Mensen houden over het algemeen niet van verandering. Wat bekend is, is vertrouwd en kost weinig moeite. Gewoontes veranderen kost energie – gezonder eten is bijvoorbeeld ook niet eenvoudig, als je gewend bent dagelijks veel te snacken. Daarom in dit blogstuk: de drie meest genoemde excuses om niets te veranderen aan je werkgewoontes.
1. Dit levert me geen tijd op, dit kost me alleen maar tijd!
Een van mijn klanten had problemen met het houden van overzicht op zijn bureau. Stapels documenten, mapjes, notities… Veel werk, weinig overzicht. We zijn begonnen met dingen sorteren: wat hoort bij elkaar? Soort bij soort in L-mapjes gedaan, want een belangrijk principe van slimmer werken is dat je zoveel mogelijk gelijksoortige taken achter elkaar doet. En niet als een sprinkhaan van een telefoontje naar een mailtje naar een offerte uitwerken springt.
Op de L-mapjes deden we een post-it, met daarop genoteerd wat de actie was die er als eerste mee moest gebeuren. Bijvoorbeeld: bespreken met Willem. Checken bij Chantal of offerte akkoord is. Gegevens van medewerker aanvullen.
‘Wat kost dit veel tijd!’, verzuchtte deze klant. Ik heb hem weten te overtuigen dat het echt de moeite waard is om je werk zo in te delen.
Les 1: overzicht geeft rust. Na een aantal weken zag ik hem weer, en het systeem bleek zijn nut te hebben, want hij werkte nog steeds zo! Het was eenvoudiger om te zien wat er moest gebeuren. Iets dat veel nadenktijd scheelt als je een document of mapje pakt – en hij kon beter prioriteiten stellen, omdat in één oogopslag duidelijk was wat de belangrijkste actie was.
2. Ik werk al twintig jaar op deze manier en die bevalt me prima
Er is veel te zeggen voor werkervaring: het maakt een medewerker waardevol. Kennis en ervaring zijn van inmisbare waarde. In de loop der jaren ontwikkel je een routine, een manier van werken met bijbehorende gewoontes, die past bij wat je prettig vindt.
Dat wil niet zeggen dat er geen nieuwe ontwikkelingen of ideeën zijn waar je iets aan kunt hebben. Niemand beweert dat wie nog met een papieren agenda werkt, hopeloos achterhaald is. Als jij dat het fijnst vindt – waarom niet? Maar probeer wel te kijken wat je uit die nieuwe dingen kunt halen waar je wel iets aan hebt. Zo is e-mail toch echt een medium dat zijn waarde wel bewezen heeft; wie uit principe nog uitsluitend papieren memo’s heen en weer stuurt, heeft de aansluiting met de moderne werkvloer verloren.
Les 2: werkgewoontes verbeteren is niet synoniem met ‘digitaler werken’. Soms zijn het dingen die meer in je gedrag zitten. Voor één van mijn klanten was de dag beginnen met een vervelende klus (waardoor je meer voldoening hebt en met een goed gevoel en veel energie verder gaat) een echte eye opener die hem veel plezier opleverde. En die hij iedereen uit zijn afdeling aanraadde.
Of je agenda beter vullen: reistijden ook echt opschrijven, voorbereidingstijd inplannen, afrondingstijd (om acties uit te zetten)… Verken wat er allemaal mogelijk is doe er je voordeel mee.
3. Ik werk al zo efficiënt, dat kan écht niet beter
Er zijn grenzen aan harder werken, maar niet aan slimmer werken. Natuurlijk kom ik wel eens klanten tegen – vaak in een afdeling met meerdere mensen – die denken dat ik ze niets kan leren. Als ik die mensen langer spreek, kan ik ze vaak uitleggen dat slimmer werken niet alleen maar betekent dat je een keurig bureau hebt, strakke bakjes en een feilloos systeem.
Les 3: Slimmer werken betekent ook dat je goed afweegt wat iets je kost en wat het je oplevert. Als je veel tijd kwijt bent aan gelikte overzichten, terwijl je klant een gewone lijst (opsomming) ook prima had gevonden, werk je niet zo efficiënt. Het ziet er mooi uit, je collega’s vinden het prachtig en jij bent er trots op, maar je had een deel van je tijd ook aan iets anders kunnen besteden.
Soms zit het in het energieniveau van mensen: te veel met je werk bezig zijn, waardoor je privéleven eronder lijdt. Soms in perfectionisme, zoals hierboven omschreven.
Er is geen beste manier, maar er is altijd ruimte voor verbetering, is mijn motto.
Werk ze!
Beeld: jcbonbon
Geen opmerkingen:
Een reactie posten