiseert, dan of je wel stipt om half negen aan je pc zit. Helaas is outputgestuurd managen voor sommige leidinggevenden een brug te ver. Zorg dat je weet wat er van je wordt verwacht. Kun je overdag bellen om een tandartsafspraak te maken? Meestal wel. Maar mag je ook naar de tandartsafspraak toe onder werktijd? In sommige parttimebanen mag dat niet en hoor je die dingen op je niet-werkdag te plannen. Ken de geschreven én ongeschreven regels van je werkgever.

2. Vertel hem of haar jouw verwachtingen. Geef aan hoe je je week of dag wilt indelen en blijf daarover in gesprek. Zo wek je vertrouwen; thuiswerken voordat je naar een afspraak gaat wordt dan een kwestie van 'neem een voorbeeld aan X's slimmer werken' in plaats van 'waar blijft X in hemelsnaam? Ziek?'.

3. Bepaal wat je thuis doet en wat je op je werk doet. Bellen met je moeder over niet-dringende kwesties? Duidelijk gevalletje 'thuis'. Tussen 9 en 11 de loodgieter bellen voor het maken van een afspraak? Hangt af van je werktijd, maar duidelijk geval van 'moet wel op mijn werk'. De gevallen daar tussenin - 'grijze taken' - bekijk je apart. Je kunt je iets meer permitteren op je werk, als je weet dat je 's avonds thuis ook nog stukken zit te lezen of een mailachterstand inhaalt.

4. Kijk waar je jezelf kunt ontlasten. Er zijn werkgevers die al zorgen voor dienstverlening op de werkplek (kapper, stomerij, boodschappenservice). Mocht je niet in die gezegende omstandigheid verkeren, zoek dan zelf naar alternatieven die passen bij je omstandigheden en budget. Albert.nl voor de boodschappen bijvoorbeeld. Een strijkservice die je deze K-klus uit handen neemt. Laat een pakketje - als de postkamer het OK vindt... - op je werk bezorgen, in plaats van je naar het postkantoor te haasten op je vrije dag. Zoek een kapper met avondopenstelling.

5. Houd in het oog wat je doelen zijn, en werk daar naartoe. Het ligt natuurlijk aan je werkzaamheden, maar beoordeel jezelf niet uitsluitend op de hoeveelheid tijd die je aan werktaken hebt besteedt. Kijk vooral naar wat het heeft opgeleverd! Je resultaten tellen uiteindelijk, niet die uren. Soms is iemand mega-productief in een bepaald tijdsblok, en zakt het daarna in. Iedereen heeft zijn eigen ritme daarin; als je maar je uiteindelijke taken en doelen in het oog houdt. Wat wil je deze week realiseren? Misschien ben je sneller klaar dan je denkt!

Beeld: CWA Union

Je kunt digitaler dan je denkt

IBM had jaren geleden een advertentie die bestond uit slechts een paginagrote foto van een afgekloven potloodje. Daaronder de zin: 'Zolang dit nog op uw bureau ligt, valt er nog iets te verbeteren aan uw automatisering'.

Zo rigide als het paperless office is niet mijn stijl. Maar less paper, dat moet mogelijk zijn. Want hoeveel bewaar jij niet zowel op papier als digitaal? Notulen van vergaderingen, uitdraaien van andermans stukken...De meeste mensen lezen langere stukken het liefst van papier; beeldschermen van een pc zijn minder prettig. Tablet pc's zoals iPads zijn een tussenvorm, maar dan nog kun je daar niét met je gele marker overheen gaan of aantekeningen op maken.

Kijk kritisch naar al het papier om je heen en besluit: weg, bewaren, of verwerken en dan weg. Oudere papieren versies van een document kunnen weg. Huidige versies ook, als je ze niet meer binnen handbereik nodig hebt. Liever over twee maanden opnieuw dat stuk uitprinten dan het twee maanden stof laten eten op je bureau.
Verwerk aantekeningen op een document, schrijf acties die je bij het lezen invielen op je actielijst, en wég ermee.

