De professor en de pot

In de dagelijkse mallemolen van werkzaamheden ben je nog wel eens geneigd om uit het oog te verliezen wat écht belangrijk is. Om dat punt onder de aandacht te brengen bestaat er een bekend verhaal over de professor en de pot. De moraal van het verhaal is helder: zorg dat je eerst de belangrijkste dingen een plekje geeft, voordat je afdaalt naar de zaken die minder belangrijk zijn. Voor wie het nog niet kende… Hier het verhaal.

Een professor stond in de collegezaal en bekeek de studenten die zijn filosofieles kwamen volgen. Voor hem, op zijn lessenaar, stonden een aantal attributen. Toen hij zijn les begon, pakte hij zonder te spreken een grote lege glazen mayonaisepot en begon deze te vullen met knikkers.
Toen er geen knikker meer bij kon, vroeg hij zijn studenten of de pot vol was. Ze beaamden dat het zo was. Toen pakte de professor een doos met kraaltjes. Hij schudde voorzichtig de kraaltjes uit de doos, zodat de kraaltjes de open ruimtes tussen de knikkers opvulden. Opnieuw vroeg de professor of de pot vol was. De studenten waren het met elkaar eens dat de pot nu echt vol was.

Toen pakte de professor een doos met schelpenzand en goot het zand in de pot. Uiteraard vulde het zand alle laatste kleine gaatjes tussen de kraaltjes op. De professor vroeg opnieuw of de pot nu vol was. Unaniem antwoordden de studenten met een volmondig 'ja'. De professor bukte even en haalde onder zijn lessenaar een kan water te voorschijn. Hij goot het water in de pot waar het alle ruimte tussen de zandkorrels opvulde. De studenten begonnen te lachen.

“Kijk”, sprak de professor toen het gelach verstomde, “de glazen pot is een metafoor voor jullie leven. De knikkers staan voor alle belangrijke dingen in het leven, je familie, je kinderen, je vrienden, je passies, alle dingen die zin en invulling geven aan jullie levens als al het andere verdwenen zou zijn. De kraaltjes zijn alle andere dingen die voor jullie van belang zijn, zoals bijvoorbeeld je baan, je huis, je auto. Het zand is al het andere, zaken die er niet wezenlijk toe doen.”

Hij vervolgde: “Als je begint de pot te vullen met zand, is er geen plaats meer voor de knikkers of de kraaltjes. Zo is het natuurlijk ook in het leven. Als je al je tijd en energie besteedt aan de kleine, onbelangrijke zaken, dan zal er nooit plaats en ruimte zijn voor de dingen die belangrijk voor je zijn. Besteed aandacht aan de dingen die essentieel zijn voor je geluk. Speel met je kinderen. Besteed aandacht aan je gezondheid. Neem je partner mee uit eten. Ga nog even lekker sporten of wandelen in het bos of langs het strand. Er zal altijd genoeg tijd overblijven om het huishouden te doen of om de kozijnen te schilderen. Besteed eerst aandacht aan de knikkers, aan de dingen die er echt toe doen. Bepaal je prioriteiten. De rest is alleen maar zand.”

Een wijze les! Hetzelfde geldt voor je werkzaamheden. Het is soms zo prettig om je te storten op de kleine, makkelijke taakjes die je snel voldoening geven. Natuurlijk is het fijner om tien dingen van je actielijst te kunnen strepen dan maar één. Kijk wel goed naar het verschil tussen je taken en laat je niet alleen door urgentie leiden, maar ook door belang. Wat maakt een echt wezenlijk verschil in je werk en brengt je vooruit? Juist die taak hoort prioriteit te krijgen.


Foto: Razvan Radu

Ruimte maken

Ruimte maken in je dag is belangrijk. Als je zoveel afspraken hebt dat je geen tijd hebt om je werk tussendoor te doen, is er iets mis met je werkschema. Minstens zo prettig is het om ruimte te maken op je werkplek. Het ‘paperless office’… Dat gaat echt niet meer gebeuren. Maar papierarm is wel prettig! Vier simpele maatregelen om te zorgen dat je werkplek een prettige plek is om te doen waarvoor je nu eenmaal betaald wordt.

