Weg met de actie-spaghetti

Een van de basisprincipes van slimmer werken is: haal alles uit je hoofd. Je hoofd is om na te denken, niet om lijstjes in te stoppen van dingen die je moet onthouden.
Maar als je hoofd dan hebt leeggemaakt en een ellenlange actielijst hebt… Wat doe je dan?
Voorkom dat je actielijst een bord spaghetti wordt. Schep orde!

Bekijk je acties en zoek naar een gemene deler. Wat hebben sommige acties met elkaar gemeen? Dat kan zijn:
-Je hebt een computer nodig om ze uit te voeren (informatie zoeken op een site, online iets bestellen).
-Je moet ervoor in je mail en/of bestanden kunnen.
-Het zijn telefoontjes die je moet plegen.
-Het zijn acties die je alleen maar op een bepaalde plek kunt uitvoeren (bij een specifieke collega, in het afdelingsoverleg, als je bij leverancier X bent, in het archief van je organisatie, in een bepaalde winkel, in de stad, bij een vriend).

Sorteer je acties op basis van die kenmerken. Gelijksoortige acties achter elkaar doen is efficiënter dan alles door elkaar. Beter een half uur een belrondje, dan eerst een telefoontje plegen, vervolgens twee mails sturen en dan bedenken dat je nog even bij collega Y langs wilt lopen. Bovendien voorkom je fouten en vergissingen: dan sta je in de stad, maar wat had je nu ook al weer nodig..?

Maak je actielijst mobiel als dat handig is. Voor boodschappenlijstjes doe je dat toch ook? (Persoonlijk heb ik nooit het succes gesnapt van schoolbordjes om je boodschappen op te noteren… Wie neemt zoiets nu mee in de supermarkt?) Kies wat voor jou het handigste werkt:

-De takenlijst van Outlook werkt super voor sommige mensen. Probeer hem eens uit!
-Maak voor verschillende projecten actielijsten, zodat je overzichtelijk bij elkaar hebt wat bij elkaar hoort. Je kunt ook de naam van een collega bovenaan schrijven en daaronder alles noteren dat je met hem of haar wilt bespreken.
-Neem een schrijfboek met tabbladen of gekleurde tabjes, zodat alles wat je noteert in een eigen gedeelte terechtkomt.
-Voor dingen die mee moeten: losse vellen, grote post-its… Whatever works for you.
-Actielijsten in Excel kunnen ook goed werken; maak dan verschillende tabbladen voor verschillende onderwerpen (projecten of taakgebieden).

Maak gebruik van apps voor je smartphone, als je die hebt. Zo is Evernote heel handig, maar ook Remember the Milk heeft veel fans.

Maak duidelijk onderscheid tussen notities en acties. Je hoofd leeg maken levert een hele stroom aan output op, maar dat zijn niet altijd dingen die je ook moet doen - soms zijn het concepten, gedachtenspinsels, ideeën, overwegingen… Dan kan op meerdere manieren:

-Schrijf op verschillende plekken: notities in het ene schrijfboek, acties op een andere plek. Je kunt kiezen voor het scheiden in pagina’s: links noteer je alles wat in je opkomt, rechts destilleer je de acties eruit.
-Je schrijft gewoon door, maar markeert de acties in je tekst, door ze te higlighten met een markeerstift (eventueel verschillende kleuren), of er simpelweg een grote A achter te schrijven met een cirkel erom heen.

Voor alles geldt: er is geen beste manier. Hoe je omgaat met je acties is heel persoonlijk. De een zweert bij digitale methodes, de ander hecht veel aan actielijsten die je vast kunt pakken. Zolang je actiemethode maar voldoet aan de drie belangrijkste kenmerken:

1.Hij is makkelijk bij te werken.
2.Je hebt hem bij de hand als dat nodig is (of hoeft er in elk geval niet te veel moeite voor te doen).
3.Er zit een structuur en logica in die voor jou werkt.

Werk ze!

