Zoeken in deze blog

Powered By Blogger

woensdag 27 april 2011

De secretaresse is niet meer

Secretaresses die steno gebruiken zijn nog een zeldzaamheid; in elk geval leggen ze het ruimschoots af tegen het aantal secretaresses dat notuleert met de laptop.

Zo verandert er wel meer in dit vakgebied, zeker ook doordat overheid en bedrijfsleven steeds meer doordrenkt raken van Het Nieuwe Werken.

Samen met een collega van Het Betere Werken ontwikkel ik een nieuwe variant op de trainingen Het Betere Werken (HBW) die we al geven: HBW voor managementondersteuners. Want hoe ga je om met een manager die het grootste deel van zijn of haar werkdag niet meer op een vaste plek te vinden is? Die zelf afspraken maakt, zaken afhandelt zonder jouw tussenkomst en geen stapel papierwerk wil voor die tweewekelijkse boardmeeting, maar gewoon een iPad die op tijd gesynchroniseerd is? De wereld van de secretaresse verandert ingrijpend.

'Niet naar het werk, maar aan het werk' is een bekende omschrijving van HNW. Voor managementondersteuners wordt dat 'niet werken voor, maar werken met'. In de nieuwe training gaan we daar uitgebreid op in: hoe doe je dat als managementondersteuner, slimmer werken in een digitaler wordende wereld?

Op 25 en 26 mei sta ik met een collega van Het Betere Werken op de Secretary Business Days in Den Bosch. Interesse om ook te komen? Registreer je gratis via deze link!

Beeld: mpujals

maandag 18 april 2011

Balans tussen werk en privé

Zijn werk en privé twee gescheiden werelden ('and never the twain shall meet')? Ik denk van niet, al zal het vijftien of tien jaar geleden anders zijn geweest. Werk en privé moet je soms scheiden, soms mengen. Vijf tips om te zorgen dat de mix goed blijft. Wil je weten hoe jij er voor staat? Doe de test!

1. Weet wat de verwachtingen van je leidinggevende zijn. Een beetje moderne leidinggevende vindt het belangrijker wat je realiseert, dan of je wel stipt om half negen aan je pc zit. Helaas is outputgestuurd managen voor sommige leidinggevenden een brug te ver. Zorg dat je weet wat er van je wordt verwacht. Kun je overdag bellen om een tandartsafspraak te maken? Meestal wel. Maar mag je ook naar de tandartsafspraak toe onder werktijd? In sommige parttimebanen mag dat niet en hoor je die dingen op je niet-werkdag te plannen. Ken de geschreven én ongeschreven regels van je werkgever.

2. Vertel hem of haar jouw verwachtingen. Geef aan hoe je je week of dag wilt indelen en blijf daarover in gesprek. Zo wek je vertrouwen; thuiswerken voordat je naar een afspraak gaat wordt dan een kwestie van 'neem een voorbeeld aan X's slimmer werken' in plaats van 'waar blijft X in hemelsnaam? Ziek?'.

3. Bepaal wat je thuis doet en wat je op je werk doet. Bellen met je moeder over niet-dringende kwesties? Duidelijk gevalletje 'thuis'. Tussen 9 en 11 de loodgieter bellen voor het maken van een afspraak? Hangt af van je werktijd, maar duidelijk geval van 'moet wel op mijn werk'. De gevallen daar tussenin - 'grijze taken' - bekijk je apart. Je kunt je iets meer permitteren op je werk, als je weet dat je 's avonds thuis ook nog stukken zit te lezen of een mailachterstand inhaalt.

4. Kijk waar je jezelf kunt ontlasten. Er zijn werkgevers die al zorgen voor dienstverlening op de werkplek (kapper, stomerij, boodschappenservice). Mocht je niet in die gezegende omstandigheid verkeren, zoek dan zelf naar alternatieven die passen bij je omstandigheden en budget. Albert.nl voor de boodschappen bijvoorbeeld. Een strijkservice die je deze K-klus uit handen neemt. Laat een pakketje - als de postkamer het OK vindt... - op je werk bezorgen, in plaats van je naar het postkantoor te haasten op je vrije dag. Zoek een kapper met avondopenstelling.

5. Houd in het oog wat je doelen zijn, en werk daar naartoe. Het ligt natuurlijk aan je werkzaamheden, maar beoordeel jezelf niet uitsluitend op de hoeveelheid tijd die je aan werktaken hebt besteedt. Kijk vooral naar wat het heeft opgeleverd! Je resultaten tellen uiteindelijk, niet die uren. Soms is iemand mega-productief in een bepaald tijdsblok, en zakt het daarna in. Iedereen heeft zijn eigen ritme daarin; als je maar je uiteindelijke taken en doelen in het oog houdt. Wat wil je deze week realiseren? Misschien ben je sneller klaar dan je denkt!

Beeld: CWA Union

woensdag 6 april 2011

Je kunt digitaler dan je denkt

IBM had jaren geleden een advertentie die bestond uit slechts een paginagrote foto van een afgekloven potloodje. Daaronder de zin: 'Zolang dit nog op uw bureau ligt, valt er nog iets te verbeteren aan uw automatisering'.

Zo rigide als het paperless office is niet mijn stijl. Maar less paper, dat moet mogelijk zijn. Want hoeveel bewaar jij niet zowel op papier als digitaal? Notulen van vergaderingen, uitdraaien van andermans stukken...De meeste mensen lezen langere stukken het liefst van papier; beeldschermen van een pc zijn minder prettig. Tablet pc's zoals iPads zijn een tussenvorm, maar dan nog kun je daar niét met je gele marker overheen gaan of aantekeningen op maken.

Kijk kritisch naar al het papier om je heen en besluit: weg, bewaren, of verwerken en dan weg. Oudere papieren versies van een document kunnen weg. Huidige versies ook, als je ze niet meer binnen handbereik nodig hebt. Liever over twee maanden opnieuw dat stuk uitprinten dan het twee maanden stof laten eten op je bureau.
Verwerk aantekeningen op een document, schrijf acties die je bij het lezen invielen op je actielijst, en wég ermee.

Veel organisaties hebben inmiddels ook goede scanvoorzieningen gekoppeld aan de 'gewone' kopieermachine. Dingen die je niet digitaal hebt, maar wel wilt bewaren, kun je ook eenvoudig scannen. Bijvoorbeeld cursusmateriaal van een cursus waar je bent geweest, of kopietjes van interessante artikelen die je hebt uitgescheurd uit een vaktijdschrift. Dat scheelt al gauw een hele plank mappen die anders alleen maar stof staan te vergaren.

Digitale documenten zijn makkelijker te delen met anderen. Jouw interessante artikelen in een hangmap in je la zijn er alleen voor jou. Niemand profiteert daarvan. Maar scan ze, geef ze een duidelijke (!) naam, zet ze op het netwerk van je afdeling en voilà: je deelt kennis met collega's.

Beeld: Winnond