Hoe je je werk organiseert, is heel persoonlijk. Net zo persoonlijk als de inrichting van je huis. Daarin kun je ook niet stellen dat je iets moét doen. Ben je dol op antieke secretaires met veel vakjes en klepjes? Of ga jij liever voor een strakke designkast van Pastoe? Afhankelijk van je stijl, persoonlijke voorkeur en budget maak je een keuze.Hetzelfde geldt ook voor het leren organiseren van je werk en je werkplek. Sommige mensen die ik train zijn doodsbang dat ze nu moeten overschakelen op takenlijsten in Outlook en hun geliefde notitieboekje moeten wegdoen. Niets is minder waar! Maar net als een interieuradviseur wijs ik je wel op de voor- en nadelen van wat er mogelijk is, zodat je een betere keuze kunt maken.
Er zijn veel mogelijkheden, waarvan er veel goed werken, zij het niet in elke situatie of elke functie.
Acties noteren op papier is prima, zolang je maar zorgt dat je een goed systeem hebt. Waarin je ook wijzigingen makkelijk kunt opvangen, zonder dat je de hele lijst opnieuw moet schrijven (minus die ene afgeronde actie, die toevallig middenin je lijst stond). Acties in Outlook bijhouden heeft veel voordelen: de samenhang tussen acties blijft bewaard, je krijgt een melding als iets 'over de datum' raakt en je kunt acties makkelijk wijzigen. Maar inderdaad, als je aan de vergadertafel zit heb je je actielijst misschien niet bij de hand, tenzij je een smartphone hebt en dat prettig vindt werken. Afhankelijk van je werkstijl, persoonlijke voorkeur en functie maak je een keuze.
Een vol hoofd voelt als een kamer vol troep en wekt bij mensen ook dezelfde gevoelens op: onrust en onbehagen. Uit je hoofd dus met die acties… Pas dan zie je wat bij elkaar hoort, wat eerst moet - en wat misschien zelfs bij iemand anders thuishoort.
Om even in de kastenmetafoor te blijven te blijven: kiezen welke kast je neemt is persoonlijk, maar we kunnen wel vaststellen dat het überhaupt handig is om kasten in je huis te hebben – dan kun je tenminste iets opbergen. Net als dat we kunnen vaststellen dat het noteren van je acties, en dus het leegmaken van je hoofd, wel een minimale stap is om te zorgen dat je werk georganiseerd blijft. De invulling bepaal je zelf.
Foto: Gaspa
