In Het Donker Lijkt Alles Groter

Onderzoeken genoeg die vertellen over de effecten van werkdruk. 'Van hard werken is nog nooit iemand doodgegaan!' kun je niet met goed fatsoen roepen, als je weet dat er in de Japanse taal een eigen woord voor bestaat: karoshi. Nederlandse medewerkers wachten over het algemeen niet met vertrekken tot de baas naar huis gaat; toch is ook in ons land werkdruk een belangrijke oorzaak van ziekteverzuim. Vier handreikingen om beter om te gaan met je werkdruk.

Maak onderscheid tussen wat er van je wordt verwacht, en wat jij denkt dat er van je wordt verwacht. Weet je wat je taken zijn en welke output je levert in deze organisatie? Je functieprofiel is daar niet altijd geschikt voor, wél een regelmatig en open contact met je leidinggevende. Ben je nog bezig met de juiste prioriteiten? Zijn er dingen die je even op het sudderpitje kan zetten, omdat de organisatie juist ergens anders mee bezig is? Blijf goed aangehaakt, zodat je de energie die je hebt, steekt in de juiste dingen.

Maak inzichtelijk hoeveel tijd je werk kost. Op je actielijst schrijf je hoeveel tijd je ongeveer nodig denkt nodig te hebben voor elke taak. Dat helpt met keuzes maken ('Kan ik dit vandaag nog afronden?') maar toont ook aan dat sommige dingen niet haalbaar zijn. Vijf dingen die elk twee dagen kosten passen niet in één werkweek en kunnen dus ook niet allemaal een deadline over zeven dagen hebben. Vind je het lastig in te schatten hoeveel iets kost? Hou het drie werkdagen lang bij, op een tijdschrijfformulier dat tijd in kwartieren opdeelt (een voorbeeld kun je bij mij opvragen: karen@newbroom.nl). Je zult patronen leren herkennen.

Maak keuzes uit je acties. Als je weet dat sommige dingen niet haalbaar zijn, overleg je met je leidinggevende. Wat verwacht hij of zij? Waaraan kun je het beste prioriteit geven? Is er iemand die je hierbij - of bij een deel van het werk - kan ondersteunen? Is die mogelijkheid er niet, neem dan zelf een besluit. Als je twee uur tijd beschikbaar hebt en vier taken van elk twee uur, kun je beter aan allevier een half uur besteden, dan één taak de uitverkorene maken. Als je dat wel doet, blijven de drie andere knagen aan je geweten. Maak je met allevier een begin, dan kom je vaak tot nieuwe inzichten. Misschien kun je iets wel sneller doen? Op een andere manier? Samen met iemand anders? Combineren met een andere taak?

Vergeet niet: In Het Donker Lijkt Alles Groter. Als je 's nachts woelt en draait, in je hoofd e-mails aan het formuleren bent en blijft denken aan wat er nog moet gebeuren, is er iets vervelends aan de hand. Juist 's nachts lijken problemen vaak groter. Doe het licht aan, neem pen en papier ter hand, en SCHRIJF. Begin je zelf met af te vragen: 'Wat kan ik hier nu nog aan doen?' Heel vaak is het antwoord - althans, om half twee 's nachts zeker - gewoon: niets. Iets waar je over piekert kost je energie - pas op dat het niet weg blijft lekken, want je energie is geen oneindig reservoir. Eerder een batterij die je moet opladen. Schrijf dus op: wat ga ik morgen aan dit onderwerp doen? Een collega raadplegen. Navragen hoe het zit met XYZ. Met al deze informatie een opzet maken voor ABC. Haal het uit je hoofd! Met een vol hoofd - en met koude voeten - is het lastig in slaap vallen.

Beeld: Smiley Stew

Druk in je hoofd

Ieder mens kent drukke tijden. Waarin je hoofd soms overstroomt van gedachten, acties, dingen die je wilt onthouden of juist vergeten. Wat te doen aan een druk hoofd? Drie tips die je hoofd meer lucht geven.

Schrijf op waar je aan denkt; maak je hoofd leeg. Een dagboek is meteen weer een hele stap, maar schrijf op wat er in je hoofd rondmaalt. Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden wat je nog moet doen. Komt er ook op andere plekken van alles in je op? Leg een schrijfblokje op je nachtkastje, in de badkamer, keuken... Wat dan ook.

Verzamel wat je allemaal opschrijft en geef het een plek in tijd en ruimte. Je moeder bellen? Schrijf het op de kalender (eentje die je regelmatig ziet!). Administratieve klusjes? Maak een lijstje, leg het naast je computer en ga er vanavond een half uur voor zitten. Grotere klussen die met je werk te maken hebben? Kijk in je agenda wanneer je die gaat doen, of wanneer je er in elk geval een begin mee maakt. Zet ze op je actielijst. Boodschappen, huishoudelijke taken? Bepaal wie het gaat doen en wanneer, of wat er nog voor nodig is voordat het gebeurt.