Veel organisaties hebben inmiddels ook goede scanvoorzieningen gekoppeld aan de 'gewone' kopieermachine. Dingen die je niet digitaal hebt, maar wel wilt bewaren, kun je ook eenvoudig scannen. Bijvoorbeeld cursusmateriaal van een cursus waar je bent geweest, of kopietjes van interessante artikelen die je hebt uitgescheurd uit een vaktijdschrift. Dat scheelt al gauw een hele plank mappen die anders alleen maar stof staan te vergaren.

Digitale documenten zijn makkelijker te delen met anderen. Jouw interessante artikelen in een hangmap in je la zijn er alleen voor jou. Niemand profiteert daarvan. Maar scan ze, geef ze een duidelijke (!) naam, zet ze op het netwerk van je afdeling en voilà: je deelt kennis met collega's.

Beeld: Winnond

In Het Donker Lijkt Alles Groter

Onderzoeken genoeg die vertellen over de effecten van werkdruk. 'Van hard werken is nog nooit iemand doodgegaan!' kun je niet met goed fatsoen roepen, als je weet dat er in de Japanse taal een eigen woord voor bestaat: karoshi. Nederlandse medewerkers wachten over het algemeen niet met vertrekken tot de baas naar huis gaat; toch is ook in ons land werkdruk een belangrijke oorzaak van ziekteverzuim. Vier handreikingen om beter om te gaan met je werkdruk.

Maak onderscheid tussen wat er van je wordt verwacht, en wat jij denkt dat er van je wordt verwacht. Weet je wat je taken zijn en welke output je levert in deze organisatie? Je functieprofiel is daar niet altijd geschikt voor, wél een regelmatig en open contact met je leidinggevende. Ben je nog bezig met de juiste prioriteiten? Zijn er dingen die je even op het sudderpitje kan zetten, omdat de organisatie juist ergens anders mee bezig is? Blijf goed aangehaakt, zodat je de energie die je hebt, steekt in de juiste dingen.

Maak inzichtelijk hoeveel tijd je werk kost. Op je actielijst schrijf je hoeveel tijd je ongeveer nodig denkt nodig te hebben voor elke taak. Dat helpt met keuzes maken ('Kan ik dit vandaag nog afronden?') maar toont ook aan dat sommige dingen niet haalbaar zijn. Vijf dingen die elk twee dagen kosten passen niet in één werkweek en kunnen dus ook niet allemaal een deadline over zeven dagen hebben. Vind je het lastig in te schatten hoeveel iets kost? Hou het drie werkdagen lang bij, op een tijdschrijfformulier dat tijd in kwartieren opdeelt (een voorbeeld kun je bij mij opvragen: karen@newbroom.nl). Je zult patronen leren herkennen.

Maak keuzes uit je acties. Als je weet dat sommige dingen niet haalbaar zijn, overleg je met je leidinggevende. Wat verwacht hij of zij? Waaraan kun je het beste prioriteit geven? Is er iemand die je hierbij - of bij een deel van het werk - kan ondersteunen? Is die mogelijkheid er niet, neem dan zelf een besluit. Als je twee uur tijd beschikbaar hebt en vier taken van elk twee uur, kun je beter aan allevier een half uur besteden, dan één taak de uitverkorene maken. Als je dat wel doet, blijven de drie andere knagen aan je geweten. Maak je met allevier een begin, dan kom je vaak tot nieuwe inzichten. Misschien kun je iets wel sneller doen? Op een andere manier? Samen met iemand anders? Combineren met een andere taak?

Vergeet niet: In Het Donker Lijkt Alles Groter. Als je 's nachts woelt en draait, in je hoofd e-mails aan het formuleren bent en blijft denken aan wat er nog moet gebeuren, is er iets vervelends aan de hand. Juist 's nachts lijken problemen vaak groter. Doe het licht aan, neem pen en papier ter hand, en SCHRIJF. Begin je zelf met af te vragen: 'Wat kan ik hier nu nog aan doen?' Heel vaak is het antwoord - althans, om half twee 's nachts zeker - gewoon: niets. Iets waar je over piekert kost je energie - pas op dat het niet weg blijft lekken, want je energie is geen oneindig reservoir. Eerder een batterij die je moet opladen. Schrijf dus op: wat ga ik morgen aan dit onderwerp doen? Een collega raadplegen. Navragen hoe het zit met XYZ. Met al deze informatie een opzet maken voor ABC. Haal het uit je hoofd! Met een vol hoofd - en met koude voeten - is het lastig in slaap vallen.

