Geen Blue Monday maar Blue Tuesday

Maandag 17 januari zou de meest depressieve dag van het jaar zijn, zo bedacht een Engelse psycholoog. Maar is maandag wel echt zo deprimerend? Voor veel mensen blijkt dinsdag een stuk moeilijker, omdat dan de realiteit van de werkweek 'binnendringt'. Een paar tips om je week makkelijker te kunnen starten.

1. Zorg dat je op je laatste werkdag vóór het weekend je volgende week plant. Dat hoeft natuurlijk niet in detail, maar bekijk hoe je week er ruwweg uitziet en wat je dan in elk geval wilt realiseren. Heb je veel overleg en vergaderingen? Dan kun je dus minder ander werk doen; houd daar rekening mee.

2. Kijk in het weekend liever niet in je e-mail. Het is de bedoeling dat je in het weekend los komt van je dagelijkse werk. Wie zijn Blackberry (of via de pc) steeds mail leest, komt in de verleiding om 'even snel' te antwoorden. Voor je het weet, is het normaal dat je in het weekend op mail reageert en kun je niet meer met goed fatsoen wachten tot maandag.

3. Bedenk wat je maandag als eerste een uur lang wil doen. Bij voorkeur is het een K-klus waar je tegen op ziet. Dat klinkt gek, maar geeft wel enorm veel voldoening. Doe in elk geval iets waar je nu echt voortgang in wil maken; dus niet heel veel kleine dingen, maar juist iets substantieels waar je een uur lang je tanden in zet. Kan dat niet op kantoor? Blijf 's morgens nog even thuis werken. Dat rijdt daarna ook nog eens lekkerder door.

4. Open pas een uur ná je start je mailbox. Anders is het dikke kans dat je gaat reageren op andermans vragen en verzoeken, waardoor je hele eigen planning voor die dag de mist in gaat. Vergeet niet: je mailbox is niet je actielijst!

5. Kijk wat je voor leuke momenten hebt in de komende week. Welke leuke taken ga je doen? Heb je helemaal geen leuke taken en herhaalt zich dat week na week, dan moet je dieper gaan nadenken of dit werk wel is wat je echt leuk vindt.

6. Maak het contrast tussen werken en vrij zijn niet zo zwart/wit. Doe je dat wel, dan smacht je alleen nog maar naar het weekend en sleep je je naar je werk. Neem dus tijdens je werk af en toe een pauze om de batterij op te laden. Ga door de week ook 's avonds wat leuks doen: een film, uit eten, naar vrienden toe... Of gewoon een avondje voor jezelf. Probeer niet elke avond stukken te lezen, maar prik een of meer avonden als 'werkvrij'. Liever daardoor een klein beetje werken in het weekend (iets lezen, wat ideetjes op papier zetten; dingen waar je niet aan toe komt in de drukte) dan een strikte scheiding tussen de twee.

Goede gewoontes in stand houden

Het veranderen van werkgewoontes kun je vergelijken met het veranderen van je eetpatroon: met een paar dagen dingen goed doen, ben je er niet. Wil je echt iets veranderen, dan moet dat permanent zijn - anders heb je een onmiddellijke terugval. Drie tips om de terugval te voorkomen.

1. Zorg dat wat je anders doet, niet extreem ver van je normale situatie en werkstijl afligt. Als je bijvoorbeeld houdt van afwisseling in je werk, bouw dan wat ruimte in voor 'even wat anders doen' en timmer je werkschema niet dicht met taken die urenlang duren.

2. Bedenk dat kleine veranderingen vaak meer impact hebben dan enorme besluiten. Pas als je elke dag iets anders doet, verandert er ook iets. Om in de dieetmetafoor te blijven: neem in plaats van twee koekjes bij de thee, er voortaan eentje. Dat houd je makkelijker vol dan helemaal niets. En kun je afbouwen naar een half koekje. Zo is het ook met werkgewoontes: elke dag aan het einde van de dag tien minuten je hoofd leegmaken (alle acties noteren, klaarleggen wat je morgen nodig hebt), is al een mooie stap op weg naar georganiseerd werken.