Beeld: pingu1963

Hoe je een olifant eet

Als je kijkt naar je actielijst, varieert die inhoudelijk nogal, van hele concrete kleine acties (‘Tessa bellen over datum overleg’) tot hele grote, meer abstracte acties (‘Marketingplan 2012 maken’). En juist die grote acties zijn vaak het ondergeschoven kindje van je actielijst… Want ‘s middags om half vijf kun je Tessa best nog even bellen, maar aan het Marketingplan 2012 beginnen? Yeah, right!
Hoe zorg je dat ook deze acties eens worden aangepakt? Zes slimme stappen om deze olifanten soldaat te maken. Want met deze acties is het als met een olifant opeten: het is onmogelijk om dat in één keer te doen – dat kun je alleen hapje voor hapje.

1. Verzamel alle beschikbare informatie die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van je actie. Zowel binnen als buiten je organisatie zijn nuttige inzichten te vinden over hoe je dit het best kunt aanpakken. Grasduin in je vakliteratuur (tegenwoordig zijn de meeste titels ook online goed doorzoekbaar voor abonnementhouders), surf het internet af, lees fora over je onderwerp, duik in alle netwerkschijven van je organisatie waartoe je leesrechten hebt. Scan de informatie, selecteer wat bruikbaar lijkt en kijk verder. Doe dit niet een dag voor het klaar moet zijn, maar besteed er elke dag een half uur aan, of elke week een uur, afhankelijk van de tijd die je hebt.

2. Betrek anderen bij de actie. Zelfs al is het jouw taak, toch kan klankborden met andere mensen heel waardevol zijn. Je eventuele opdrachtgever of leidinggevende is je eerste gesprekspartner, maar ook vakgenoten of collega’s zijn waardevolle bronnen van ideeën. Hoe kijken zij tegen het onderwerp aan? Welke aspecten zien zij als het belangrijkste? Wat is er eventueel al gedaan? Wat is hun ervaring met vergelijkbare dingen die in het verleden zijn gedaan? Verzamel alle nuttige input, en noteer de ingevingen die je krijgt uit de gesprekken met die mensen.

3. Kies een goed moment om een begin te maken met het uitwerken van je actie, en zet dat in je agenda. Want: een afspraak met jezelf is ook een afspraak. Houd je daar dus aan! Kies bij voorkeur een tijdstip in de ochtend; blok bijvoorbeeld van negen tot elf uur in je agenda.

4. Zorg voor een omgeving met weinig prikkels. Zet je mail uit, schakel je telefoon door, doe je deur dicht… En als dat niet voldoende is: verhuis naar een andere lokatie. Veel horecagelegenheden zijn morgens vroeg best rustig, maar eigenlijk voldoet iedere plek – als het maar weinig afleiding biedt.

5. Maak je actie concreet: wat wordt er van je verwacht? Wat moet je opleveren? Hoe ziet dat eruit (lengte, diepgang, concretisering)? Om bij het voorbeeld te blijven: welke onderdelen moet je Marketingplan 2012 bevatten? Het maakt nogal verschil of je een visie op de marketing voor volgend jaar schrijft, of dat je budget moet toewijzen aan verschillende middelen en kanalen, compleet met een planning wanneer je wat inzet.

6. Hak je olifant in stukjes, en maak een planning voor het opeten ervan. Bepaal wat je deze week gaat doen, wat je volgende week af wilt hebben, enzovoort. Zet die deadlines ook in je agenda! Als je bang bent dat je er overheen gaat, betrek dan een ander bij je planning: spreek bijvoorbeeld af wanneer je je eerste concept wilt bespreken. Dan moét je wel.

Veel succes!

Beeld: D. Kukurudza

Acht tips om na je vakantie extra fris te beginnen

Net als in januari nemen veel mensen zich voor het na de vakantie helemaal anders te doen. Acht tips om na je vakantie extra fris te beginnen en die goede voornemens in daden om te zetten!

1. Zorg dat je thuis weer 'op orde' bent voordat je begint. Post gelezen, was weggewerkt... Niets zo vervelend als meteen aan de slag te moeten na thuiskomst. Geef je zelf de tijd daarvoor!

2. Houd vast aan een goede vakantiegewoonte. Je hebt vast minder tv gekeken in je vakantietijd. Meer tijd genomen voor je partner of voor je hobby's. Kies een vakantiegewoonte die ook thuis door te zetten is, zoals bewuster samen eten (aan tafel, en niet met een bord op schoot voor de buis). Dat geeft je meer rust.

