Zoeken in deze blog

Powered By Blogger

vrijdag 23 september 2011

Van 'goed voornemen' naar 'doen'

Talloze mensen hebben zich deze zomer van alles voorgenomen: minder vergaderen; op tijd naar huis gaan; dat langlopende project nu echt afronden. Waarom komt het er niet van? En wat kun je er aan doen om te zorgen dat het niet bij een goed voornemen alleen blijft?

1. Bekijk eerst waar je goede voornemen vandaan komt: is het wel echt ‘van jou’?
Mensen laten zich van alles aanpraten. Je zou dit boek moeten lezen; je moet toch echt aan de social media, enzovoort. Een goed voornemen heeft pas kans van slagen als het vanuit jezelf komt. Een ander kan je inspireren, maar de overtuiging moet bij jou liggen.

2. Denk door: wat is er voor nodig?
Voor sommige goede voornemens heb je andere mensen nodig. ‘Minder vergaderen’ is vaak lastig eenzijdig in te voeren. En wat is eigenlijk ‘minder’? Maak je voornemen concreet. Bepaal welke stappen je moet ondernemen om het te realiseren.

3. Organiseer je werk of werkomgeving om je voornemen makkelijker in te voeren.
Wil je voortaan op tijd naar huis gaan, blokkeer dan in je agenda alles na een bepaald tijdstip. Wil je het aantal binnenlopende collega’s beperken, maak dan afspraken over je beschikbaarheid voor vragen. Eén van mijn klanten draaide haar werkplek, zodat ze niet meer met het gezicht naar de deur zat. Dat scheelde veel afleiding!

4. Oefen jezelf: doe dingen die zelfbeheersing vragen.
Intermediair-columniste Roos Vonk schreef er al over: dril jezelf. Train je mentale spieren. Doe dingen bewust anders en houd dat vol. Muizen met je andere hand; elke werkdag afronden met je planning voor de volgende dag… Nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te slijten. Weten hoe je ervoor staat? Doe de wilskrachttest!

Werk ze!

Beeld: Loesje

maandag 19 september 2011

Andermans apen

Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Met andermans apen doel ik op acties die mensen bij je neerleggen, omdat ze er vanaf willen (delegeren) of omdat ze niet verder komen zonder dat jij ze helpt aan informatie. Andermans apen zijn voor andere mensen heel belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat ze dat voor jou ook hoeven te zijn.

Het hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; anders doet hij zijn werk niet. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1.Bekijk hoe urgent haar probleem is, en hoe belangrijk. Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?

2.Denk terug aan hoe vaak ze dit op deze manier heeft aangepakt, en spreek haar daarop aan. Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3.Beoordeel of ze het (deels) zelf kan doen. Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4.Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over nu en over de toekomst. Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

Werk ze!


Beeld: BaboMike

Wedstrijd: wie bedenkt betere term voor HNW?

‘Het Nieuwe Werken’ is een term die sterk aan slijtage onderhevig is. Ooit was het een duidelijke omschrijving van een bepaalde manier van werken. Tegenwoordig is er in de meerderheid van de Nederlandse bedrijven een vorm van HNW ingevoerd, of wordt er op zijn minst over nagedacht. Wie bedenkt een betere term voor HNW? Ik verloot het boek ‘Het Betere Werken’ van Denise Hulst onder de inzenders! Stuur je term naar karen@newbroom.nl.

In sommige branches word je als bedrijf niet meer serieus genomen als je HNW buiten de deur houdt; in elk geval niet door potentiële medewerkers. HNW wordt bijna HVW: Het Vanzelfsprekende Werken. Want waarom zou je eerst naar kantoor moeten komen, als je om half elf een afspraak op een andere locatie hebt? Loslaten blijft lastig voor managers. Drie valkuilen die ik regelmatig tegenkom bij de invoering van HNW:

1. Denken dat HNW een totale, radicale ommezwaai moet betekenen voor inrichting, ICT en arbeidsvoorwaarden. Tegelijk. Nu.

Niet nodig! Elke lange reis begint met een eerste stap, zei Boeddha al. En niet elke reis hoeft een verre reis te zijn… Inventariseer waar je medewerkers behoefte aan hebben. Wat zou je organisatie slimmer laten werken? Zet daar als eerste op in. Laat je niet gek maken door seminars, managementliteratuur of zakenrelaties. Doe waar jouw organisatie beter van wordt.