3. Maak veranderingen leuker voor jezelf. Beloon jezelf bijvoorbeeld met iets kleins, iedere keer wanneer je realiseert wat je had bedacht. Lees tien minuten dat leuke tijdschrift, nadat je een uur aan een vervelende taak hebt gewerkt. Volkswagen heeft hierover 'the Fun Theory' bedacht. Een leuk filmpje, dat ik vrijdag zag bij een seminar van Ben Tiggelaar. Heel inspirerend!

Is jouw cc ook mijn cc?

Veel mensen die mailen, denken precies te weten hoe de ontvanger met die mail omgaat. Bijvoorbeeld de snelheid van antwoorden - collega's genoeg die na een uur in je deuropening staan met de klassieker: 'Heb je mijn mail nog niet gelezen?'. Het prachtige Engelse gezegde 'Assumptions are the mother of all fuck ups' laat ook hier zien dat het niet handig is om te werken met aannames.

Bijvoorbeeld het sturen van een cc. Wat wil je dat de ontvanger daarmee doet? Als je ook van die persoon actie verwacht, is het slimmer om je mail door te sturen met een regeltje bovenaan. Zet daarin wat je concreet verwacht - bijvoorbeeld 'Wil jij hier ook je visie op geven?'- en wanneer. Niet iedereen leest mails die als cc worden ontvangen; ik zie steeds vaker mensen die cc's in een aparte map laten binnenkomen. Die map wordt misschien eens per week bekeken. Of helemaal niet!

Mailen is een vorm van communiceren. Dat houdt in dat mensen duidelijk moeten zijn over hun wederzijdse verwachtingen. Laat zien wat je vraag is en wat je wil dat de ander doet. Twijfel je of dat gaat lukken, of dat het op tijd gaat lukken? Dan is de ouderwetse telefoon nog altijd een slim medium. Nog beter en nog ouderwetser: binnenlopen en persoonlijk overleg. Dat houdt het menselijk!

Beeld: Reid, Geleijnse en Van Tol/Fokke & Sukke

Over lange reizen en olifanten

Een lange reis begint met één enkele stap. Of, iets minder filosofisch maar volgens hetzelfde principe: een olifant eet je niet ineens, maar ook hapje voor hapje.

Zie je op tegen het opruimen van je werkplek? Begin dan met een enkel stapeltje. Heb je alleen stapels van 30 centimeter hoog? Deel ze op in overzichtelijke stapels van ongeveer vijf of tien centimeter hoog. Neem je voor om elke dag één stapel door te nemen.

Wat weg kan, doe je weg.
Wat naar iemand anders door moet, stuur je meteen door.
Wat je moet bewaren, leg je op een aparte stapel 'Bewaren' (of nog beter: berg het op waar het thuishoort).
Waar je iets mee 'moet doen', komt in je bakje 'Actie'.

Voor wie geen energie heeft om de problemen uit het verleden op te lossen - neem je voor om morgen te starten, meteen als er post binnenkomt. Werk bovenstaand rijtje op deze manier af en je zult geen nieuwe aanwas van stapels meer krijgen.

En dan stapje voor stapje de achterstand nog wegwerken.

Dat is het mooie van goede voornemens: je kunt er élke dag mee starten.

Beeld: Loesje

Vraag het mij... op Twitter

Januari is de Maand van het Opgeruimde Bureau. Geen betere maand dan januari hiervoor! Een nieuw jaar, een nieuw begin... Overzicht. Focus. Een opgeruimde mailbox. Heerlijk... Maar niet voor iedereen een-twee-drie te bereiken.

Voor alle bedrijven, ondernemers, managers en medewerkers met concrete vragen op mijn vakgebied, houd ik vrijdagavond 7 januari tussen 19 en 20 uur Twitterspreekuur. In de maand januari doet een aantal collega's van de NBPO (de beroepsvereniging van professional organizers) iedere werkdag op dit tijdstip hetzelfde.

