Grip op je privépost

Fysieke post valt steeds minder vaak op de mat, maar helemáál verdwenen is het echt niet. Er blijft van alles binnenkomen. Om te zorgen dat lege enveloppen, bankafschriften, belangrijke papieren en reclamefolders niet door elkaar raken, is er maar één remedie: selecteren aan de poort.

Dat betekent dat je bij het openmaken van je post meteen moet besluiten wat je er mee moet doen. Net als op je werk eigenlijk – daarover in een ander blogverhaal meer. Maak vier stapels:
1. Oud papier. Spreekt voor zich: meteen alle enveloppen, reclamefolders die niet interessant lijken… Ruimt lekker op.
2. Bewaren. Daar leg je alles op wat geen actie van jouzelf vraagt, maar wel bewaard moet blijven. Bijvoorbeeld bankafschriften, salarisstroken en ander papierwerk van officiële instanties.
3. Lezen. Deze stapel kan je tijdschriftenbak in! Tijdschriften natuurlijk, maar ook ander leesvoer. Heb je wat tijd? Kijk dan kritisch naar je huis-aan-huisblad of het blad van je ziektekostenverzekeraar en scheur alleen die artikelen eruit die je echt aanspreken. De rest kan dan bij het oud papier. Heb je geen tijd? Al het leesvoer gewoon op een stapel; uitzoeken komt later wel.
4. Actie! De belangrijkste stapel. Hierop leg je alle papieren die om een actie vragen. Te betalen rekeningen natuurlijk (liefst samen in een doorzichtig mapje, dan zie je niets over het hoofd) en post die je moet beantwoorden. Hierin leg je ook dingen die meer tijd nodig hebben dan dat moment dat je aan de keukentafel ervoor hebt. Bijvoorbeeld informatie over je spaarloonrekening waarvan je nog niet hebt besloten of je je tegoed opneemt.

Je papierwerk verder verwerken kun je handig doen door drie bakjes te gebruiken.

Bovenop komt alle actie-post; het belangrijkste en dus het meest in het zicht. In het midden leg je dingen die je aandacht nodig hebben, maar niet meteen. Bijvoorbeeld iets waarover je nog vragen verwacht, of een informatiebrief over de afspraak bij de specialist waar je volgende maand naar toe gaat. Onderop leg je alle bewaarpost.

Is dat bakje vol? Pak de stapel op en breng het naar je ‘permanente bewaarplek’. Dat kan een kast met archieflades zijn, een ordner, een verzameling hangmappen… Welk systeem je aanhoudt is persoonlijk, zolang je het maar kunt terugvinden!


Foto: loop_oh

Vooruitkijken naar de dag van morgen

Aan het einde van een werkdag heb je veel aan je hoofd - de files bijvoorbeeld. En had je dat vlees voor vanavond nu ontdooid? Niet vergeten om vanavond je moeder te bellen over die verjaardag van oma. En verdorie, nu is het vandaag weer niet gelukt om een opzet te maken voor dat rapport!

Toch is er aan het einde van een werkdag ook iets anders belangrijk: de volgende werkdag. Los van het feit dat het voor de schoonmakers fijn is als je werkblad leeg is ’s avonds, is het vooral ook een genot om ’s morgens aan een opgeruimd bureau te gaan zitten.

Probeer daarom aan het einde van de dag een kwartier in te ruimen om vooruit te kijken naar de dag van morgen. Wat voor afspraken heb je? Heb je alles dat je daarvoor nodig hebt? Wat ga je ruwweg doen met je dag morgen?

Stuk voor stuk vragen die je óók ’s morgens kunt stellen, en er dan een antwoord op vinden. Maar het is prettig beginnen als je overzicht hebt over je dag. Heb niet de illusie dat je hem helemaal kunt plannen, want dat kan niet. Als je maximaal zes uur van een achturige werkdag kunt plannen is dat al een absoluut efficiency-record; al hangt het af van het soort werk dat je doet.
Toch zal het je een prettiger gevoel geven wanneer je start met overzicht. Probeer het zelf!



Foto: Gerlos