Luister naar wat er in je hoofd omgaat en 'trek het los', waar dat nodig is. Vaak draait er iets in een kringetje rond, of blijf je ergens over piekeren, zonder er iets aan te dóen. Twijfel je over een besluit? Dat is niet erg, zo lang je maar een beeld hebt wanneer je een knoop gaat doorhakken. Het is prima om een paar uur te sudderen over de beste beelden voor die belangrijke presentatie. Het niet OK om datzelfde te doen over de tekst van een e-mail aan je collega.


Beeld: mrzestyness

Er is geen beste manier...

... maar wel altijd ruimte voor verbetering." Dat is mijn respons als een potentiële klant huiverend vraagt of hij of zij nu ook 'aan dat lege bureau en zo'n digitale takenlijst moet'. Niet iedereen werkt op dezelfde manier, en dat hoeft ook niet! Mijn uitgangspunt is: als het voor jou maar werkt.

Vooroordeel 1: Acties moet je digitaal bijhouden
De een vinkt er fluks op los in Outlooks digitale takenlijst en weet precies wat er nog openstaat. De ander zweert bij een fysieke takenlijst die hij kan oppakken, meenemen en volschrijven met aanverwante gedachten. Beide situaties zijn prima; wél kijk ik altijd of er iets te optimaliseren is.

Acties noteren op papier is geen enkel probleem, zo lang je acties niet op geeltjes krabbelt en overal op je werkplek plakt. Die raak je snel kwijt en maken je werk bovendien onoverzichtelijk. Een to-do blok (standaard in elke kantoorboekhandel) werkt prima, maar ook een schrift, groot schrijfblok of notitieboek zijn prima. Een paar tips:

Groepeer acties die bij elkaar horen. Omdat ze gaan over hetzelfde projectonderdeel, of besproken moeten worden met dezelfde persoon.
Maak onderscheid tussen acties en gedachtenspinsels. Noteer achter je actie bijvoorbeeld een grote A in een cirkel, zodat je die kunt wegstrepen als je klaar bent. Of markeer acties met een kleur of markeerstift.
Wees concreet! Alleen dan is de kans er dat je het ook daadwerkelijk gaat DOEN. De actie 'intranet bijwerken' gaat niet gebeuren. Maar wel 'J. bellen over nieuwe publicaties voor vermelding op intranet.'

Vooroordeel 2: Bakjes op je bureau is zwaar uit de tijd
Bakjes en mappen kunnen een goede manier zijn om je werkstroom te ordenen. Alleen is het niet overal meer mogelijk om ze op je werkplek te hebben staan, als je wisselt van werkplek bij verschillende activiteiten (geconcentreerd werken, vergaderen, enzovoort). Dat betekent niet dat je door het leven moet gaan met slechts je smartphone, pen en papier. Ook flexwerkers 'mogen' werkdocumenten hebben. Een paar tips die voor iedereen gelden:

Maak in elk geval onderscheid in de functies Actie, Bewaren en Afwachten. De 'Bewaren' dingen verwerk je het liefst meteen: door ze te scannen, of op de juiste fysieke plek op te bergen. 'Afwachten' betekent meestal dat een ander er mee bezig is en dat het later aan bod komt. 'Actie' zijn de dingen waar je iets mee moet doen, omdat het tot je taken behoort. Dat kun je ook weer uitsplitsen, bijvoorbeeld per project of per (interne) klant. Een klant van mij had het onvergetelijke eigen systeem met bakjesnamen als 'Treinvoer', 'Gedachten', 'Bulletjes' en 'In de benen'. Whatever works for you!
Haal regelmatig de bezem door je systeem. Mensen hebben vaak dingen op hun bureau die maar weinig worden gebruikt, of gewoon geen actieve functie meer hebben. Een stapel documenten die moeten worden gefiled: tenzij je er mee bezig bent, is dit niet de juiste plek! Loop mappen en bakjes - als je die nog hebt - kritisch door. Kun je dingen samenvoegen? Weggooien? Scannen? Bewaren of vinden op een andere plek?

Als ik werkplekbezoeken afleg vind ik het belangrijk om goed aan te voelen wat iemands werkstijl is. Het maakt veel verschil of je visueel bent ingesteld, of niet. Of je denkt in structuren, of eerder associatief bezig bent. Niet ieder systeem past bij iedereen, dus ik kijk naar wat goed aansluit, wat werkt en wat juist bij deze persoon die 'vonk' geeft om hem of haar in beweging te krijgen. Ook slimmer werken is soms maatwerk!

Beeld: myrrh.ahn