Beeld: Smiley Stew

Druk in je hoofd

Ieder mens kent drukke tijden. Waarin je hoofd soms overstroomt van gedachten, acties, dingen die je wilt onthouden of juist vergeten. Wat te doen aan een druk hoofd? Drie tips die je hoofd meer lucht geven.

Schrijf op waar je aan denkt; maak je hoofd leeg. Een dagboek is meteen weer een hele stap, maar schrijf op wat er in je hoofd rondmaalt. Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden wat je nog moet doen. Komt er ook op andere plekken van alles in je op? Leg een schrijfblokje op je nachtkastje, in de badkamer, keuken... Wat dan ook.

Verzamel wat je allemaal opschrijft en geef het een plek in tijd en ruimte. Je moeder bellen? Schrijf het op de kalender (eentje die je regelmatig ziet!). Administratieve klusjes? Maak een lijstje, leg het naast je computer en ga er vanavond een half uur voor zitten. Grotere klussen die met je werk te maken hebben? Kijk in je agenda wanneer je die gaat doen, of wanneer je er in elk geval een begin mee maakt. Zet ze op je actielijst. Boodschappen, huishoudelijke taken? Bepaal wie het gaat doen en wanneer, of wat er nog voor nodig is voordat het gebeurt.

Luister naar wat er in je hoofd omgaat en 'trek het los', waar dat nodig is. Vaak draait er iets in een kringetje rond, of blijf je ergens over piekeren, zonder er iets aan te dóen. Twijfel je over een besluit? Dat is niet erg, zo lang je maar een beeld hebt wanneer je een knoop gaat doorhakken. Het is prima om een paar uur te sudderen over de beste beelden voor die belangrijke presentatie. Het niet OK om datzelfde te doen over de tekst van een e-mail aan je collega.


Beeld: mrzestyness

Er is geen beste manier...

... maar wel altijd ruimte voor verbetering." Dat is mijn respons als een potentiële klant huiverend vraagt of hij of zij nu ook 'aan dat lege bureau en zo'n digitale takenlijst moet'. Niet iedereen werkt op dezelfde manier, en dat hoeft ook niet! Mijn uitgangspunt is: als het voor jou maar werkt.

Vooroordeel 1: Acties moet je digitaal bijhouden
De een vinkt er fluks op los in Outlooks digitale takenlijst en weet precies wat er nog openstaat. De ander zweert bij een fysieke takenlijst die hij kan oppakken, meenemen en volschrijven met aanverwante gedachten. Beide situaties zijn prima; wél kijk ik altijd of er iets te optimaliseren is.

Acties noteren op papier is geen enkel probleem, zo lang je acties niet op geeltjes krabbelt en overal op je werkplek plakt. Die raak je snel kwijt en maken je werk bovendien onoverzichtelijk. Een to-do blok (standaard in elke kantoorboekhandel) werkt prima, maar ook een schrift, groot schrijfblok of notitieboek zijn prima. Een paar tips:

Groepeer acties die bij elkaar horen. Omdat ze gaan over hetzelfde projectonderdeel, of besproken moeten worden met dezelfde persoon.
Maak onderscheid tussen acties en gedachtenspinsels. Noteer achter je actie bijvoorbeeld een grote A in een cirkel, zodat je die kunt wegstrepen als je klaar bent. Of markeer acties met een kleur of markeerstift.
Wees concreet! Alleen dan is de kans er dat je het ook daadwerkelijk gaat DOEN. De actie 'intranet bijwerken' gaat niet gebeuren. Maar wel 'J. bellen over nieuwe publicaties voor vermelding op intranet.'

