Andermans apen

Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Met andermans apen doel ik op acties die mensen bij je neerleggen, omdat ze er vanaf willen (delegeren) of omdat ze niet verder komen zonder dat jij ze helpt aan informatie. Andermans apen zijn voor andere mensen heel belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat ze dat voor jou ook hoeven te zijn.

Het hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; anders doet hij zijn werk niet. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1.Bekijk hoe urgent haar probleem is, en hoe belangrijk. Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?

2.Denk terug aan hoe vaak ze dit op deze manier heeft aangepakt, en spreek haar daarop aan. Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3.Beoordeel of ze het (deels) zelf kan doen. Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4.Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over nu en over de toekomst. Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

Werk ze!


Beeld: BaboMike