1. Kijk kritisch naar de plek waar je computer en beeldscherm staan opgesteld. Staan ze daar omdat je kabels nu eenmaal daar zijn aangesloten en ze zo kort zijn – of zo dichtgetimmerd in kabelgoten – dat het niet anders kan? Misschien is een andere plek wel beter. Vaak bestaan bureaus uit twee delen werkblad van verschillend formaat. Vrijwel standaard wordt de pc op het lange gedeelte geplaatst; het korte gedeelte lijkt een niet helemaal volwaardig stukje werkplek. Terwijl het veel praktischer is om je pc op het korte gedeelte te plaatsen, zodat je veel ruimte hebt om bijvoorbeeld te schrijven, dingen op te zoeken in mappen of in je aantekeningen. Let wel op de lichtinval; je moet je pc niet zo zetten dat je de hele dag tegen fel licht inkijkt.

2. Waar staat je telefoon? Het lijkt een no-brainer en toch zie ik zo vaak linkshandige mensen met een telefoon rechts van hun pc, of mensen met een telefoon die helemaal achteraan op hun werkblad staat. Kies een plek die prettig belt, en zodat je liefst ook nog kunt schrijven terwijl je telefoneert (en dan niet op een klein kladje, in de paar decimeter tussen toetsenbord en scherm!)

3. Zet dichtbij wat je veel gebruikt, en vice versa. De perforator die je eens in de maand gebruikt… In de kast! Je voorraad visitekaartjes… In je la, dat heeft geen zin op je bureau! Een telefoonlijst, een veelgebruikt handboek, je notitieblok vol acties – allemaal dingen die voor het grijpen moeten staan. Maak je bureau gewoon eens helemaal leeg en begin bij nul: wat heb ik nou echt binnen handbereik nodig?

4. Kijk ook naar de sluipmoordenaars-van-de-werkruimte: snuisterijtjes, grappige cartoons en leuke foto’s zijn de toppers daarin. Natuurlijk hoeft je werkplek niet leeg te zijn en mag je best een persoonlijke noot daarop hebben staan – even aannemend dat je niet werkt in een concept waarbij je voor je verschillende werkzaamheden van werkplek wisselt. Maar kijk kritisch en schoon je magneetbord of prikbord regelmatig op. Digitale foto’s: weg met het vergeelde printje, die heb je ook in je pc. Leuke gadgets, stressballetjes of andere snuisterijtjes: laat de drie leukste blijven, de rest neem je mee naar huis voor de kinderen (of de kringloop).

Nat doekje over je werkplek en toetsenbord… En je kunt de dag weer fris beginnen!




Foto: JanetF

Grip op je privépost

Fysieke post valt steeds minder vaak op de mat, maar helemáál verdwenen is het echt niet. Er blijft van alles binnenkomen. Om te zorgen dat lege enveloppen, bankafschriften, belangrijke papieren en reclamefolders niet door elkaar raken, is er maar één remedie: selecteren aan de poort.

Dat betekent dat je bij het openmaken van je post meteen moet besluiten wat je er mee moet doen. Net als op je werk eigenlijk – daarover in een ander blogverhaal meer. Maak vier stapels:
1. Oud papier. Spreekt voor zich: meteen alle enveloppen, reclamefolders die niet interessant lijken… Ruimt lekker op.
2. Bewaren. Daar leg je alles op wat geen actie van jouzelf vraagt, maar wel bewaard moet blijven. Bijvoorbeeld bankafschriften, salarisstroken en ander papierwerk van officiële instanties.
3. Lezen. Deze stapel kan je tijdschriftenbak in! Tijdschriften natuurlijk, maar ook ander leesvoer. Heb je wat tijd? Kijk dan kritisch naar je huis-aan-huisblad of het blad van je ziektekostenverzekeraar en scheur alleen die artikelen eruit die je echt aanspreken. De rest kan dan bij het oud papier. Heb je geen tijd? Al het leesvoer gewoon op een stapel; uitzoeken komt later wel.
4. Actie! De belangrijkste stapel. Hierop leg je alle papieren die om een actie vragen. Te betalen rekeningen natuurlijk (liefst samen in een doorzichtig mapje, dan zie je niets over het hoofd) en post die je moet beantwoorden. Hierin leg je ook dingen die meer tijd nodig hebben dan dat moment dat je aan de keukentafel ervoor hebt. Bijvoorbeeld informatie over je spaarloonrekening waarvan je nog niet hebt besloten of je je tegoed opneemt.

Je papierwerk verder verwerken kun je handig doen door drie bakjes te gebruiken.