Vooroordeel 2: Bakjes op je bureau is zwaar uit de tijd
Bakjes en mappen kunnen een goede manier zijn om je werkstroom te ordenen. Alleen is het niet overal meer mogelijk om ze op je werkplek te hebben staan, als je wisselt van werkplek bij verschillende activiteiten (geconcentreerd werken, vergaderen, enzovoort). Dat betekent niet dat je door het leven moet gaan met slechts je smartphone, pen en papier. Ook flexwerkers 'mogen' werkdocumenten hebben. Een paar tips die voor iedereen gelden:

Maak in elk geval onderscheid in de functies Actie, Bewaren en Afwachten. De 'Bewaren' dingen verwerk je het liefst meteen: door ze te scannen, of op de juiste fysieke plek op te bergen. 'Afwachten' betekent meestal dat een ander er mee bezig is en dat het later aan bod komt. 'Actie' zijn de dingen waar je iets mee moet doen, omdat het tot je taken behoort. Dat kun je ook weer uitsplitsen, bijvoorbeeld per project of per (interne) klant. Een klant van mij had het onvergetelijke eigen systeem met bakjesnamen als 'Treinvoer', 'Gedachten', 'Bulletjes' en 'In de benen'. Whatever works for you!
Haal regelmatig de bezem door je systeem. Mensen hebben vaak dingen op hun bureau die maar weinig worden gebruikt, of gewoon geen actieve functie meer hebben. Een stapel documenten die moeten worden gefiled: tenzij je er mee bezig bent, is dit niet de juiste plek! Loop mappen en bakjes - als je die nog hebt - kritisch door. Kun je dingen samenvoegen? Weggooien? Scannen? Bewaren of vinden op een andere plek?

Als ik werkplekbezoeken afleg vind ik het belangrijk om goed aan te voelen wat iemands werkstijl is. Het maakt veel verschil of je visueel bent ingesteld, of niet. Of je denkt in structuren, of eerder associatief bezig bent. Niet ieder systeem past bij iedereen, dus ik kijk naar wat goed aansluit, wat werkt en wat juist bij deze persoon die 'vonk' geeft om hem of haar in beweging te krijgen. Ook slimmer werken is soms maatwerk!

Beeld: myrrh.ahn

Waarom HNW niet te stoppen is

Voor wie niet bekend is met dit acroniem: HNW staat voor Het Nieuwe Werken. Een veelbesproken onderwerp. Dat volgens velen helemaal niet nieuw is, en als het dat dan wel is, wanneer laat je die term dan vervallen? Kort samengevat staat HNW voor werken zonder veel belemmeringen in de factoren tijd en plaats. Werken waar je wilt, wanneer je wilt. Niet naar het werk, maar aan het werk.

In de media lees je veel over HNW en over de manier waarop organisaties dit al dan niet invoeren. Thuiswerken, flexwerken, digitaal werken, projectmatig werken - allemaal verwant aan HNW. In de Management Team van deze week een stuk met allemaal punten waarom HNW niet werkt; afsluitend met één punt waarom je er toch aan moet als werkgever: omdat je anders niet interessant bent voor werknemers.

Verfrissend om eens een kritisch artikel te lezen over HNW dat inhoudelijk op het onderwerp ingaat. Zomaar invoeren omdat iedereen het doet is niet verstandig. Niet alle organisaties en medewerkers zitten te wachten op een ingrijpende verandering in hun manier van werken.

Maar ik blijf het opvallend vinden dat er organisaties zijn die categorisch blijven ontkennen dat HNW bij hen een rol kan spelen. Dat doet me altijd denken aan de invoering van de computer op de werkplek. Zo'n twintig jaar geleden begon de pc gemeengoed te worden op de werkplek. E-mail nog niet: ik ken nog verhalen van mensen die een mailtje op een floppy (wat was DAT ook al weer?) moesten zetten, en dan lopen naar de enige pc met mailverbinding. Bij mijn eerste werkgever waren getypte memo's ook heel gewoon - nu vrijwel onvoorstelbaar.

In die tijd werd met dezelfde scepsis gekeken naar de computer op de werkplek. En had je werkgevers die mordicus tegen waren, want dan zou vast iedereen massaal Pacman (wat was DAT ook al weer?) gaan spelen. Of patience. Van werken zou niets terechtkomen!

Met uitzondering van ambachtelijke bedrijven is er nu bijna geen bedrijf te vinden waar de computer géén rol speelt. Tot de melkmachine aan toe: automatisering is een wezenlijk onderdeel van ons werkend bestaan. Als het eigen netwerk eruit ligt, ligt je organisatie plat.

