Valkuil nummer 1 van e-mail

Het lijkt zo voor de hand liggend om te doen, dus doet – bijna – iedereen het: de dag beginnen in je inbox. Want hoe weet je anders wat er in je afwezigheid is gebeurd? Het lijkt zo logisch en toch is het valkuil nummer 1: de dag beginnen met het openen van je mail.

Het meest waarschijnlijke scenario is dat er nieuwe mail is. En dat je die niet alleen gaat lezen, maar ook gaat afhandelen. Voor je het weet is het tien voor elf, heb je nog tien minuten om die vergadering voor te bereiden en is er niets gekomen van een start maken met je voortgangsrapportage – iets dat je je gisteravond nog zó had voorgenomen.

Je dag starten met het afhandelen van de e-mail betekent dat je je inbox bepalend laat zijn in je prioriteiten van de dag. En dat is, uitzonderingen daargelaten, geen handige aanpak. (Wat de uitzondering kan zijn? Iemand die voortdurend bereikbaar moet zijn, zoals een woordvoerder. Iemand wiens functie zo dienstverlenend is voor veel mensen dat binnengekomen e-mails zo snel mogelijk moeten worden behandeld – zoals een medewerker reserveringen bij een hotel, of de staf van een afdelingssecretariaat.)

De tussenvorm, mailtjes openen, bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’ is ook geen oplossing. Want je blijft nadenken over dat ene mailtje… Hoe ga je dat aanpakken? Wat had je daar ook al weer voor nodig? Om nog maar te zwijgen over de hoeveelheid tijd die je er mee verspilt, want je moet het later toch nog een keer doen, die mails lezen.

De beste aanpak is: eerst doen wat je die dag wilt doen, of er op zijn minst een flinke start in hebben gemaakt, voordat je kijkt in je inbox. Prik een tijd, bijvoorbeeld half elf, waarop je wel gaat kijken. Laat tot die tijd Outlook gewoon dicht! De melding ‘Ping! Er is een nieuwe e-mail binnengekomen’ met geluidje of envelopje had je hopelijk al eerder uitgezet… Ook die leidt enorm af van de andere werkzaamheden waar je mee bezig bent.

En die collega die om half tien binnenloopt en vraagt of je zijn e-mail nog niet hebt gelezen – die antwoord je gewoon dat je nog met andere dingen bezig bent. Het vergt wat tijd, maar mensen gaan heus wennen aan het feit dat jij niet met ‘kerende post’ alle e-mail beantwoordt. Twee of drie keer per dag je e-mail openen en afhandelen is veel efficiënter! Hoe je e-mail slim afhandelt komt een volgende keer aan bod – ook daarvoor zijn er handige tips en tricks. Werk ze!

Illustratie: m-c