Vakantie met de drie S-en

Op vakantie gaan is geen fundamenteel mensenrecht, maar toch wel erg prettig. Al is het maar een week in je eigen tuin doorbrengen – even ‘afschakeltijd’ heeft iedereen nodig. Hol jij op je laatste werkdag het pand uit, onderwijl nog wat overdrachtsinformatie roepend naar je collega en spurt je naar huis om van alles in je koffer te gooien? Mail je de eerste dagen nog over dingen die je bent vergeten en kost het je moeite om je helemaal los te maken van je werk? Met deze tips gaat het dit jaar anders.

Zorg voor een goede vervanger en maak daar heldere afspraken mee. Weet diegene wat je taken zijn? Welke kunnen worden overgenomen en welke liggen tijdelijk stil? Wat gebeurt er met je e-mail, post en aanwezigheid bij vergaderingen? Waarvoor kun en wil je gebeld of gemaild worden en waarvoor absoluut niet? Afspraken daarover zijn van groot belang en voorkomen dat jij bij terugkomst verzuipt in het achterstallige werk. En meteen weer op vakantie wil (nadat je je vervanger hebt gewurgd).

Zorg dat je leidinggevende weet wat hij of zij kan verwachten tijdens je afwezigheid (en direct daarna!). Tenzij je vervanger 16 uur per dag gaat werken, is het onvermijdelijk dat je werk een ‘productiedip’ zal vertonen. Projecten liggen tijdelijk stil, niet-urgente dingen blijven liggen. Accepteer dat zelf ook!

Kijk een paar weken voor je vakantie al vooruit naar je laatste werkdagen. Blokkeer in je agenda tijd om dingen af te ronden en over te dragen. Begin alvast aan een eventueel overdrachtsdocument, waarin je voor je vervanger beschrijft wat er speelt, wat hij of zij kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren. Zet het op per dag of per taak; noteer alvast wat gedachtes in telegramstijl of bullets en werk dat later uit. Laat dat niet liggen tot de laatste dag, want dan wordt je overdrachtsdocument de sluitpost van vakantievoorbereidingen.

Begin je laatste werkweek niet meer aan nieuwe dingen. Maak je collega’s duidelijk hoeveel tijd je nog hebt en wat ze wel en niet van je kunnen verwachten. Pas op voor schuldgevoelens: ‘Dat doe ik nog wel even’ is een heel gevaarlijke uitspraak. Alle kans dat je of iets oplevert dat kwalitatief onder de maat is, of zelf je de laatste week nog uit de naad moet werken om te doen wat je hebt beloofd.

Houd je agenda de laatste werkdag zo leeg mogelijk. Ga voor afhandelen, overdragen, opruimen, de laatste eindjes afbinden. Als je het goed hebt voorbereid moet dit mogelijk zijn. Houd ruimte voor onverwachte ontwikkelingen; je moet altijd meer doen op zo’n laatste dag dan je denkt. Maak je hoofd ook leeg: noteer alles dat je invalt of nog in je hoofd ronddwarrelt.

Lees in je vakantie je mail niet. Voor je het weet meng je je in discussies of ga je in op vragen over onderwerpen waar je iets vanaf weet. Als het goed is vertelt je out-of-officereply dat je er niet bent, dat collega X jou vervangt voor zaken die niet kunnen wachten (belangrijke nuance!) en ook wanneer je weer terug bent. Laat je vervanger eventuele dringende mails doorsturen naar je privémail en spreek af hoe vaak je die zult lezen – liever niet vaker dan eens in de week. Bloedspoedbelangrijk? Vraag of je een SMS kunt krijgen in zo’n geval.

Zet je out-of-office reply al aan op de ochtend van je laatste werkdag en pas weer uit op de tweede dag na je vakantie. Het lijkt een zinloze buffer, maar kan een wereld van verschil maken. Als de meeste mensen denken dat je al (of nog) op vakantie bent is het een stuk makkelijker om af te ronden respectievelijk op te starten. Als je flexibel bent in je vakantiedata, kun je er ook voor kiezen om op vrijdag weer je eerste werkdag te hebben, in plaats van de geijkte maandag. Vrijdag is een rustige dag in veel organisaties en geeft je de kans om even op adem te komen, te overzien wat er ligt en je eerste week te plannen.

Houd veel lucht in je agenda in de eerste week na je terugkomst. Maak een afspraak met je vervanger op je eerste dag terug om de stand van zaken door te nemen. Blokkeer nog één of twee dagen om rustig te kunnen opstarten. Kan dat niet? Maak dan in elk geval geen afspraken die dagen.

Maak heldere keuzes in het werk dat er op je ligt te wachten. Je hoeft niet álles te lezen wat er is geschreven in je afwezigheid. Hopelijk heeft je vervanger al veel post en mail afgehandeld en weggegooid. Kijk wat er ligt, stel prioriteiten vast, maar blijf wel realistisch.

Houd de drie S-en in gedachten: Scannen, Sorteren en Stomweg weggooien.

Fijne vakantie!

Beeld: tm22