Zoeken in deze blog

dinsdag 6 maart 2012

Verhuisbericht



Alle informatie over slimmer werken vind je nu op één plek: mijn website.
De blogstukken die hier staan, zijn meeverhuisd en staan op de blogpagina.

Heb je vragen? Neem dan contact met me op! Stuur een mail naar karen@newbroom.nl.

Bedankt voor je interesse!

donderdag 8 december 2011

Over stresskippen en bore-out

Mensen reageren verschillend op stress. De een krijgt er energie van, de ander wordt er door lamgeslagen. Hetzelfde werkt op de werkplek: collega 1 veert op van een lekkere deadline, collega 2 ziet er als een berg tegenop.

Ik las een leuk boek van Carien Karsten over stresstypes: ‘Daar ga ik weer!’. In het boek zit een test waarmee je kunt achterhalen wat voor stresstype je bent. Met die achtergrondkennis over jezelf kun je stress beter voorkomen en bestrijden. Carien Karsten onderscheidt vier types: turbo, crash, hooggevoelig of bore-out. Dat laatste is de tegenovergestelde vorm van burnout: bore-out wordt ook wel vervelingsziekte genoemd. Mensen die dit ervaren, doen ofwel routinewerk, of hebben het gevoel dat ze onder hun niveau werken. Een andere vorm van stress dus, die niets te maken heeft met de ‘stresskip’ die mensen associëren met het onderwerp stress.

Wil je meer weten over stress op je werk? Doe dan op de website van de GGZ Drenthe een korte – niet-wetenschappelijke – test over werkdruk, je werksituatie en ontspanning.

Alvast drie tips van mijn hand:

1. Maak onderscheid tussen werklast en werkdruk.


Sommige mensen hebben het in hun hoofd al heel snel druk, terwijl hun feitelijke werklast niet heel groot is. Je kunt ook werkdruk ervaren omdat je je taken moeilijk vindt, niet precies weet waar je moet beginnen of wat er van je verwacht wordt. Zorg dat je alle informatie hebt over je werklast: wat moet er gebeuren, wat moet het opleveren en wanneer moet het klaar zijn? Alleen zo kun je prioriteiten stellen.

2. Weet dat de boog niet altijd gespannen kan zijn.

Als je een elastiekje steeds verder uitrekt, gaat de rek eruit. Zo werkt het ook bij mensen. Om het in een andere metafoor te houden: laad je batterij regelmatig op, anders gaat dat na verloop van tijd steeds moeilijker. Neem een lunchpauze, en niet eentje achter je bureau. Al is het maar een kwartier: doe iets anders. Lees de krant, maak een korte wandeling.

3. Meten is weten.

Hoeveel tijd besteed je aan welke taak? Hoe lang ben je gemiddeld bezig met het voorbereiden van taak X of het uitwerken van taak Y? Pas als je daar goed inzicht in hebt, kun je inschatten of je deze dag/week/maand nog tijd hebt voor een nieuwe taak/nieuw project/nieuw verzoek om iets te doen. Wil je het precies weten? Schrijf dan twee weken lang elke dag op waar je tijd aan op gaat. Per kwartier of half uur noteer je wat je doet. Met dit ‘kasboek van tijd’ zie je pas écht waar je tijd aan opgaat.

Werk ze!

Resultaatgericht werken: de bullshitbingoterm van HNW

Managementjargon kan ver doorschieten, tot je bepaalde woorden en uitdrukkingen niet meer kunt horen omdat je er spontaan jeuk van krijgt. ‘Alle neuzen dezelfde kant op krijgen’, is er zo eentje, of ‘synergie realiseren’. Je kunt er leuk bullshitbingo mee spelen. Ook in discussies over HNW zie ik er minstens één: resultaatgericht werken. Wat is dat en hoe doe je het?

‘Resultaatgericht’ is de tegenhanger van ‘aanwezigheidsgericht’. In de oude manier van werken moest je er zijn, wilde je ook iets doen. Dat is voorgoed passé. Zoals de prikklok ons al leerde: aanwezigheid zegt geen biet over je productiviteit. Acht uur uit het raam staren kan betaald en onbetaald.

Om resultaatgericht te kunnen werken, moet je weten wat je doel is. Dat kun je zowel groot als klein zien: groot, door je project duidelijke doelen en doelstellingen te geven; klein, door een e-mail te schrijven met een duidelijke boodschap. In beide gevallen geef je antwoord op de basisvragen: waar gaat het over, wat wil je bereiken met je verhaal en hoe ga je dat realiseren?