Mijn voorspelling is dat het zo ook zal gaan met HNW. Linksom, rechtsom, mondjesmaat of in grote golven: HNW zal net zo'n wezenlijk onderdeel van het werkend bestaan worden. Benieuwd hoe ik er over twintig jaar over kan bloggen...

Broer en zus: Efficiënt en Effectief

Efficiënt werken betekent slim omgaan met je tijd en je energie. Effectief werken betekent dat je resultaat boekt met je inspanningen; dat ze effect hebben. Van een afstandje lijken de woorden veel op elkaar, maar ze zijn heel verschillend: efficiënt en effectief. De kunst is om een mooie mix van de twee te maken. En voor iedereen is die mix anders - het hangt af van je functie, je taken en je doelen.

Zeven concrete tips om efficiënt en effectief met je werkdag om te gaan:

1. Elimineer zoveel mogelijk afleiding, als je zelf wel weet dat het je niet helpt bij het bereiken van je doelen. Tv uit, radio uit (of zacht). Dat kan ook liggen aan je plek in de kamer: zit je met het gezicht naar de deur? Dan krijg je al snel het 'balie-effect': jij kijkt op als iemand binnenkomt of langsloopt en mensen spreken jou als eerste aan. Kijk of je daarin iets kan veranderen. Ik heb een klant gehad die prettiger werkte doordat ze haar stoel anders neerzette en op het korte stuk bureau waar ze normaal werkte, een rijtje ordners plaatste als afscheiding.

2. Zorg voor een prettige werkplek waar je alles bij de hand hebt dat nodig is. Pc of laptop, telefoon, je werkdocumenten, schrijfmateriaal, naslagwerken (als dat van toepassing is). Niets zo vervelend als moeten zoeken naar dingen die je nodig hebt, zeker als je net lekker 'in de flow' zit.

3. Haal alle acties uit je hoofd en schrijf ze op, liefst gegroepeerd: alles bij elkaar wat bij elkaar hoort. Per project, per maand, per klant - het maakt niet uit, als het voor jou maar overzichtelijk blijft. Alleen door overzicht te krijgen over wat je moet doen, kun je goed gaan kiezen WAT je gaat doen. Je kunt niet kiezen als je niet weet wat er te kiezen is.

4. Behandel je tijd naar wat het is: kostbaar. Kijk of je overleg echt een uur moet duren; misschien kan het met een kwartier goede voorbereiding wel in een half uur gedaan. Dat scheelt je weer een kwartier. Maak ook een planning voor de dag: wat wil je gedaan hebben en hoeveel tijd kost dat? Zet desnoods de kookwekker om een half uur aan een bepaalde taak te werken, als je bang bent dat je afdwaalt.

5. Groepeer taken naar soort. Handel telefoontjes samen af, wijdt daarna een uur aan je mails en ga vervolgens een uur werken aan een presentatie. Springen van taak naar taak kost je veel meer tijd! Ga dus niet werken aan de presentatie, bij gebrek aan inspiratie je mail lezen en naar aanleiding van een mail de telefoon erbij pakken. Zonde van je energie!

6. Ken jezelf en leer daarvan. Ben je een slome starter, begin de dag dan met kleine klusjes. Ben je juist 's morgens op je best, ga dan juist die actie doen die veel energie kost. Hik je aan tegen die vervelende klus? Hak hem in stukjes en beloon je zelf voor ieder onderdeel dat je afhandelt (met een lekker kopje thee met koekje erbij, met een half uur een tijdschrift lezen...). Liever twee blokken van drie uur goed resultaat geboekt dan acht uur achter je bureau zitten te lummelen.

7. Wees realistisch over wat je hebt aan tijd en energie. Je kunt wel zeggen om vier uur dat je die grote klus er nog bij kan hebben, maar is dat echt zo? De ander heeft er niets aan als je toezeggingen doet die je niet kunt waarmaken. En als je weet dat je echt een lunchpauze nodig hebt om op te laden, neem die dan en ga niet doorwerken aan je computer met je eten ernaast.

