Efficiënt werken betekent slim omgaan met je tijd en je energie. Effectief werken betekent dat je resultaat boekt met je inspanningen; dat ze effect hebben. Van een afstandje lijken de woorden veel op elkaar, maar ze zijn heel verschillend: efficiënt en effectief. De kunst is om een mooie mix van de twee te maken. En voor iedereen is die mix anders - het hangt af van je functie, je taken en je doelen.
Zeven concrete tips om efficiënt en effectief met je werkdag om te gaan:
1. Elimineer zoveel mogelijk afleiding, als je zelf wel weet dat het je niet helpt bij het bereiken van je doelen. Tv uit, radio uit (of zacht). Dat kan ook liggen aan je plek in de kamer: zit je met het gezicht naar de deur? Dan krijg je al snel het 'balie-effect': jij kijkt op als iemand binnenkomt of langsloopt en mensen spreken jou als eerste aan. Kijk of je daarin iets kan veranderen. Ik heb een klant gehad die prettiger werkte doordat ze haar stoel anders neerzette en op het korte stuk bureau waar ze normaal werkte, een rijtje ordners plaatste als afscheiding.
2. Zorg voor een prettige werkplek waar je alles bij de hand hebt dat nodig is. Pc of laptop, telefoon, je werkdocumenten, schrijfmateriaal, naslagwerken (als dat van toepassing is). Niets zo vervelend als moeten zoeken naar dingen die je nodig hebt, zeker als je net lekker 'in de flow' zit.
3. Haal alle acties uit je hoofd en schrijf ze op, liefst gegroepeerd: alles bij elkaar wat bij elkaar hoort. Per project, per maand, per klant - het maakt niet uit, als het voor jou maar overzichtelijk blijft. Alleen door overzicht te krijgen over wat je moet doen, kun je goed gaan kiezen WAT je gaat doen. Je kunt niet kiezen als je niet weet wat er te kiezen is.
4. Behandel je tijd naar wat het is: kostbaar. Kijk of je overleg echt een uur moet duren; misschien kan het met een kwartier goede voorbereiding wel in een half uur gedaan. Dat scheelt je weer een kwartier. Maak ook een planning voor de dag: wat wil je gedaan hebben en hoeveel tijd kost dat? Zet desnoods de kookwekker om een half uur aan een bepaalde taak te werken, als je bang bent dat je afdwaalt.
5. Groepeer taken naar soort. Handel telefoontjes samen af, wijdt daarna een uur aan je mails en ga vervolgens een uur werken aan een presentatie. Springen van taak naar taak kost je veel meer tijd! Ga dus niet werken aan de presentatie, bij gebrek aan inspiratie je mail lezen en naar aanleiding van een mail de telefoon erbij pakken. Zonde van je energie!
6. Ken jezelf en leer daarvan. Ben je een slome starter, begin de dag dan met kleine klusjes. Ben je juist 's morgens op je best, ga dan juist die actie doen die veel energie kost. Hik je aan tegen die vervelende klus? Hak hem in stukjes en beloon je zelf voor ieder onderdeel dat je afhandelt (met een lekker kopje thee met koekje erbij, met een half uur een tijdschrift lezen...). Liever twee blokken van drie uur goed resultaat geboekt dan acht uur achter je bureau zitten te lummelen.
7. Wees realistisch over wat je hebt aan tijd en energie. Je kunt wel zeggen om vier uur dat je die grote klus er nog bij kan hebben, maar is dat echt zo? De ander heeft er niets aan als je toezeggingen doet die je niet kunt waarmaken. En als je weet dat je echt een lunchpauze nodig hebt om op te laden, neem die dan en ga niet doorwerken aan je computer met je eten ernaast.
Beeld: Mansikka
Geen opmerkingen:
Een reactie posten