Om te weten wat je doel is, zwem je terug omhoog via de waterval. Met een mooie bullshitbingoterm heet dat ‘cascadering’. Dat zit zo: in theorie moet je uit de visie van een organisatie kunnen afleiden wat de organisatieonderdelen allemaal doen. En uit de doelen en doelstellingen van een organisatieonderdeel zijn die van je afdeling af te leiden, en daaruit die van jouzelf. Wees daarin niet te strak: veel mensen gedijen minder goed in een werkomgeving met strak geplaatste piketpaaltjes. De mate waarin je de vrije hand krijgt hangt af meestal van je rol in de organisatie.

Zorg dat je weet wat er in je functie van jou wordt verwacht, wanneer je dat gaat doen, en in grote lijnen hoe je dat gaat realiseren. Pas als je dat weet, kun je echt resultaatgericht werken.

Werk ze!


Over werkdruk en druk werk

In veel organisaties is de werkdruk een steeds nijpender probleem dat negatieve effecten heeft op de motivatie van mensen. Werkplezier raakt steeds verder weg. Wat kunnen manager en medewerker hieraan doen?

Vermijd de welles-nietes discussie.
Of iemand werkdruk als negatief ervaart, is heel persoonlijk. Bij de een breekt het zweet uit als er twee telefoons tegelijk rinkelen; van de ander mag het nog wel iets drukker worden. Beide gevoelens zijn prima; zo lang je maar beseft dat je alleen over je eigen beleving iets te zeggen hebt. Blijf respectvol omgaan met de ander.

Benoem de begrippen en maak concreet wat je eronder verstaat.
Wat is werkdruk en wat is werkplezier? Waar krijg je energie van als medewerker en wat werkt negatief? Welke signalen merk je bij jezelf als de werkdruk te hoog wordt?

Vertaal werkdruk en werkplezier in ideeën voor verbeteringen.
Als je met elkaar in gesprek gaat (en blijft!) is er samen veel te verbeteren. Brainstorm over hoe je de werkdruk kunt laten dalen en het werkplezier laten toenemen. Want klagen geeft lucht, maar is op de lange termijn funest voor iedereen. En als vijf nieuwe collega’s erbij geen optie is, moet het uit iets anders gaan komen. Denk samen na.

Om over na te denken…
•Direct betrokkenen hebben vaak het beste zicht op een situatie én op een mogelijke oplossing. Geef hen vertrouwen en ruimte voor verbeteringen.
•Er is een grens aan harder werken, maar niet aan slimmer werken. Blijf zoeken naar manieren om werk anders te kunnen doen!
•Sommige dingen kun je niet veranderen, al zou je het willen. Choose your battles wisely.

Werk ze!

vrijdag 23 september 2011

Van 'goed voornemen' naar 'doen'

Talloze mensen hebben zich deze zomer van alles voorgenomen: minder vergaderen; op tijd naar huis gaan; dat langlopende project nu echt afronden. Waarom komt het er niet van? En wat kun je er aan doen om te zorgen dat het niet bij een goed voornemen alleen blijft?

1. Bekijk eerst waar je goede voornemen vandaan komt: is het wel echt ‘van jou’?
Mensen laten zich van alles aanpraten. Je zou dit boek moeten lezen; je moet toch echt aan de social media, enzovoort. Een goed voornemen heeft pas kans van slagen als het vanuit jezelf komt. Een ander kan je inspireren, maar de overtuiging moet bij jou liggen.

2. Denk door: wat is er voor nodig?
Voor sommige goede voornemens heb je andere mensen nodig. ‘Minder vergaderen’ is vaak lastig eenzijdig in te voeren. En wat is eigenlijk ‘minder’? Maak je voornemen concreet. Bepaal welke stappen je moet ondernemen om het te realiseren.

3. Organiseer je werk of werkomgeving om je voornemen makkelijker in te voeren.
Wil je voortaan op tijd naar huis gaan, blokkeer dan in je agenda alles na een bepaald tijdstip. Wil je het aantal binnenlopende collega’s beperken, maak dan afspraken over je beschikbaarheid voor vragen. Eén van mijn klanten draaide haar werkplek, zodat ze niet meer met het gezicht naar de deur zat. Dat scheelde veel afleiding!

