Vakantie voor de ZZP-er

In mijn vorige blogbericht geef ik tips over hoe je relaxter op vakantie kunt gaan. Na een reactie op Twitter realiseerde ik me dat sommige tips niet van toepassing zijn als je ZZP-er bent: verwijzen naar een collega lukt dan niet.
Speciaal voor deze doelgroep een aantal tips om toch de vakantiestress te minimaliseren!

Bepaal je niveau van vakantiebereikbaarheid. Welk kanaal gebruiken je potentiële klanten meestal om je te vinden? Bekijk in hoeverre je dat kanaal in je vakantie wilt 'toelaten'. Bijvoorbeeld: eenmaal per dag je voicemail afluisteren en de volgende ochtend terugbellen; om de dag je mail screenen (niet alles lezen!) en de dringende mails meteen beantwoorden.

Houd ook rekening met degene met wie je op vakantie bent. Zorg dat je goede afspraken maakt over je scheiding tussen werk en vakantie. Weeg af wat het je kost, en wat het je oplevert: krijg je meer stress als je je telefoon een week moet wegleggen? Of meer ruzie met je partner als je elke dag je voicemail beluistert?

Wil je helemaal loskomen van je werk? Maak dan wél die autoreply en die andere voicemailtekst, maar houd er rekening mee dat je na je vakantie mogelijke opdrachten kunt hebben gemist. Klanten hebben er best begrip voor dat het een dag of twee duurt voordat je contact opneemt; dat contact kan ook zijn 'Ik ben met vakantie, kan ik je maandag bellen?'. Maar een klant die hoort dat je op vakantie bent, onthoudt vaak niet wanneer je terugbent - en gaat naar een ander. Misschien heb je goede contacten opgedaan met mensen uit je vakgebied, waar je vakantieafspraken mee kunt maken? 'Ik doe jouw mailbox, als jij de mijne doet!' Daarvoor is wel onderling vertrouwen nodig en goede afspraken over werk dat in die periode binnenkomt.

Snijd niet alle lijntjes door. Op vakantie gaan met een leeg bureau is natuurlijk heerlijk, maar een lege agenda voor ná de vakantie is weer een andere kwestie. Zorg dat je nog een aantal openstaande lijntjes hebt. Mensen waarmee je afspreekt om hen na je vakantie te bellen om ergens op terug te komen. Zet die taken ook concreet in je agenda, zodat je niet na je vakantie met een wezenloos gevoel aan je lege bureau zit en geen idee hebt hoe je moet starten.

Benut je vakantie om ideeën over je werk te laten opborrelen. Natuurlijk is het heerlijk om met een paar thrillers naast het zwembad te liggen, of met je kop in de wind door Frankrijk te fietsen. Even hélemaal niets. Kijk toch even of je in je stapel ongelezen vakliteratuur niet nog een titel hebt die in je koffer past. Een andere omgeving kan je een frisse blik geven... Een hoofdstuk per dag in dat ene interessante boek geeft je misschien weer nieuwe invalshoeken over het aanpakken van een probleem, of over het intensiveren van je marketinginspanningen. Of neem vaktijdschriften mee die zich hebben opgehoopt: scheur uit wat je aanspreekt (of noteer de essentie) en gooi de rest weg.

Noteer óók in je vakantie alles dat in je opkomt. Vermoedelijk ben je de eerste dagen nog erg bezig met wat je allemaal hebt gedaan of wilt doen. Schrijf het van je af! Maak acties concreet: wat kun je hiermee? Inplannen hoeft nog niet, laat dat gerust liggen tot je eerste 'echte' werkdag.

Fijne vakantie!

Beeld: Ed Yourdon

Vakantie met de drie S-en

Op vakantie gaan is geen fundamenteel mensenrecht, maar toch wel erg prettig. Al is het maar een week in je eigen tuin doorbrengen – even ‘afschakeltijd’ heeft iedereen nodig. Hol jij op je laatste werkdag het pand uit, onderwijl nog wat overdrachtsinformatie roepend naar je collega en spurt je naar huis om van alles in je koffer te gooien? Mail je de eerste dagen nog over dingen die je bent vergeten en kost het je moeite om je helemaal los te maken van je werk? Met deze tips gaat het dit jaar anders.