Beeld: Mansikka

De ondergeschoven kindjes van je actielijst

Iedereen heeft ze: actiepunten waar je eigenlijk niet aan toe komt en die altijd onderaan je lijstje belanden. Waar je aan het einde van de dag naar kijkt en over verzucht: morgen weer een dag!

Hoe komt het? En vooral: hoe zorg je dat ze wél aan de beurt komen?

Oorzaak 1: Ik en mijn grote mond...
Ooit heb je geroepen dat jij dat wel even zou oppakken. Uitzoeken. Uitwerken. Een opzetje voor zou maken. Daarvan heb je nu spijt als haren op je hoofd, want eigenlijk heb je helemaal geen tijd voor deze actie. Het is niet realistisch, om te roepen dat jij dat het toevoegt aan wat er al op je bord lag.
Wat nu?
Twee mogelijkheden: of je gaat terug naar de bron van de actie (collega, manager, opdrachtgever, bekende) en meldt eerlijk dat het niet kan, óf je gaat het doen. Al dan niet met hulp van anderen. Breek hem in stukken, delegeer een deel, maak tussentijdse deadlines... Als het maar af komt!

Oorzaak 2: Geen richtinggevoel
Er staat een actie op je lijst waarvan je, elke keer als je hem ziet staan, een knagend schuldgevoel krijgt. Want je hebt eigenlijk geen idee hoe je dit gaat aanpakken. Je hebt geen gevoel over de richting waar je heen wilt, de stappen die je moet doorlopen - dat maakt het ongrijpbaar en dus ook ondoenbaar.
Wat nu?
Plan een half uur in om de actie wél doenbaar te maken. Verzamel alle mogelijke informatie die er kan zijn. Vraag anderen om hulp. Maak je actie zo concreet mogelijk: 'website bijwerken' is veel te grof. Benoem de onderdelen: 'Structuur website vergelijken met tien concurrenten', 'Lijstje specificaties maken voor webbouwer', enzovoort.

Oorzaak 3: It's a dirty job, but somebody's gotta do it
Sommige acties zijn gewoon niet leuk. Net als de wc schoonmaken: weinig mensen krijgen daar een kick van, maar om een staphylokokkenepidemie te voorkomen moet je die borstel toch een keer ter hand nemen. Hetzelfde geldt voor een heleboel andere K-klussen!
Wat nu?
Als het grote K-klussen zijn, is het slim hem ook in stukjes te breken en elke dag te beginnen met één onderdeel. Zet desnoods de kookwekker; tien minuten aan je K-klus besteed is al winst!
Als het structureel is, kijk dan of je een deel ervan kunt uitbesteden. Je wc schoonmaken hoef je ook niet per se zelf te doen; maar tandenpoetsen weer wel. Misschien heb je er geld voor over om iemand anders een deel van je boekhouding te laten doen. En misschien maak jij dat vervelende statusoverzicht wel, maar zit er niemand op te wachten, of kan het op een andere manier worden gemaakt.
Laat iemand met een frisse blik naar je K-klus kijken. Wie weet komen er onverwachte tips!

Beeld: Close to home

Geen Blue Monday maar Blue Tuesday

Maandag 17 januari zou de meest depressieve dag van het jaar zijn, zo bedacht een Engelse psycholoog. Maar is maandag wel echt zo deprimerend? Voor veel mensen blijkt dinsdag een stuk moeilijker, omdat dan de realiteit van de werkweek 'binnendringt'. Een paar tips om je week makkelijker te kunnen starten.

1. Zorg dat je op je laatste werkdag vóór het weekend je volgende week plant. Dat hoeft natuurlijk niet in detail, maar bekijk hoe je week er ruwweg uitziet en wat je dan in elk geval wilt realiseren. Heb je veel overleg en vergaderingen? Dan kun je dus minder ander werk doen; houd daar rekening mee.

2. Kijk in het weekend liever niet in je e-mail. Het is de bedoeling dat je in het weekend los komt van je dagelijkse werk. Wie zijn Blackberry (of via de pc) steeds mail leest, komt in de verleiding om 'even snel' te antwoorden. Voor je het weet, is het normaal dat je in het weekend op mail reageert en kun je niet meer met goed fatsoen wachten tot maandag.

