Druk in je hoofd

Ieder mens kent drukke tijden. Waarin je hoofd soms overstroomt van gedachten, acties, dingen die je wilt onthouden of juist vergeten. Wat te doen aan een druk hoofd? Drie tips die je hoofd meer lucht geven.

Schrijf op waar je aan denkt; maak je hoofd leeg. Een dagboek is meteen weer een hele stap, maar schrijf op wat er in je hoofd rondmaalt. Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden wat je nog moet doen. Komt er ook op andere plekken van alles in je op? Leg een schrijfblokje op je nachtkastje, in de badkamer, keuken... Wat dan ook.

Verzamel wat je allemaal opschrijft en geef het een plek in tijd en ruimte. Je moeder bellen? Schrijf het op de kalender (eentje die je regelmatig ziet!). Administratieve klusjes? Maak een lijstje, leg het naast je computer en ga er vanavond een half uur voor zitten. Grotere klussen die met je werk te maken hebben? Kijk in je agenda wanneer je die gaat doen, of wanneer je er in elk geval een begin mee maakt. Zet ze op je actielijst. Boodschappen, huishoudelijke taken? Bepaal wie het gaat doen en wanneer, of wat er nog voor nodig is voordat het gebeurt.

Luister naar wat er in je hoofd omgaat en 'trek het los', waar dat nodig is. Vaak draait er iets in een kringetje rond, of blijf je ergens over piekeren, zonder er iets aan te dóen. Twijfel je over een besluit? Dat is niet erg, zo lang je maar een beeld hebt wanneer je een knoop gaat doorhakken. Het is prima om een paar uur te sudderen over de beste beelden voor die belangrijke presentatie. Het niet OK om datzelfde te doen over de tekst van een e-mail aan je collega.


Beeld: mrzestyness

Er is geen beste manier...

... maar wel altijd ruimte voor verbetering." Dat is mijn respons als een potentiële klant huiverend vraagt of hij of zij nu ook 'aan dat lege bureau en zo'n digitale takenlijst moet'. Niet iedereen werkt op dezelfde manier, en dat hoeft ook niet! Mijn uitgangspunt is: als het voor jou maar werkt.

Vooroordeel 1: Acties moet je digitaal bijhouden
De een vinkt er fluks op los in Outlooks digitale takenlijst en weet precies wat er nog openstaat. De ander zweert bij een fysieke takenlijst die hij kan oppakken, meenemen en volschrijven met aanverwante gedachten. Beide situaties zijn prima; wél kijk ik altijd of er iets te optimaliseren is.

Acties noteren op papier is geen enkel probleem, zo lang je acties niet op geeltjes krabbelt en overal op je werkplek plakt. Die raak je snel kwijt en maken je werk bovendien onoverzichtelijk. Een to-do blok (standaard in elke kantoorboekhandel) werkt prima, maar ook een schrift, groot schrijfblok of notitieboek zijn prima. Een paar tips:

Groepeer acties die bij elkaar horen. Omdat ze gaan over hetzelfde projectonderdeel, of besproken moeten worden met dezelfde persoon.
Maak onderscheid tussen acties en gedachtenspinsels. Noteer achter je actie bijvoorbeeld een grote A in een cirkel, zodat je die kunt wegstrepen als je klaar bent. Of markeer acties met een kleur of markeerstift.
Wees concreet! Alleen dan is de kans er dat je het ook daadwerkelijk gaat DOEN. De actie 'intranet bijwerken' gaat niet gebeuren. Maar wel 'J. bellen over nieuwe publicaties voor vermelding op intranet.'

Vooroordeel 2: Bakjes op je bureau is zwaar uit de tijd
Bakjes en mappen kunnen een goede manier zijn om je werkstroom te ordenen. Alleen is het niet overal meer mogelijk om ze op je werkplek te hebben staan, als je wisselt van werkplek bij verschillende activiteiten (geconcentreerd werken, vergaderen, enzovoort). Dat betekent niet dat je door het leven moet gaan met slechts je smartphone, pen en papier. Ook flexwerkers 'mogen' werkdocumenten hebben. Een paar tips die voor iedereen gelden:

Maak in elk geval onderscheid in de functies Actie, Bewaren en Afwachten. De 'Bewaren' dingen verwerk je het liefst meteen: door ze te scannen, of op de juiste fysieke plek op te bergen. 'Afwachten' betekent meestal dat een ander er mee bezig is en dat het later aan bod komt. 'Actie' zijn de dingen waar je iets mee moet doen, omdat het tot je taken behoort. Dat kun je ook weer uitsplitsen, bijvoorbeeld per project of per (interne) klant. Een klant van mij had het onvergetelijke eigen systeem met bakjesnamen als 'Treinvoer', 'Gedachten', 'Bulletjes' en 'In de benen'. Whatever works for you!
Haal regelmatig de bezem door je systeem. Mensen hebben vaak dingen op hun bureau die maar weinig worden gebruikt, of gewoon geen actieve functie meer hebben. Een stapel documenten die moeten worden gefiled: tenzij je er mee bezig bent, is dit niet de juiste plek! Loop mappen en bakjes - als je die nog hebt - kritisch door. Kun je dingen samenvoegen? Weggooien? Scannen? Bewaren of vinden op een andere plek?