4. Oefen jezelf: doe dingen die zelfbeheersing vragen.
Intermediair-columniste Roos Vonk schreef er al over: dril jezelf. Train je mentale spieren. Doe dingen bewust anders en houd dat vol. Muizen met je andere hand; elke werkdag afronden met je planning voor de volgende dag… Nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te slijten. Weten hoe je ervoor staat? Doe de wilskrachttest!

Werk ze!

Beeld: Loesje

maandag 19 september 2011

Andermans apen

Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Met andermans apen doel ik op acties die mensen bij je neerleggen, omdat ze er vanaf willen (delegeren) of omdat ze niet verder komen zonder dat jij ze helpt aan informatie. Andermans apen zijn voor andere mensen heel belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat ze dat voor jou ook hoeven te zijn.

Het hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; anders doet hij zijn werk niet. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1.Bekijk hoe urgent haar probleem is, en hoe belangrijk. Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?

2.Denk terug aan hoe vaak ze dit op deze manier heeft aangepakt, en spreek haar daarop aan. Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3.Beoordeel of ze het (deels) zelf kan doen. Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4.Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over nu en over de toekomst. Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

Werk ze!


Beeld: BaboMike

Wedstrijd: wie bedenkt betere term voor HNW?

‘Het Nieuwe Werken’ is een term die sterk aan slijtage onderhevig is. Ooit was het een duidelijke omschrijving van een bepaalde manier van werken. Tegenwoordig is er in de meerderheid van de Nederlandse bedrijven een vorm van HNW ingevoerd, of wordt er op zijn minst over nagedacht. Wie bedenkt een betere term voor HNW? Ik verloot het boek ‘Het Betere Werken’ van Denise Hulst onder de inzenders! Stuur je term naar karen@newbroom.nl.

In sommige branches word je als bedrijf niet meer serieus genomen als je HNW buiten de deur houdt; in elk geval niet door potentiële medewerkers. HNW wordt bijna HVW: Het Vanzelfsprekende Werken. Want waarom zou je eerst naar kantoor moeten komen, als je om half elf een afspraak op een andere locatie hebt? Loslaten blijft lastig voor managers. Drie valkuilen die ik regelmatig tegenkom bij de invoering van HNW:

1. Denken dat HNW een totale, radicale ommezwaai moet betekenen voor inrichting, ICT en arbeidsvoorwaarden. Tegelijk. Nu.

Niet nodig! Elke lange reis begint met een eerste stap, zei Boeddha al. En niet elke reis hoeft een verre reis te zijn… Inventariseer waar je medewerkers behoefte aan hebben. Wat zou je organisatie slimmer laten werken? Zet daar als eerste op in. Laat je niet gek maken door seminars, managementliteratuur of zakenrelaties. Doe waar jouw organisatie beter van wordt.

2. Denken dat HNW synoniem is voor thuiswerken, en thuiswerkers lopen de kantjes eraf, dat weet je toch?

Het is al al jaren geleden aangetoond dat thuiswerkers productiever zijn. Google maar eens op die twee termen, en je struikelde al in 2008 over nieuwsberichten en onderzoeken. Omdat productiviteit voor een inpakker van koekjes makkelijker te meten is dan voor een kenniswerker, moet je eigenlijk de medewerkerstevredenheid (lees: werkplezier) meten van mensen die flexibel mogen werken qua tijd en plaats. En die is zeker hoger! Al merken mensen die een dunne scheidingslijn hebben tussen werk en privé eigenlijk vaker dat ze te veel werken. Nog even de laptop open ‘s avonds… Voor je het weet is het elf uur.

3. Denken dat HNW een kadootje is voor medewerkers – dankbaar zijn dus! En niet zeuren.

Vanzelfsprekend zijn er medewerkers te vinden die juichend de digitale toekomst in springen. Die niet kunnen wachten tot ze zijn uitgerust met Dropbox, iPad, Mobile Me en smartphone en die zonder problemen wisselen tussen vergadertafel, belstoel en concentratiekamer. Afhankelijk van de organisatie zal een groot deel van de medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie, zeker als er nog onduidelijkheden bestaan over wat de nieuwe ‘regels’ zijn. Communiceren, communiceren, communiceren! Duidelijk zijn. Accepteren dat mensen verandering lang niet altijd leuk vinden. En het niet gek vinden als mensen steeds vroeger naar kantoor gaan komen omdat ze denken dat ze in de rij moeten staan voor hun favoriete plek.

HNW is niet te stoppen, blogde ik al eerder. Maar ieder in zijn eigen tempo en ritme.

Werk ze!


Beeld: Reid, Geleijnse en Van Tol