Zorg voor een goede vervanger en maak daar heldere afspraken mee. Weet diegene wat je taken zijn? Welke kunnen worden overgenomen en welke liggen tijdelijk stil? Wat gebeurt er met je e-mail, post en aanwezigheid bij vergaderingen? Waarvoor kun en wil je gebeld of gemaild worden en waarvoor absoluut niet? Afspraken daarover zijn van groot belang en voorkomen dat jij bij terugkomst verzuipt in het achterstallige werk. En meteen weer op vakantie wil (nadat je je vervanger hebt gewurgd).

Zorg dat je leidinggevende weet wat hij of zij kan verwachten tijdens je afwezigheid (en direct daarna!). Tenzij je vervanger 16 uur per dag gaat werken, is het onvermijdelijk dat je werk een ‘productiedip’ zal vertonen. Projecten liggen tijdelijk stil, niet-urgente dingen blijven liggen. Accepteer dat zelf ook!

Kijk een paar weken voor je vakantie al vooruit naar je laatste werkdagen. Blokkeer in je agenda tijd om dingen af te ronden en over te dragen. Begin alvast aan een eventueel overdrachtsdocument, waarin je voor je vervanger beschrijft wat er speelt, wat hij of zij kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren. Zet het op per dag of per taak; noteer alvast wat gedachtes in telegramstijl of bullets en werk dat later uit. Laat dat niet liggen tot de laatste dag, want dan wordt je overdrachtsdocument de sluitpost van vakantievoorbereidingen.

Begin je laatste werkweek niet meer aan nieuwe dingen. Maak je collega’s duidelijk hoeveel tijd je nog hebt en wat ze wel en niet van je kunnen verwachten. Pas op voor schuldgevoelens: ‘Dat doe ik nog wel even’ is een heel gevaarlijke uitspraak. Alle kans dat je of iets oplevert dat kwalitatief onder de maat is, of zelf je de laatste week nog uit de naad moet werken om te doen wat je hebt beloofd.

Houd je agenda de laatste werkdag zo leeg mogelijk. Ga voor afhandelen, overdragen, opruimen, de laatste eindjes afbinden. Als je het goed hebt voorbereid moet dit mogelijk zijn. Houd ruimte voor onverwachte ontwikkelingen; je moet altijd meer doen op zo’n laatste dag dan je denkt. Maak je hoofd ook leeg: noteer alles dat je invalt of nog in je hoofd ronddwarrelt.

Lees in je vakantie je mail niet. Voor je het weet meng je je in discussies of ga je in op vragen over onderwerpen waar je iets vanaf weet. Als het goed is vertelt je out-of-officereply dat je er niet bent, dat collega X jou vervangt voor zaken die niet kunnen wachten (belangrijke nuance!) en ook wanneer je weer terug bent. Laat je vervanger eventuele dringende mails doorsturen naar je privémail en spreek af hoe vaak je die zult lezen – liever niet vaker dan eens in de week. Bloedspoedbelangrijk? Vraag of je een SMS kunt krijgen in zo’n geval.

Zet je out-of-office reply al aan op de ochtend van je laatste werkdag en pas weer uit op de tweede dag na je vakantie. Het lijkt een zinloze buffer, maar kan een wereld van verschil maken. Als de meeste mensen denken dat je al (of nog) op vakantie bent is het een stuk makkelijker om af te ronden respectievelijk op te starten. Als je flexibel bent in je vakantiedata, kun je er ook voor kiezen om op vrijdag weer je eerste werkdag te hebben, in plaats van de geijkte maandag. Vrijdag is een rustige dag in veel organisaties en geeft je de kans om even op adem te komen, te overzien wat er ligt en je eerste week te plannen.