3. Bedenk wat je maandag als eerste een uur lang wil doen. Bij voorkeur is het een K-klus waar je tegen op ziet. Dat klinkt gek, maar geeft wel enorm veel voldoening. Doe in elk geval iets waar je nu echt voortgang in wil maken; dus niet heel veel kleine dingen, maar juist iets substantieels waar je een uur lang je tanden in zet. Kan dat niet op kantoor? Blijf 's morgens nog even thuis werken. Dat rijdt daarna ook nog eens lekkerder door.

4. Open pas een uur ná je start je mailbox. Anders is het dikke kans dat je gaat reageren op andermans vragen en verzoeken, waardoor je hele eigen planning voor die dag de mist in gaat. Vergeet niet: je mailbox is niet je actielijst!

5. Kijk wat je voor leuke momenten hebt in de komende week. Welke leuke taken ga je doen? Heb je helemaal geen leuke taken en herhaalt zich dat week na week, dan moet je dieper gaan nadenken of dit werk wel is wat je echt leuk vindt.

6. Maak het contrast tussen werken en vrij zijn niet zo zwart/wit. Doe je dat wel, dan smacht je alleen nog maar naar het weekend en sleep je je naar je werk. Neem dus tijdens je werk af en toe een pauze om de batterij op te laden. Ga door de week ook 's avonds wat leuks doen: een film, uit eten, naar vrienden toe... Of gewoon een avondje voor jezelf. Probeer niet elke avond stukken te lezen, maar prik een of meer avonden als 'werkvrij'. Liever daardoor een klein beetje werken in het weekend (iets lezen, wat ideetjes op papier zetten; dingen waar je niet aan toe komt in de drukte) dan een strikte scheiding tussen de twee.

Goede gewoontes in stand houden

Het veranderen van werkgewoontes kun je vergelijken met het veranderen van je eetpatroon: met een paar dagen dingen goed doen, ben je er niet. Wil je echt iets veranderen, dan moet dat permanent zijn - anders heb je een onmiddellijke terugval. Drie tips om de terugval te voorkomen.

1. Zorg dat wat je anders doet, niet extreem ver van je normale situatie en werkstijl afligt. Als je bijvoorbeeld houdt van afwisseling in je werk, bouw dan wat ruimte in voor 'even wat anders doen' en timmer je werkschema niet dicht met taken die urenlang duren.

2. Bedenk dat kleine veranderingen vaak meer impact hebben dan enorme besluiten. Pas als je elke dag iets anders doet, verandert er ook iets. Om in de dieetmetafoor te blijven: neem in plaats van twee koekjes bij de thee, er voortaan eentje. Dat houd je makkelijker vol dan helemaal niets. En kun je afbouwen naar een half koekje. Zo is het ook met werkgewoontes: elke dag aan het einde van de dag tien minuten je hoofd leegmaken (alle acties noteren, klaarleggen wat je morgen nodig hebt), is al een mooie stap op weg naar georganiseerd werken.

3. Maak veranderingen leuker voor jezelf. Beloon jezelf bijvoorbeeld met iets kleins, iedere keer wanneer je realiseert wat je had bedacht. Lees tien minuten dat leuke tijdschrift, nadat je een uur aan een vervelende taak hebt gewerkt. Volkswagen heeft hierover 'the Fun Theory' bedacht. Een leuk filmpje, dat ik vrijdag zag bij een seminar van Ben Tiggelaar. Heel inspirerend!

Is jouw cc ook mijn cc?

Veel mensen die mailen, denken precies te weten hoe de ontvanger met die mail omgaat. Bijvoorbeeld de snelheid van antwoorden - collega's genoeg die na een uur in je deuropening staan met de klassieker: 'Heb je mijn mail nog niet gelezen?'. Het prachtige Engelse gezegde 'Assumptions are the mother of all fuck ups' laat ook hier zien dat het niet handig is om te werken met aannames.