3. Bekijk je 'goede voornemens' nog eens kritisch en maak een stappenplan. Tuurlijk: nooit meer vergaderen zou leuk zijn, maar is niet haalbaar. Minder vergaderen daarentegen wel. Wat heb je nodig om je goede voornemen uit te voeren? Hoe kun je de verandering die je wilt op zijn minst gedeeltelijk doorvoeren?

4. Ga niet van 0 tot 100 op je eerste werkdag. Niemand verwacht dat je om tien uur je mail hebt afgehandeld, alle stukken hebt doorgelezen en je eerste actielijst al half af hebt. Begin met bijpraten (manager, collega's, vervanger); zorg dat je verder geen enkele afspraak hebt. Wat waren de belangrijkste ontwikkelingen? Dat geeft je richting voor wat je tegenkomt op je bureau en in je mailbox.

5. Stel prioriteiten voor wat je tegenkomt. Houd het realistisch; scan wat er ligt, sorteer en maak stapels - 1. vandaag doen; 2. morgen doen; 3. later doen; 4. doorsturen (heel belangrijk!). Dat geldt zowel voor fysieke post als voor e-mail. Begin bij de recentste stukken en mails.

6. Wat er ook gebeurt, ga op tijd naar huis. Laat je op je eerste werkdag niet gek maken! Natuurlijk zou je tot laat kunnen blijven zitten om alles door te nemen. Wég vakantiegevoel. Houd jezelf voor: je bent nooit klaar, alleen voor vandaag.

7. Rond dag 1 af en bereid dag 2 voor. Maak aan het einde van je eerste werkdag je hoofd leeg. Schrijf alles op waar je je zorgen over maakt. Noteer acties, losse ideeën en ingevingen. Bepaal je prioriteiten voor morgen en leg die spullen alvast klaar.

8. Zorg dat je 's avonds tijd hebt om bij te komen. Ga uit eten met je partner, of kies een leuke film om te kijken. Alles, als het maar niet met je werk te maken heeft... Neem de tijd om te ontstressen en te wennen aan het werktempo. Zorg goed voor jezelf!

Wil je verder lezen over hoe je thuis alles anders kunt doen na een vakantie? Lees dan het 'Vakantie inspiratieboekje'. Daarin vind je veel oefeningen om ideeën om te zetten in concrete plannen. Het is tijdelijk verkrijgbaar samen met het Grote Inspiratie Doeboek.

Tijd voor hoogte én diepte

Vakantie is een goede tijd om na te denken. Je komt even los van je normale patronen en kijkt met een andere bril naar je leven en je werk. Hoe pak je dingen aan? Ben je nog met de juiste dingen bezig? Zit je op het goede spoor? Vakantie is een goede tijd voor hoogte én diepte: hoogte, omdat je afstand neemt van je dagelijkse patroon. Diepte, omdat je de tijd kunt nemen voor onderwerpen die normaal niet de diepgang krijgen die ze verdienen.

Stap 1: Kies voordat je vertrekt naar je vakantieadres één inhoudelijk onderwerp waarin je je wilt verdiepen. Neem die informatie mee: uitgescheurde artikelen uit vakliteratuur, een boek dat je al lang op de plank hebt liggen, losse notities… Besteed er elke vakantiedag een half uur aan. Wees niet te streng voor jezelf: een dag overslaan is geen ramp. Daar is het vakantie voor! Noteer alle vragen die in je opkomen bij het lezen van het materiaal. Onderstreep de essentiële punten; plak post-its op plekken die je belangrijk vindt. Op die manier leg je makkelijk verbanden. 

Stap 2: Maak je hoofd zo leeg mogelijk. Ook als dat betekent dat je bij het inpakken, of zelfs de eerste vakantiedagen, rondloopt met een notitieboek of smartphone. Noteer alle losse ingevingen, liefst met zoveel mogelijk informatie erbij. (Dan hoef je na twee weken niet te puzzelen wat je ook al weer bedoelde met ‘Online projectplanning smarter maken’.)

Stap 3: Kijk in je vakantie terug op het afgelopen jaar. 2011 is al ruim over de helft! Heb je in je werk gedaan wat je belangrijk vond? Werk je aan projecten en onderwerpen die je nauw aan het hart gaan? Maak twee lijstjes: eentje van vijf dingen die je positief vindt aan je werk en eentje van vijf dingen die je graag anders zou willen zien.

Stap 4: Pak het lijstje met vijf dingen die je anders wilt zien, en denk een stap door. Wat moet je doen om deze punten te veranderen? Als op je lijstje staat ‘Minder tijd besteden aan overleg en vergaderingen’, heb je drie dingen te bespreken met je collega’s: 1. Je deelname aan bepaalde overlegvormen; 2. De duur, frequentie en opzet van vergaderingen en 3. De mogelijkheid om sommige overlegvormen te vervangen door iets anders (videochat, rapportages online beschikbaar maken…). Noteer je acties zo concreet mogelijk, met namen erbij van mensen die je ervoor nodig hebt.

Je zult merken dat op vakantie op de gekste momenten dingen opborrelen. Als je met je voeten in de branding loopt. Tijdens het opblazen van een luchtbed. Bij het fietsen over een rotsig paadje… Geef jezelf die ruimte ook.

Beeld: Canadian Veggie

Vakantie voor de ZZP-er

In mijn vorige blogbericht geef ik tips over hoe je relaxter op vakantie kunt gaan. Na een reactie op Twitter realiseerde ik me dat sommige tips niet van toepassing zijn als je ZZP-er bent: verwijzen naar een collega lukt dan niet.
Speciaal voor deze doelgroep een aantal tips om toch de vakantiestress te minimaliseren!

Bepaal je niveau van vakantiebereikbaarheid. Welk kanaal gebruiken je potentiële klanten meestal om je te vinden? Bekijk in hoeverre je dat kanaal in je vakantie wilt 'toelaten'. Bijvoorbeeld: eenmaal per dag je voicemail afluisteren en de volgende ochtend terugbellen; om de dag je mail screenen (niet alles lezen!) en de dringende mails meteen beantwoorden.

Houd ook rekening met degene met wie je op vakantie bent. Zorg dat je goede afspraken maakt over je scheiding tussen werk en vakantie. Weeg af wat het je kost, en wat het je oplevert: krijg je meer stress als je je telefoon een week moet wegleggen? Of meer ruzie met je partner als je elke dag je voicemail beluistert?

Wil je helemaal loskomen van je werk? Maak dan wél die autoreply en die andere voicemailtekst, maar houd er rekening mee dat je na je vakantie mogelijke opdrachten kunt hebben gemist. Klanten hebben er best begrip voor dat het een dag of twee duurt voordat je contact opneemt; dat contact kan ook zijn 'Ik ben met vakantie, kan ik je maandag bellen?'. Maar een klant die hoort dat je op vakantie bent, onthoudt vaak niet wanneer je terugbent - en gaat naar een ander. Misschien heb je goede contacten opgedaan met mensen uit je vakgebied, waar je vakantieafspraken mee kunt maken? 'Ik doe jouw mailbox, als jij de mijne doet!' Daarvoor is wel onderling vertrouwen nodig en goede afspraken over werk dat in die periode binnenkomt.

Snijd niet alle lijntjes door. Op vakantie gaan met een leeg bureau is natuurlijk heerlijk, maar een lege agenda voor ná de vakantie is weer een andere kwestie. Zorg dat je nog een aantal openstaande lijntjes hebt. Mensen waarmee je afspreekt om hen na je vakantie te bellen om ergens op terug te komen. Zet die taken ook concreet in je agenda, zodat je niet na je vakantie met een wezenloos gevoel aan je lege bureau zit en geen idee hebt hoe je moet starten.

Benut je vakantie om ideeën over je werk te laten opborrelen. Natuurlijk is het heerlijk om met een paar thrillers naast het zwembad te liggen, of met je kop in de wind door Frankrijk te fietsen. Even hélemaal niets. Kijk toch even of je in je stapel ongelezen vakliteratuur niet nog een titel hebt die in je koffer past. Een andere omgeving kan je een frisse blik geven... Een hoofdstuk per dag in dat ene interessante boek geeft je misschien weer nieuwe invalshoeken over het aanpakken van een probleem, of over het intensiveren van je marketinginspanningen. Of neem vaktijdschriften mee die zich hebben opgehoopt: scheur uit wat je aanspreekt (of noteer de essentie) en gooi de rest weg.