Houd veel lucht in je agenda in de eerste week na je terugkomst. Maak een afspraak met je vervanger op je eerste dag terug om de stand van zaken door te nemen. Blokkeer nog één of twee dagen om rustig te kunnen opstarten. Kan dat niet? Maak dan in elk geval geen afspraken die dagen.

Maak heldere keuzes in het werk dat er op je ligt te wachten. Je hoeft niet álles te lezen wat er is geschreven in je afwezigheid. Hopelijk heeft je vervanger al veel post en mail afgehandeld en weggegooid. Kijk wat er ligt, stel prioriteiten vast, maar blijf wel realistisch.

Houd de drie S-en in gedachten: Scannen, Sorteren en Stomweg weggooien.

Fijne vakantie!

Beeld: tm22

Angst voor een leeg bureau

Er is vast geen Latijnse term voor, zoals we die kennen voor 'angst voor spinnen' (arachnafobie) of 'pleinvrees' (agorafobie), maar toch maak ik me er sterk voor dat hij bestaat: de angst voor een leeg bureau. Het komt vooral voor bij mensen die de hoeveelheid spullen op hun bureau recht evenredig beschouwen als maatgevend voor de hoeveelheid werk die ze verzetten. En een leeg bureau... Zo iemand heeft dus niets te doen. En daarmee geen waarde voor de organisatie. Onzin!

Vooroordeel #1: Een vol bureau betekent dat je het druk hebt.
Een vol bureau betekent alleen dat je veel spullen om je heen hebt verzameld. Het is helemaal niet gezegd dat alles wat er ligt, ook bij jou thuis hoort. Of dat alles wat er ligt relevant is voor de taak die je moet uitvoeren. Sterker nog: een vol bureau maakt de kans kleiner dat je nog weet wat er ligt, en daarmee ook de kans dat je weet welke taak je éérst moet uitvoeren.

Vooroordeel #2: Een clean desk betekent een volledig leeg bureauoppervlak.
Zo rigide hoeft nu ook weer niet. 'Clean' betekent niet leeg, maar 'opgeruimd, overzichtelijk'. Op een clean desk weet je wat er ligt: het werk waar je op dat moment mee bezig bent. Alle andere documenten bewaar je in mappen, bakjes, kast, of nog liever: je pc. Clean desk werken betekent niet papierloos werken, maar wel papierarm. Print dingen gerust uit als je ze moet lezen - want lezen van het scherm is voor veel mensen nog steeds minder prettig dan van papier - maar bewaar niet álles. Wees kritisch: gooi oude versies weg, gooi alles weg dat je digitaal hebt en niet meer hoeft door te lezen.

Vooroordeel #3: Hoe drukker je lijkt, hoe waardevoller je bent voor een organisatie.
Extremen zijn nooit goed. Mensen die om 11 uur binnenzeilen, niets uit hun handen krijgen en na een lange lunch om half drie weer de deur uit zijn, zijn absoluut geen aanwinst voor een organisatie. (Even gesteld dat ze in deze tijden van Het Nieuwe Werken niet op andere tijdstippen hun werk doen: ik heb het over mensen die niet opleveren waarvoor ze worden betaald.) Maar net zo goed zijn mensen die altijd de stoom uit hun oren hebben komen, gangen door hollen met armen vol documenten en roepen, op de vraag hoe het gaat 'Drukdrukdruk!' - die mensen zijn ook niet echt een aanwinst te noemen. Op de lange termijn zal je gevoel van werkdruk en stress absoluut invloed krijgen op je prestaties.

Zorg dat je overzicht krijgt over je acties. Wat wordt er van je verwacht? Wat staat je nog te doen? Ook een leeg bureau kan heel prettig zijn. Als je over dat gevoel van leegte heen stapt, zul je merken dat het heerlijk is om te kunnen focussen op je kerntaken, zonder dat allerlei stapels om je heen afleiden.

Schiften dus!

Beeld: Mingo.nl