Ik zag op YouTube een prachtig interview met Wouter van Dieren, e-mailvrije manager.
Waar zijn de tijden dat e-mail nog een functie was die voor slechts enkele uitverkorenen beschikbaar was? En de geschreven interne communicatie in een organisatie vooral door middel van memo's gebeurde? Ver, vér achter ons.
Met het nieuwe fenomeen is ook een nieuwe omgangsvorm nodig. Want niet alle onderwerpen zijn geschikt voor e-mail. Haastklussen, last-minute afzeggen van afspraken, hele vertrouwelijke onderwerpen... Liever niet.
Nog vier tips om slimmer te e-mailen:
1. Een bericht heeft een onderwerpsregel. En niet voor niets! Schrijf duidelijk wat het onderwerp is. Niet 'Financiën', maar 'Budget 2011 Afdeling X - graag feedback', als je wilt dat je ontvanger meteen begrijpt waarover je schrijft.
2. Begin je dag NIET met het lezen van e-mail. Tenzij je woordvoerder bent, of reserveringsmedewerker in een hotel, kun je beter een uur lang gaan doen wat jij zélf van plan was, dan je inbox je prioriteiten van de dag laten bepalen. Open je mail pas na een uur of anderhalf uur; zo maak je voortgang in je acties.
3. Bepaal bij lezing meteen wat er met een e-mail moet gebeuren. Klaar, afgehandeld? Deleten of archiveren. Kort antwoord? Doe het meteen. Lang antwoord, of uitzoekwerk nodig? Plan in wanneer je het gaat doen.
4. Groepeer e-mail, zodat je niet achterhaald bezig bent. Niets zo ergerlijk als een mail die je tijd kost, waarbij je er vier mailtjes hoger in je inbox achter komt dat het niet meer nodig was. Of je iets totaal anders had moeten doen. Gebruik wizardregels om mails van klanten, afdelingen of projectgroepen in één mapje te laten binnenkomen. Zo blijf je bij de tijd en hou je focus!
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten