De kracht van de herhaling

Zoals het werkt met reclameboodschappen, zo werkt het met heel veel dingen in het leven: ze blijven beter hangen naarmate je er vaker mee in aanraking komt.

Ook nieuwe werkgewoontes moeten tijd hebben om in te slijten. Wetenschappelijk wordt 21 dagen als een vuistregel aangehouden om een nieuwe gewoonte in de vingers te krijgen. Wat voor gewoonte dan ook: 's morgens verschillende kleuren sokken aan doen, niet meer snoepen tussen maaltijden door of aan het einde van je werkdag je dingen voor de volgende dag klaarleggen.

En dan nog ga je soms de mist in. Dat is géén schande! Kleine stapjes nemen en elke dag dat het goed gaat, is gewonnen.

Een paar tips om te zorgen dat je nieuwe werkgewoonte geen bevlieging blijft, maar een plek krijgt in je leven:

1. Wees realistisch en concreet. Kies voor een aanpassing in je normale routine die ook echt reëel is. Wil je bijvoorbeeld leren om de rotklussen niet steeds onderop je stapel te schuiven, plan dan in je agenda twee keer per week een half uur speciaal voor rotklussen. (Noem het in je agenda ook zo. Maak een apart bakje: Rotklussen.)

2. Beloon jezelf als je hebt volgehouden. Als je je nieuwe gewoonte een week hebt gedaan, doe dan iets dat je leuk vindt. Wat het is hangt af van je functie en de vrijheid die je hebt om je tijd in te delen.

3. Maak aanpassingen als blijkt dat het niet werkt. Voer de frequentie op, of breng hem naar beneden. Doe iets langer of korter als je denkt dat het beter zal gaan.

4. Maak anderen bekend met je voornemen. Niets zo fijn als supporters! Zo kom je ook minder snel onder je taak uit. Wie weet inspireer je anderen met je nieuwe gewoonte.

Heb je al een idee welke gewoonte je gaat starten?
Wil je weten hoe je dat het beste kunt vormgeven, mail me dan voor de gouden tip voor jouw situatie! Mijn adres vind je elders op deze pagina.

Beeld: Denkbeeldenstorm

Slim zoals de e-mailvrije manager

Ik zag op YouTube een prachtig interview met Wouter van Dieren, e-mailvrije manager.

Waar zijn de tijden dat e-mail nog een functie was die voor slechts enkele uitverkorenen beschikbaar was? En de geschreven interne communicatie in een organisatie vooral door middel van memo's gebeurde? Ver, vér achter ons.

Met het nieuwe fenomeen is ook een nieuwe omgangsvorm nodig. Want niet alle onderwerpen zijn geschikt voor e-mail. Haastklussen, last-minute afzeggen van afspraken, hele vertrouwelijke onderwerpen... Liever niet.

Nog vier tips om slimmer te e-mailen:

1. Een bericht heeft een onderwerpsregel. En niet voor niets! Schrijf duidelijk wat het onderwerp is. Niet 'Financiën', maar 'Budget 2011 Afdeling X - graag feedback', als je wilt dat je ontvanger meteen begrijpt waarover je schrijft.

2. Begin je dag NIET met het lezen van e-mail. Tenzij je woordvoerder bent, of reserveringsmedewerker in een hotel, kun je beter een uur lang gaan doen wat jij zélf van plan was, dan je inbox je prioriteiten van de dag laten bepalen. Open je mail pas na een uur of anderhalf uur; zo maak je voortgang in je acties.

3. Bepaal bij lezing meteen wat er met een e-mail moet gebeuren. Klaar, afgehandeld? Deleten of archiveren. Kort antwoord? Doe het meteen. Lang antwoord, of uitzoekwerk nodig? Plan in wanneer je het gaat doen.

4. Groepeer e-mail, zodat je niet achterhaald bezig bent. Niets zo ergerlijk als een mail die je tijd kost, waarbij je er vier mailtjes hoger in je inbox achter komt dat het niet meer nodig was. Of je iets totaal anders had moeten doen. Gebruik wizardregels om mails van klanten, afdelingen of projectgroepen in één mapje te laten binnenkomen. Zo blijf je bij de tijd en hou je focus!

Een tsunami aan speelgoed

De decembermaand… Betekent, in elk geval voor gezinnen met kinderen, dat er weer een heleboel spullen het huis in komen. Als het aan de kinderen ligt: de integrale Intertoysfolder graag. En die van Bart Smit ook, als de inpakpieten nog papier over hebben. Hoe voorkom je een tsunami aan speelgoed, helemaal als je zelf ook geniet van shoppen?

1. Kijk heel kritisch naar wat je kinderen thuis nog hebben. Waar spelen ze mee? Wat kan weg? Maak een grote zak voor de kringloop en ga met je kinderen door hun speelgoed heen. Laat ze minstens drie dingen uitzoeken die ze niet meer gebruiken.

2. Gooi weg wat kapot is, incompleet of anderszins niet meer werkzaam. Die puzzel met dat ene missende stukje: helaas. De Barbie met het gebroken been – weg ermee.

3. Bedenk van te voren wat je wilt uitgeven per kind. Probeer je daar aan te houden! Lijstjes maken helpt, net als folders doorbladeren voor aanbiedingen.

4. Ga voor de lange termijn. Wat echt tijdloos is, zijn dingen als Lego, Duplo, Playmobil, blokken… Wat dit speelgoed gemeen heeft is dat je met veel fantasie meerdere verhalen kunt bedenken. Kijk wat je daarvan hebt; vraag Sinterklaas eventueel om een aanvullende set. Is je kind bevangen door een rage, zoals bijvoorbeeld Bakugan, waarvan je bang bent dat de liefde snel over is? Zorgt dat Sinterklaas één ding uit die serie koopt, maar ga niet ‘los’ in de speelgoedwinkel.

5. Koop dingen die weinig plaats in nemen of vanzelf verdwijnen. Bijvoorbeeld knutselspullen of verf. Sinterklaas denkt bij voorkeur ook alvast na wáár het speelgoed kan worden bewaard. Als hij echt in zijn element is koopt hij bijvoorbeeld een mooie box op wielen voor onder het kinderbed – meteen een plekje!

Veel succes!

Beeld: Coffeego

Angst om iets weg te gooien

Pleinvrees, daar hebben veel mensen wel eens van gehoord: de angst voor grote open ruimtes. Maar weggooiangst…? Toch is dat een veel meer voorkomende angst. Bijna iedereen heeft er in meer of mindere mate last van.

Weggooiangst is heel menselijk, al zijn er veel gradaties aan te geven. In extreme vormen noem je het ‘hoarding’, de Engelse term voor wat een eekhoorn in de winter doet: verzamelen, verzamelen, tot je huisje uit zijn voegen barst. Bij mensen zie je dan situaties ontstaan waarvoor je de GGD moet laten komen, omdat het mensen betreft die dichtslibben in hun eigen huis, dat vol oud papier, spullen en – soms- ook vuilnis staat.

Maar dat zijn dus extremen. Het weggooien van spullen, ook van documenten, is best lastig. En wel om drie redenen:
1. Weggooien is definitief: weg is weg
2. Weggooien kost tijd: je moet nadenken of je iets nog wilt bewaren, of niet
3. Weggooien is emotioneel: je neemt afscheid van iets

Laten we beginnen met reden 1: weg is weg. Hoe kun je dat argument omzeilen? In deze digitale wereld bestaan daar veel alternatieven voor. Van dingen die je mooi vindt, maar niet – meer – wilt bewaren, kun je een digitale foto maken. Zo kun je er altijd nog een keer naar kijken. Dat geldt ook voor documenten: liever een harde schijf vol, dan een kast vol. Heb je documenten niet digitaal? Scan ze dan in! En: weg is weg kan ook juist een gevoel van opluchting geven.

#2: Weggooien kost inderdaad tijd. Dat besluit kun je het beste zo snel mogelijk nemen nadat je iets krijgt of koopt. Denk bijvoorbeeld aan de lectuurmand; bij uitstek een dichtslibber van jewelste. Ga er eens kritisch doorheen; wat je in de komende week niet meer kunt of wilt lezen kan naar het oud papier. Ik ken iemand die is geëmigreerd met een verhuisdoos vol ongelezen zaterdagkranten en tijdschriften. Echt waar! Leuk voor een regenachtige middag, maar een klassieker geval van informatiestress is er bijna niet.