Bijvoorbeeld het sturen van een cc. Wat wil je dat de ontvanger daarmee doet? Als je ook van die persoon actie verwacht, is het slimmer om je mail door te sturen met een regeltje bovenaan. Zet daarin wat je concreet verwacht - bijvoorbeeld 'Wil jij hier ook je visie op geven?'- en wanneer. Niet iedereen leest mails die als cc worden ontvangen; ik zie steeds vaker mensen die cc's in een aparte map laten binnenkomen. Die map wordt misschien eens per week bekeken. Of helemaal niet!

Mailen is een vorm van communiceren. Dat houdt in dat mensen duidelijk moeten zijn over hun wederzijdse verwachtingen. Laat zien wat je vraag is en wat je wil dat de ander doet. Twijfel je of dat gaat lukken, of dat het op tijd gaat lukken? Dan is de ouderwetse telefoon nog altijd een slim medium. Nog beter en nog ouderwetser: binnenlopen en persoonlijk overleg. Dat houdt het menselijk!

Beeld: Reid, Geleijnse en Van Tol/Fokke & Sukke

Over lange reizen en olifanten

Een lange reis begint met één enkele stap. Of, iets minder filosofisch maar volgens hetzelfde principe: een olifant eet je niet ineens, maar ook hapje voor hapje.

Zie je op tegen het opruimen van je werkplek? Begin dan met een enkel stapeltje. Heb je alleen stapels van 30 centimeter hoog? Deel ze op in overzichtelijke stapels van ongeveer vijf of tien centimeter hoog. Neem je voor om elke dag één stapel door te nemen.

Wat weg kan, doe je weg.
Wat naar iemand anders door moet, stuur je meteen door.
Wat je moet bewaren, leg je op een aparte stapel 'Bewaren' (of nog beter: berg het op waar het thuishoort).
Waar je iets mee 'moet doen', komt in je bakje 'Actie'.

Voor wie geen energie heeft om de problemen uit het verleden op te lossen - neem je voor om morgen te starten, meteen als er post binnenkomt. Werk bovenstaand rijtje op deze manier af en je zult geen nieuwe aanwas van stapels meer krijgen.

En dan stapje voor stapje de achterstand nog wegwerken.

Dat is het mooie van goede voornemens: je kunt er élke dag mee starten.

Beeld: Loesje

Vraag het mij... op Twitter

Januari is de Maand van het Opgeruimde Bureau. Geen betere maand dan januari hiervoor! Een nieuw jaar, een nieuw begin... Overzicht. Focus. Een opgeruimde mailbox. Heerlijk... Maar niet voor iedereen een-twee-drie te bereiken.

Voor alle bedrijven, ondernemers, managers en medewerkers met concrete vragen op mijn vakgebied, houd ik vrijdagavond 7 januari tussen 19 en 20 uur Twitterspreekuur. In de maand januari doet een aantal collega's van de NBPO (de beroepsvereniging van professional organizers) iedere werkdag op dit tijdstip hetzelfde.

Via @nbpo kun je met alle vragen over werkplekorganisatie, HNW en slimmer werken bij me kwijt:

'Hoe vertel ik iemand netjes dat zijn werkplek zo niet langer kan?'
'Hoe zorg ik dat mijn mensen overzicht houden in een digitale werkomgeving?'
'Wat kan ik doen om de e-mail in ons bedrijf slimmer in te zetten?'
'Ik vind het moeilijk om realistisch te plannen. Hoe doe ik dat anders?'

Je krijgt concrete, praktisch toepasbare antwoorden per e-mail toegestuurd. Je vraag is geheel vrijblijvend en je contactgegevens worden, tenzij je anders aangeeft, alleen voor dit spreekuur gebruikt.

Wanneer?
Vrijdagavond 7 januari tussen 19 en 20 uur
Waar?
http://twitter.com
Hoe?
Verstuur een vraag op Twitter; begin je tekst met @nbpo. Je vraag komt dan bij mij terecht (maar is voor iedereen op Twitter zichtbaar). Ik reageer meteen; via Twitter of via e-mail. Eventueel licht ik mijn antwoord later uitgebreider voor je toe.

Nu al een vraag die niet kan wachten? Mail hem naar karen@newbroom.nl en je krijgt snel en vrijblijvend antwoord op al je vragen!

Je kunt me overigens het hele jaar door volgen op Twitter. Ik twitter als @NewBroom_NL.