Noteer óók in je vakantie alles dat in je opkomt. Vermoedelijk ben je de eerste dagen nog erg bezig met wat je allemaal hebt gedaan of wilt doen. Schrijf het van je af! Maak acties concreet: wat kun je hiermee? Inplannen hoeft nog niet, laat dat gerust liggen tot je eerste 'echte' werkdag.

Fijne vakantie!

Beeld: Ed Yourdon

Vakantie met de drie S-en

Op vakantie gaan is geen fundamenteel mensenrecht, maar toch wel erg prettig. Al is het maar een week in je eigen tuin doorbrengen – even ‘afschakeltijd’ heeft iedereen nodig. Hol jij op je laatste werkdag het pand uit, onderwijl nog wat overdrachtsinformatie roepend naar je collega en spurt je naar huis om van alles in je koffer te gooien? Mail je de eerste dagen nog over dingen die je bent vergeten en kost het je moeite om je helemaal los te maken van je werk? Met deze tips gaat het dit jaar anders.

Zorg voor een goede vervanger en maak daar heldere afspraken mee. Weet diegene wat je taken zijn? Welke kunnen worden overgenomen en welke liggen tijdelijk stil? Wat gebeurt er met je e-mail, post en aanwezigheid bij vergaderingen? Waarvoor kun en wil je gebeld of gemaild worden en waarvoor absoluut niet? Afspraken daarover zijn van groot belang en voorkomen dat jij bij terugkomst verzuipt in het achterstallige werk. En meteen weer op vakantie wil (nadat je je vervanger hebt gewurgd).

Zorg dat je leidinggevende weet wat hij of zij kan verwachten tijdens je afwezigheid (en direct daarna!). Tenzij je vervanger 16 uur per dag gaat werken, is het onvermijdelijk dat je werk een ‘productiedip’ zal vertonen. Projecten liggen tijdelijk stil, niet-urgente dingen blijven liggen. Accepteer dat zelf ook!

Kijk een paar weken voor je vakantie al vooruit naar je laatste werkdagen. Blokkeer in je agenda tijd om dingen af te ronden en over te dragen. Begin alvast aan een eventueel overdrachtsdocument, waarin je voor je vervanger beschrijft wat er speelt, wat hij of zij kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren. Zet het op per dag of per taak; noteer alvast wat gedachtes in telegramstijl of bullets en werk dat later uit. Laat dat niet liggen tot de laatste dag, want dan wordt je overdrachtsdocument de sluitpost van vakantievoorbereidingen.

Begin je laatste werkweek niet meer aan nieuwe dingen. Maak je collega’s duidelijk hoeveel tijd je nog hebt en wat ze wel en niet van je kunnen verwachten. Pas op voor schuldgevoelens: ‘Dat doe ik nog wel even’ is een heel gevaarlijke uitspraak. Alle kans dat je of iets oplevert dat kwalitatief onder de maat is, of zelf je de laatste week nog uit de naad moet werken om te doen wat je hebt beloofd.

Houd je agenda de laatste werkdag zo leeg mogelijk. Ga voor afhandelen, overdragen, opruimen, de laatste eindjes afbinden. Als je het goed hebt voorbereid moet dit mogelijk zijn. Houd ruimte voor onverwachte ontwikkelingen; je moet altijd meer doen op zo’n laatste dag dan je denkt. Maak je hoofd ook leeg: noteer alles dat je invalt of nog in je hoofd ronddwarrelt.

Lees in je vakantie je mail niet. Voor je het weet meng je je in discussies of ga je in op vragen over onderwerpen waar je iets vanaf weet. Als het goed is vertelt je out-of-officereply dat je er niet bent, dat collega X jou vervangt voor zaken die niet kunnen wachten (belangrijke nuance!) en ook wanneer je weer terug bent. Laat je vervanger eventuele dringende mails doorsturen naar je privémail en spreek af hoe vaak je die zult lezen – liever niet vaker dan eens in de week. Bloedspoedbelangrijk? Vraag of je een SMS kunt krijgen in zo’n geval.