Ten derde: afscheid nemen van iets kan inderdaad emotioneel zijn. Maar wees realistisch: net als je geen volwaardige vriendschappen kunt onderhouden met 986 mensen – zelfs niet op Hyves! – kun je ook geen emotionele band houden met grote hoeveelheden spullen of documenten. Maak een keuze: wat is écht belangrijk? Maak van de rest foto’s of scans, of huur in het uiterste geval een opslagruimte elders; noem het een soort ‘wachtkamer’ of ‘vagevuur’. Bepaal een termijn voor jezelf, waarmee je markeert hoe lang je het dán wilt bewaren.

Je hoeft jezelf eigenlijk maar drie vragen te stellen:
1. Heb ik het nog nodig?
2. Waar wordt het nog meer bewaard?
3. Is het ook digitaal beschikbaar?

Wie heel eerlijk is, kan met die vragen al afscheid nemen van ontzettend veel spullen en documenten. Succes!

Beeld: David Lieberman

Papier kan óók de mazelen krijgen

De kinderziekte niet – dat is voorbehouden aan niet-gevaccineerde kleuters. De rode stippels, die wel! In een experiment over slim omgaan met je tijd lieten de onderzoekers kantoormedewerkers een rode stip zetten op een document, iedere keer als ze het door hun handen lieten gaan. Het resultaat: papier met de mazelen.

Wie zijn dag opstart met een relatief vol bureau, kan er vast en zeker over meepraten. Je gaat zitten, start je pc of laptop op, en kijkt eens rond. Stapeltjes! Wat was die linker ook al weer? Je bladert er doorheen. Het bovenste… O ja, dat moest je doorlezen en je commentaar aan collega Y. geven. Dat doe je zo wel, eerst even thee halen. Het document eronder… Ja, het memo van HR over je keuzes voor het nieuwe jaar wat arbeidsvoorwaarden betreft. Dat weet je nog niet; eerst maar eens op intranet zoeken of die ‘fiets-van-de-zaak’ nog bestaat en dan zie je wel weer verder.

Het is dat je geen stippen zet, maar anders zou het zichtbaar worden: dat je bij elkaar opgeteld veel, héél véél tijd kwijt bent aan het beoordelen van je eerstvolgende stap bij een document. Om nog maar te zwijgen over het uitstellen van die eerstvolgende stap. Elke keer dat je er naar kijkt, moet je weer bepalen wat je ermee moet doen. En dat kost enorm veel tijd!

Welke methodiek je ook gebruikt bij het slimmer werken; die van Het Betere Werken, Getting Things Done… Allemaal zijn ze er kristalhelder over: Denk Maar Eén Keer Over Iets Na. Bepaal meteen wat je er mee moet doen. Weg? Wegdoen. Doorsturen? Schrijf iemands naam erop en in de uitbak! Vragen aan collega P. hoever hij is met het materiaal voor dit rapport? Doen!

Post-it notes, alom tegenwoordig in kantoren, zijn niet heel verstandig om je acties op te noteren. Om de simpele reden dat ze kwijt kunnen raken, ergens tussen kunnen raken, maar vooral omdat allemaal losse papiertjes in een stapel nu niet bepaald helpen bij het houden van overzicht. Waar ze wel super voor zijn, is om te bepalen wat je eerstvolgende stap is. ‘Lezen’, ‘Collega Y. antwoorden’… Dat soort dingen kun je er snel opkrabbelen, en op het document plakken. Dat scheelt enorm veel ‘processortijd’ in je koppie. Veel mensen zijn visueel ingesteld en sorteren hun werk op die manier. Een stapel met al het langere leeswerk gaat dan bijvoorbeeld mee in de trein.

Vecht tegen de mazelen! Digitale mazelen zijn er ook, trouwens. Mensen genoeg die e-mails drie of vier keer openen voordat ze er actie op ondernemen. Daarover een andere keer meer!

Beeld: welswitch36

Nee zeggen, maar dan anders

Het zijn drie letters, maar voor sommige mensen is het een van de moeilijkste woorden om te zeggen: nee. Nee, ik kan je niet helpen. Nee, ik heb geen tijd om dit voor je op te lossen. Nee. Nee!