Bovenop komt alle actie-post; het belangrijkste en dus het meest in het zicht. In het midden leg je dingen die je aandacht nodig hebben, maar niet meteen. Bijvoorbeeld iets waarover je nog vragen verwacht, of een informatiebrief over de afspraak bij de specialist waar je volgende maand naar toe gaat. Onderop leg je alle bewaarpost.

Is dat bakje vol? Pak de stapel op en breng het naar je ‘permanente bewaarplek’. Dat kan een kast met archieflades zijn, een ordner, een verzameling hangmappen… Welk systeem je aanhoudt is persoonlijk, zolang je het maar kunt terugvinden!


Foto: loop_oh

Vooruitkijken naar de dag van morgen

Aan het einde van een werkdag heb je veel aan je hoofd - de files bijvoorbeeld. En had je dat vlees voor vanavond nu ontdooid? Niet vergeten om vanavond je moeder te bellen over die verjaardag van oma. En verdorie, nu is het vandaag weer niet gelukt om een opzet te maken voor dat rapport!

Toch is er aan het einde van een werkdag ook iets anders belangrijk: de volgende werkdag. Los van het feit dat het voor de schoonmakers fijn is als je werkblad leeg is ’s avonds, is het vooral ook een genot om ’s morgens aan een opgeruimd bureau te gaan zitten.

Probeer daarom aan het einde van de dag een kwartier in te ruimen om vooruit te kijken naar de dag van morgen. Wat voor afspraken heb je? Heb je alles dat je daarvoor nodig hebt? Wat ga je ruwweg doen met je dag morgen?

Stuk voor stuk vragen die je óók ’s morgens kunt stellen, en er dan een antwoord op vinden. Maar het is prettig beginnen als je overzicht hebt over je dag. Heb niet de illusie dat je hem helemaal kunt plannen, want dat kan niet. Als je maximaal zes uur van een achturige werkdag kunt plannen is dat al een absoluut efficiency-record; al hangt het af van het soort werk dat je doet.
Toch zal het je een prettiger gevoel geven wanneer je start met overzicht. Probeer het zelf!



Foto: Gerlos

Parkinson, maar dan anders

De ziekte van Parkinson is heel iets anders dan de Wet van Parkinson. Die laatste geldt als volgt: een taak duurt net zo lang als de tijd die er voor beschikbaar is. Een doordenker? Jazeker.

Wanneer je je voorneemt om na de lunch een start te maken met dat lastige stuk waar je al tijden tegenaan hikt, is dat op zich een uitstekend voornemen. Gewoon doen. Beter is wel om voor jezelf ook af te spreken tot wanneer je dit gaat doen. ‘Na de lunch’ is een ruim begrip. Je maakt een ruwe opzet voor de inhoud, schrijft een stuk van de inleiding, wikt en weegt over de beste manier om je boodschap te formuleren… Alle kans dat je tegen vieren opkijkt en merkt dat je drie uur verder bent. Met twee A4-tjes tekst, waarmee je niet onverdeeld gelukkig bent. (Nog afgezien van alle telefoontjes tussendoor, die je blij aanneemt – afleiding!) Hoe kan dit anders?

Geef jezelf een eindtijd. Een eindtijd betekent een finish, een finish betekent concentratie. Geef jezelf een – ongestoord! - uur om in elk geval de opzet voor de inhoud klaar te hebben, zodanig dat je er ook echt tevreden mee bent. Vervolgens kun je dan weer verder met andere zaken die niet zoveel energie kosten.

Eigenlijk geldt het voor alle dingen waar je tegenop ziet: geef jezelf kleine deadlines. Liever op een ochtend drie keer een half uur aan drie K-klussen besteed, dan jezelf verliezen in wat er ook maar langskomt zónder voortgang op die K-klussen.

Want dingen onderop je stapel werkdocumenten leggen is net als je schone kleren weer in de was gooien omdat je geen zin hebt om te strijken. Vroeg of laat zul je het toch moeten doen. En als je er voortgang in hebt gemaakt werkt dat enorm motiverend. Liever voldoening uit een deel dat af is, dan iets dat steeds aan je ‘knaagt’. Succes!

Op zoek naar geld

Gebruik maken van aanbiedingen bij de supermarkt is altijd verstandig. Toch zijn er grotere vissen te vangen als het gaat om slim met je geld omgaan. Het begint met een overzicht van je geldstromen: wat komt er binnen en waar gaat het naartoe?

