IBM had jaren geleden een advertentie die bestond uit slechts een paginagrote foto van een afgekloven potloodje. Daaronder de zin: 'Zolang dit nog op uw bureau ligt, valt er nog iets te verbeteren aan uw automatisering'. Zo rigide als het paperless office is niet mijn stijl. Maar less paper, dat moet mogelijk zijn. Want hoeveel bewaar jij niet zowel op papier als digitaal? Notulen van vergaderingen, uitdraaien van andermans stukken...De meeste mensen lezen langere stukken het liefst van papier; beeldschermen van een pc zijn minder prettig. Tablet pc's zoals iPads zijn een tussenvorm, maar dan nog kun je daar niét met je gele marker overheen gaan of aantekeningen op maken.
Kijk kritisch naar al het papier om je heen en besluit: weg, bewaren, of verwerken en dan weg. Oudere papieren versies van een document kunnen weg. Huidige versies ook, als je ze niet meer binnen handbereik nodig hebt. Liever over twee maanden opnieuw dat stuk uitprinten dan het twee maanden stof laten eten op je bureau.
Verwerk aantekeningen op een document, schrijf acties die je bij het lezen invielen op je actielijst, en wég ermee.
Veel organisaties hebben inmiddels ook goede scanvoorzieningen gekoppeld aan de 'gewone' kopieermachine. Dingen die je niet digitaal hebt, maar wel wilt bewaren, kun je ook eenvoudig scannen. Bijvoorbeeld cursusmateriaal van een cursus waar je bent geweest, of kopietjes van interessante artikelen die je hebt uitgescheurd uit een vaktijdschrift. Dat scheelt al gauw een hele plank mappen die anders alleen maar stof staan te vergaren.
Digitale documenten zijn makkelijker te delen met anderen. Jouw interessante artikelen in een hangmap in je la zijn er alleen voor jou. Niemand profiteert daarvan. Maar scan ze, geef ze een duidelijke (!) naam, zet ze op het netwerk van je afdeling en voilà: je deelt kennis met collega's.
Beeld: Winnond
Geen opmerkingen:
Een reactie posten