2. Denken dat HNW synoniem is voor thuiswerken, en thuiswerkers lopen de kantjes eraf, dat weet je toch?

Het is al al jaren geleden aangetoond dat thuiswerkers productiever zijn. Google maar eens op die twee termen, en je struikelde al in 2008 over nieuwsberichten en onderzoeken. Omdat productiviteit voor een inpakker van koekjes makkelijker te meten is dan voor een kenniswerker, moet je eigenlijk de medewerkerstevredenheid (lees: werkplezier) meten van mensen die flexibel mogen werken qua tijd en plaats. En die is zeker hoger! Al merken mensen die een dunne scheidingslijn hebben tussen werk en privé eigenlijk vaker dat ze te veel werken. Nog even de laptop open ‘s avonds… Voor je het weet is het elf uur.

3. Denken dat HNW een kadootje is voor medewerkers – dankbaar zijn dus! En niet zeuren.

Vanzelfsprekend zijn er medewerkers te vinden die juichend de digitale toekomst in springen. Die niet kunnen wachten tot ze zijn uitgerust met Dropbox, iPad, Mobile Me en smartphone en die zonder problemen wisselen tussen vergadertafel, belstoel en concentratiekamer. Afhankelijk van de organisatie zal een groot deel van de medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie, zeker als er nog onduidelijkheden bestaan over wat de nieuwe ‘regels’ zijn. Communiceren, communiceren, communiceren! Duidelijk zijn. Accepteren dat mensen verandering lang niet altijd leuk vinden. En het niet gek vinden als mensen steeds vroeger naar kantoor gaan komen omdat ze denken dat ze in de rij moeten staan voor hun favoriete plek.

HNW is niet te stoppen, blogde ik al eerder. Maar ieder in zijn eigen tempo en ritme.

Werk ze!


Beeld: Reid, Geleijnse en Van Tol

E-mailen voor gevorderden

Techniek is lang niet altijd een bepalende factor in slimmer werken. Het is minstens zo belangrijk om je gezonde verstand te gebruiken! Vijf tips om effectiever te gaan mailen, zodat je minder tijd kwijt bent aan dit communicatiemiddel. Dit keer aandacht voor de inhoud!

1. Gebruik de onderwerpsregel goed. Houd het concreet en laat merken waar het over gaat. Dat lijkt voor de hand liggend, maar kijk eens goed in je mailbox? Tien tegen één dat daar onderwerpen staan als ‘Budget’ of ‘Vraagje…’. Maak daar liever van ‘Input nodig voor marketingbudget 2012′ en ‘Kun jij mij vervangen bij het afdelingsoverleg?’.

2. Houd het kort en duidelijk. Mail wordt vaak – zeker als het een bepaalde lengte overschrijdt – niet gelezen, maar gescand. Zorg dat de ontvanger meteen ziet wat je verwacht. Wil je bijvoorbeeld voor een bepaalde datum input? Zet dat dan duidelijk zichtbaar in je mail, desnoods vetgedrukt.

3. Stel de juiste vragen, zodat je ook de juiste antwoorden krijgt. Wat wil je weten? Wat moet de ander je vertellen of doen? Nummer je vragen desnoods, of scheid ze in alinea’s. Dat vergemakkelijkt het voor de ander om bijvoorbeeld in de tekst antwoorden te geven met tekst in een andere kleur.

4. Maak spaarzaam gebruik van de cc-knop! Vraag je af of deze mensen de informatie echt wel nodig hebben. Die e-mailoverload komt érgens vandaan…
En standaard een leidinggevende cc’en, omdat je denkt dat je mail anders niet serieus wordt genomen… Dat kan een tijdelijke oplossing zijn maar betekent dat er een fundamenteler probleem is: onderlinge conflicten over gezag, autoriteit of prioriteiten bijvoorbeeld.

5. Lees langere of complexe mails nog eens kritisch door voordat je ze verstuurt. Is de tekst duidelijk, overzichtelijk en compleet? Gaat dit opleveren wat je wilt? Zeker wanneer er irritatie in je antwoord is geslopen is het verstandig om even af te koelen. En is e-mail eigenlijk wel het aangewezen medium hiervoor? Kun je niet beter langsgaan?

Je zult merken dat je mails makkelijker worden beantwoord en professioneler overkomen.

Werk ze!

Beeld: Ramberg Media Images