Een kasboek bijhouden kan eenvoudig op de computer, desnoods in een Excelbestand. Wil het handiger aanpakken, dan kun je kiezen voor de producten van het Nibud (www.nibud.nl) of je informatie delen met sites als www.planjebudget.nl. Die vergelijkt jouw uitgavenpatroon met dat van mensen in een vergelijkbare situatie (qua leeftijd, gezinssamenstelling en inkomen).

Vijf praktische tips om verdere besparingen te realiseren:
1. Scroll elke maand kritisch door alle afschrijvingen. Met online bankieren gaan je geldstromen geruisloos naar buiten. Krijg je geen afschriften meer? Download dan op de website van je bank regelmatig alle af- en bijschrijvingen die op je rekening plaatsvinden. Welke machtigingen voor abonnementen of donaties lopen er eigenlijk? Sta je daar nog steeds achter, of kunnen ze worden opgezegd?
2. Spaar de kinderbijslag in plaats van hem op de grote hoop te gooien. Mits dat financieel mogelijk is, is het slim de kinderbijslag op een aparte rekening binnen te laten komen, in plaats van op de huishoudrekening. Bijvoorbeeld op de spaarrekening van je kind. Dan hoef je zelf geen spaarregeling te treffen en loopt het bedrag op die rekening toch gauw op. Dit kun je het beste zo vroeg mogelijk starten, zodat je niet gewend raakt aan het bedrag. Het rekeningnummer aanpassen kan met een mutatieformulier; dat vind je op www.svb.nl.
3. Verhoog je maandelijkse spaaropdracht zodra je salarisverhoging krijgt. Net als tip 2: wat je niet hebt, mis je ook niet.
4. Ga een specifieke munt sparen, bijvoorbeeld de munt van 2 euro. Haal ze consequent uit je portemonnee en stop ze in een potje in de keuken of woonkamer. Aan het einde van de maand doe je – of koop je – iets leuks van dit geld.
5. Een beruchte ‘leegloper’ zijn de tankstations. Het is o zo verleidelijk om wat uit de schappen te graaien als je toch in de rij staat. Dat de prijzen veel hoger liggen dan in de supermarkt neem je op dat moment op de koop toe, maar je snijdt jezelf in de vingers. Bedenk wat het is dat je regelmatig koopt bij tankstations (Autodrop? Kauwgom? Kleine flesjes cola light?) en sla het voordelig in bij de supermarkt. Leg natuurlijk wel een voorraadje in je auto, anders los je het probleem niet op!

Van harte gefeliciteerd met je verjaardag

Enig idee waarom de verjaardagskalender in talloze gezinnen op de wc hangt? Heel simpel - om vaak gezien te worden, zodat je de verjaardag van tante Georgina of de trouwdag van je ouders niet vergeet.

Hetzelfde principe geldt trouwens voor de huishoudkalender. Kies een plaats waar je vaak staat en de kans groot is dat je hem ziet, bijvoorbeeld naast de koelkast. Een vluchtige blik kan genoeg zijn: was er vandaag nog iets dat moest gebeuren?

Wie gaat voor het attente imago en verjaardagskaarten wil sturen, kiest daarvoor een eigen systeem. Houd je van online kaarten, maak dan een keuze uit de e-card aanbieders en vul daar een digitale verjaardagskalender in. De reminder komt dan per mail naar je toe (als Hyves je er al niet op heeft gewezen). Natuurlijk kun je ook kiezen voor een generieke website, zoals www.verjaardagskalender.nl.

Ben je niet zo van de online felicitaties, koop dan een stapeltje kaarten en postzegels - dan zit je voorlopig niet zonder. Voor het overzicht kun je volstaan met een ‘echte’ kalender van papier.
Vul je kalender één keer goed in, met voor- en achternaam en geboortejaar. Zo mis je geen bijzondere mijlpalen, en stuur je geen Winnie de Poeh-kaart naar je nichtje van dertien. Hang hem vlakbij je huishoudkalender. Ben je bang dat je niet zult kijken? Loop hem dan eens per maand door, en schrijf op je huishoudkalender ‘kaart Esther’ op de dag vóórdat ze jarig is.

Dat kaartje is snel genoeg geschreven. Merk je dat je er toch te weinig tijd voor neemt? Ga er dan een keer voor zitten en schrijf verjaardagskaarten vooruit, voor een aantal weken bijvoorbeeld. Dan liggen ze klaar en hoef je ze alleen nog maar in de brievenbus te mikken als het zo ver is. Klaar!