Zet je out-of-office reply al aan op de ochtend van je laatste werkdag en pas weer uit op de tweede dag na je vakantie. Het lijkt een zinloze buffer, maar kan een wereld van verschil maken. Als de meeste mensen denken dat je al (of nog) op vakantie bent is het een stuk makkelijker om af te ronden respectievelijk op te starten. Als je flexibel bent in je vakantiedata, kun je er ook voor kiezen om op vrijdag weer je eerste werkdag te hebben, in plaats van de geijkte maandag. Vrijdag is een rustige dag in veel organisaties en geeft je de kans om even op adem te komen, te overzien wat er ligt en je eerste week te plannen.

Houd veel lucht in je agenda in de eerste week na je terugkomst. Maak een afspraak met je vervanger op je eerste dag terug om de stand van zaken door te nemen. Blokkeer nog één of twee dagen om rustig te kunnen opstarten. Kan dat niet? Maak dan in elk geval geen afspraken die dagen.

Maak heldere keuzes in het werk dat er op je ligt te wachten. Je hoeft niet álles te lezen wat er is geschreven in je afwezigheid. Hopelijk heeft je vervanger al veel post en mail afgehandeld en weggegooid. Kijk wat er ligt, stel prioriteiten vast, maar blijf wel realistisch.

Houd de drie S-en in gedachten: Scannen, Sorteren en Stomweg weggooien.

Fijne vakantie!

Beeld: tm22

Angst voor een leeg bureau

Er is vast geen Latijnse term voor, zoals we die kennen voor 'angst voor spinnen' (arachnafobie) of 'pleinvrees' (agorafobie), maar toch maak ik me er sterk voor dat hij bestaat: de angst voor een leeg bureau. Het komt vooral voor bij mensen die de hoeveelheid spullen op hun bureau recht evenredig beschouwen als maatgevend voor de hoeveelheid werk die ze verzetten. En een leeg bureau... Zo iemand heeft dus niets te doen. En daarmee geen waarde voor de organisatie. Onzin!

Vooroordeel #1: Een vol bureau betekent dat je het druk hebt.
Een vol bureau betekent alleen dat je veel spullen om je heen hebt verzameld. Het is helemaal niet gezegd dat alles wat er ligt, ook bij jou thuis hoort. Of dat alles wat er ligt relevant is voor de taak die je moet uitvoeren. Sterker nog: een vol bureau maakt de kans kleiner dat je nog weet wat er ligt, en daarmee ook de kans dat je weet welke taak je éérst moet uitvoeren.

Vooroordeel #2: Een clean desk betekent een volledig leeg bureauoppervlak.
Zo rigide hoeft nu ook weer niet. 'Clean' betekent niet leeg, maar 'opgeruimd, overzichtelijk'. Op een clean desk weet je wat er ligt: het werk waar je op dat moment mee bezig bent. Alle andere documenten bewaar je in mappen, bakjes, kast, of nog liever: je pc. Clean desk werken betekent niet papierloos werken, maar wel papierarm. Print dingen gerust uit als je ze moet lezen - want lezen van het scherm is voor veel mensen nog steeds minder prettig dan van papier - maar bewaar niet álles. Wees kritisch: gooi oude versies weg, gooi alles weg dat je digitaal hebt en niet meer hoeft door te lezen.

Vooroordeel #3: Hoe drukker je lijkt, hoe waardevoller je bent voor een organisatie.
Extremen zijn nooit goed. Mensen die om 11 uur binnenzeilen, niets uit hun handen krijgen en na een lange lunch om half drie weer de deur uit zijn, zijn absoluut geen aanwinst voor een organisatie. (Even gesteld dat ze in deze tijden van Het Nieuwe Werken niet op andere tijdstippen hun werk doen: ik heb het over mensen die niet opleveren waarvoor ze worden betaald.) Maar net zo goed zijn mensen die altijd de stoom uit hun oren hebben komen, gangen door hollen met armen vol documenten en roepen, op de vraag hoe het gaat 'Drukdrukdruk!' - die mensen zijn ook niet echt een aanwinst te noemen. Op de lange termijn zal je gevoel van werkdruk en stress absoluut invloed krijgen op je prestaties.

Zorg dat je overzicht krijgt over je acties. Wat wordt er van je verwacht? Wat staat je nog te doen? Ook een leeg bureau kan heel prettig zijn. Als je over dat gevoel van leegte heen stapt, zul je merken dat het heerlijk is om te kunnen focussen op je kerntaken, zonder dat allerlei stapels om je heen afleiden.

Schiften dus!

Beeld: Mingo.nl