De kinderziekte niet – dat is voorbehouden aan niet-gevaccineerde kleuters. De rode stippels, die wel! In een experiment over slim omgaan met je tijd lieten de onderzoekers kantoormedewerkers een rode stip zetten op een document, iedere keer als ze het door hun handen lieten gaan. Het resultaat: papier met de mazelen. Wie zijn dag opstart met een relatief vol bureau, kan er vast en zeker over meepraten. Je gaat zitten, start je pc of laptop op, en kijkt eens rond. Stapeltjes! Wat was die linker ook al weer? Je bladert er doorheen. Het bovenste… O ja, dat moest je doorlezen en je commentaar aan collega Y. geven. Dat doe je zo wel, eerst even thee halen. Het document eronder… Ja, het memo van HR over je keuzes voor het nieuwe jaar wat arbeidsvoorwaarden betreft. Dat weet je nog niet; eerst maar eens op intranet zoeken of die ‘fiets-van-de-zaak’ nog bestaat en dan zie je wel weer verder.
Het is dat je geen stippen zet, maar anders zou het zichtbaar worden: dat je bij elkaar opgeteld veel, héél véél tijd kwijt bent aan het beoordelen van je eerstvolgende stap bij een document. Om nog maar te zwijgen over het uitstellen van die eerstvolgende stap. Elke keer dat je er naar kijkt, moet je weer bepalen wat je ermee moet doen. En dat kost enorm veel tijd!
Welke methodiek je ook gebruikt bij het slimmer werken; die van Het Betere Werken, Getting Things Done… Allemaal zijn ze er kristalhelder over: Denk Maar Eén Keer Over Iets Na. Bepaal meteen wat je er mee moet doen. Weg? Wegdoen. Doorsturen? Schrijf iemands naam erop en in de uitbak! Vragen aan collega P. hoever hij is met het materiaal voor dit rapport? Doen!
Post-it notes, alom tegenwoordig in kantoren, zijn niet heel verstandig om je acties op te noteren. Om de simpele reden dat ze kwijt kunnen raken, ergens tussen kunnen raken, maar vooral omdat allemaal losse papiertjes in een stapel nu niet bepaald helpen bij het houden van overzicht. Waar ze wel super voor zijn, is om te bepalen wat je eerstvolgende stap is. ‘Lezen’, ‘Collega Y. antwoorden’… Dat soort dingen kun je er snel opkrabbelen, en op het document plakken. Dat scheelt enorm veel ‘processortijd’ in je koppie. Veel mensen zijn visueel ingesteld en sorteren hun werk op die manier. Een stapel met al het langere leeswerk gaat dan bijvoorbeeld mee in de trein.
Vecht tegen de mazelen! Digitale mazelen zijn er ook, trouwens. Mensen genoeg die e-mails drie of vier keer openen voordat ze er actie op ondernemen. Daarover een andere keer meer!
Beeld: welswitch36
Geen opmerkingen:
Een reactie posten