Wie in een organisatie werkt met andere mensen, moet informatie uitwisselen. Iets opleveren. Iets maken, bewerken of regelen. Juist in die samenwerking is het van belang dat je duidelijk blijft over wat er mogelijk is en wat je voor iemand anders kunt betekenen. Je hoeft zeker niet altijd te doen wat iemand van je vraagt. Wat wel nodig is, is het managen van andermans verwachtingen: wat kun je wanneer wél doen?

Vaak scheelt het al een heleboel als je vraagt wanneer die ander de informatie nodig heeft. Mensen genoeg die het woord ‘spoed’ voor in de mond hebben, terwijl de soep niet zo heet gegeten blijkt te worden als je even doorvraagt.

Houd jezelf voor dat wanneer je iedereen tevreden probeert te stellen, je uiteindelijk niemand tevreden stelt. Zeker jezelf niet! Wat ook een verleidelijk iets is, is dingen doen (of toezeggen) die niet bij je functie horen, maar die je zelf zo leuk vindt om te doen. Toch nog even meedoen met die brainstorm. Die jongere collega helpen met haar verslag, omdat je ziet dat ze er mee worstelt.

Prima! Extra dingen maken je werk interessanter en zijn een verrijking van je functie – bovendien zullen je collega’s blij zijn met die extra inspanningen. Let wel op dat je die extra dingen niet doet om je eigen kerntaken te ontlopen, of uit te stellen. Wees realistisch over wat je kunt doen in de tijd die je ter beschikking hebt. Op die manier blijft het voor anderen leuk en voor jezelf ook!

Beeld: Uit 'Achterlijke Gladiool! Borduren voor bitches' (Julie Jackson)

Valkuil nummer 1 van e-mail

Het lijkt zo voor de hand liggend om te doen, dus doet – bijna – iedereen het: de dag beginnen in je inbox. Want hoe weet je anders wat er in je afwezigheid is gebeurd? Het lijkt zo logisch en toch is het valkuil nummer 1: de dag beginnen met het openen van je mail.

Het meest waarschijnlijke scenario is dat er nieuwe mail is. En dat je die niet alleen gaat lezen, maar ook gaat afhandelen. Voor je het weet is het tien voor elf, heb je nog tien minuten om die vergadering voor te bereiden en is er niets gekomen van een start maken met je voortgangsrapportage – iets dat je je gisteravond nog zó had voorgenomen.

Je dag starten met het afhandelen van de e-mail betekent dat je je inbox bepalend laat zijn in je prioriteiten van de dag. En dat is, uitzonderingen daargelaten, geen handige aanpak. (Wat de uitzondering kan zijn? Iemand die voortdurend bereikbaar moet zijn, zoals een woordvoerder. Iemand wiens functie zo dienstverlenend is voor veel mensen dat binnengekomen e-mails zo snel mogelijk moeten worden behandeld – zoals een medewerker reserveringen bij een hotel, of de staf van een afdelingssecretariaat.)

De tussenvorm, mailtjes openen, bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’ is ook geen oplossing. Want je blijft nadenken over dat ene mailtje… Hoe ga je dat aanpakken? Wat had je daar ook al weer voor nodig? Om nog maar te zwijgen over de hoeveelheid tijd die je er mee verspilt, want je moet het later toch nog een keer doen, die mails lezen.

De beste aanpak is: eerst doen wat je die dag wilt doen, of er op zijn minst een flinke start in hebben gemaakt, voordat je kijkt in je inbox. Prik een tijd, bijvoorbeeld half elf, waarop je wel gaat kijken. Laat tot die tijd Outlook gewoon dicht! De melding ‘Ping! Er is een nieuwe e-mail binnengekomen’ met geluidje of envelopje had je hopelijk al eerder uitgezet… Ook die leidt enorm af van de andere werkzaamheden waar je mee bezig bent.

En die collega die om half tien binnenloopt en vraagt of je zijn e-mail nog niet hebt gelezen – die antwoord je gewoon dat je nog met andere dingen bezig bent. Het vergt wat tijd, maar mensen gaan heus wennen aan het feit dat jij niet met ‘kerende post’ alle e-mail beantwoordt. Twee of drie keer per dag je e-mail openen en afhandelen is veel efficiënter! Hoe je e-mail slim afhandelt komt een volgende keer aan bod – ook daarvoor zijn er handige tips en tricks. Werk ze!

Illustratie: m-c