Via @nbpo kun je met alle vragen over werkplekorganisatie, HNW en slimmer werken bij me kwijt:

'Hoe vertel ik iemand netjes dat zijn werkplek zo niet langer kan?'
'Hoe zorg ik dat mijn mensen overzicht houden in een digitale werkomgeving?'
'Wat kan ik doen om de e-mail in ons bedrijf slimmer in te zetten?'
'Ik vind het moeilijk om realistisch te plannen. Hoe doe ik dat anders?'

Je krijgt concrete, praktisch toepasbare antwoorden per e-mail toegestuurd. Je vraag is geheel vrijblijvend en je contactgegevens worden, tenzij je anders aangeeft, alleen voor dit spreekuur gebruikt.

Wanneer?
Vrijdagavond 7 januari tussen 19 en 20 uur
Waar?
http://twitter.com
Hoe?
Verstuur een vraag op Twitter; begin je tekst met @nbpo. Je vraag komt dan bij mij terecht (maar is voor iedereen op Twitter zichtbaar). Ik reageer meteen; via Twitter of via e-mail. Eventueel licht ik mijn antwoord later uitgebreider voor je toe.

Nu al een vraag die niet kan wachten? Mail hem naar karen@newbroom.nl en je krijgt snel en vrijblijvend antwoord op al je vragen!

Je kunt me overigens het hele jaar door volgen op Twitter. Ik twitter als @NewBroom_NL.

Orde op zaken in de mailbox

Er is geen mens die drie keer dezelfde brief uit een envelop haalt, hem leest en toch maar weer terugstopt zonder er iets mee te doen. Gek genoeg doen we datzelfde wel met e-mail: lezen, even denken... Hm, toch maar niet nu. Aanvinken met 'Markeren als ongelezen'. Dat is een handige functie in Outlook, maar niet de beste manier om met je mail om te gaan!

Wat tips om slimmer met je mail om te gaan en het nieuwe jaar ook digitaal opgeruimd te beginnen:

1. Plan tijd in om je e-mail te behandelen. Doe het liever niet tussendoor; dan versnippert je aandacht en loop je de kans op een 'half gelezen' mailbox. Bij voorkeur twee of drie keer op een dag, steeds een half uur of een uur, afhankelijk van je hoeveelheid mail en de complexiteit ervan.

2. Sorteer je e-mail net als je gewone post. Reclame: weg, tenzij je er echt interesse in hebt. Dingen waarop je actie moet ondernemen: sleep ze naar een mapje 'actie', of klik op het vlaggetje achter het bericht, dat aangeeft dat het bericht opvolging nodig heeft. Je kunt ook aangeven voor welke datum je dat gedaan wilt hebben.

3. Houd de 2-minutenregel aan. Kun je een mail snel afhandelen, door bijvoorbeeld een kort antwoord te geven, doe dat dan ook. Alles onder de 2 minuten liever meteen!
Langere antwoorden, of dingen waarvoor je meer informatie nodig hebt, doe je op een ander tijdstip.

3. Zet de melding 'U hebt e-mail' uit. Dat werkt alleen maar op je zenuwen... Want wat zou er in staan? Het prikkelt je nieuwsgierigheid en leidt af van waar je mee bezig bent.

4. Maak gebruik van wizardregels. Dat zijn regels die jij instelt voor binnenkomende mails (kan ook voor uitgaande mails, trouwens). Je geeft aan dat mail van bepaalde afzenders, of met bepaalde woorden in het onderwerpsveld, naar een specifiek mapje gaan. Bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven waarop je hebt geabonneerd, of alle mail van een klant of over een bepaald project. Zo houd je overzicht in je inbox: wat bij elkaar hoort, staat bij elkaar. Dat geeft focus!

Beeld: cybertoad