Als ik werkplekbezoeken afleg vind ik het belangrijk om goed aan te voelen wat iemands werkstijl is. Het maakt veel verschil of je visueel bent ingesteld, of niet. Of je denkt in structuren, of eerder associatief bezig bent. Niet ieder systeem past bij iedereen, dus ik kijk naar wat goed aansluit, wat werkt en wat juist bij deze persoon die 'vonk' geeft om hem of haar in beweging te krijgen. Ook slimmer werken is soms maatwerk!

Beeld: myrrh.ahn

Waarom HNW niet te stoppen is

Voor wie niet bekend is met dit acroniem: HNW staat voor Het Nieuwe Werken. Een veelbesproken onderwerp. Dat volgens velen helemaal niet nieuw is, en als het dat dan wel is, wanneer laat je die term dan vervallen? Kort samengevat staat HNW voor werken zonder veel belemmeringen in de factoren tijd en plaats. Werken waar je wilt, wanneer je wilt. Niet naar het werk, maar aan het werk.

In de media lees je veel over HNW en over de manier waarop organisaties dit al dan niet invoeren. Thuiswerken, flexwerken, digitaal werken, projectmatig werken - allemaal verwant aan HNW. In de Management Team van deze week een stuk met allemaal punten waarom HNW niet werkt; afsluitend met één punt waarom je er toch aan moet als werkgever: omdat je anders niet interessant bent voor werknemers.

Verfrissend om eens een kritisch artikel te lezen over HNW dat inhoudelijk op het onderwerp ingaat. Zomaar invoeren omdat iedereen het doet is niet verstandig. Niet alle organisaties en medewerkers zitten te wachten op een ingrijpende verandering in hun manier van werken.

Maar ik blijf het opvallend vinden dat er organisaties zijn die categorisch blijven ontkennen dat HNW bij hen een rol kan spelen. Dat doet me altijd denken aan de invoering van de computer op de werkplek. Zo'n twintig jaar geleden begon de pc gemeengoed te worden op de werkplek. E-mail nog niet: ik ken nog verhalen van mensen die een mailtje op een floppy (wat was DAT ook al weer?) moesten zetten, en dan lopen naar de enige pc met mailverbinding. Bij mijn eerste werkgever waren getypte memo's ook heel gewoon - nu vrijwel onvoorstelbaar.

In die tijd werd met dezelfde scepsis gekeken naar de computer op de werkplek. En had je werkgevers die mordicus tegen waren, want dan zou vast iedereen massaal Pacman (wat was DAT ook al weer?) gaan spelen. Of patience. Van werken zou niets terechtkomen!

Met uitzondering van ambachtelijke bedrijven is er nu bijna geen bedrijf te vinden waar de computer géén rol speelt. Tot de melkmachine aan toe: automatisering is een wezenlijk onderdeel van ons werkend bestaan. Als het eigen netwerk eruit ligt, ligt je organisatie plat.

Mijn voorspelling is dat het zo ook zal gaan met HNW. Linksom, rechtsom, mondjesmaat of in grote golven: HNW zal net zo'n wezenlijk onderdeel van het werkend bestaan worden. Benieuwd hoe ik er over twintig jaar over kan bloggen...

Broer en zus: Efficiënt en Effectief

Efficiënt werken betekent slim omgaan met je tijd en je energie. Effectief werken betekent dat je resultaat boekt met je inspanningen; dat ze effect hebben. Van een afstandje lijken de woorden veel op elkaar, maar ze zijn heel verschillend: efficiënt en effectief. De kunst is om een mooie mix van de twee te maken. En voor iedereen is die mix anders - het hangt af van je functie, je taken en je doelen.

Zeven concrete tips om efficiënt en effectief met je werkdag om te gaan:

1. Elimineer zoveel mogelijk afleiding, als je zelf wel weet dat het je niet helpt bij het bereiken van je doelen. Tv uit, radio uit (of zacht). Dat kan ook liggen aan je plek in de kamer: zit je met het gezicht naar de deur? Dan krijg je al snel het 'balie-effect': jij kijkt op als iemand binnenkomt of langsloopt en mensen spreken jou als eerste aan. Kijk of je daarin iets kan veranderen. Ik heb een klant gehad die prettiger werkte doordat ze haar stoel anders neerzette en op het korte stuk bureau waar ze normaal werkte, een rijtje ordners plaatste als afscheiding.

2. Zorg voor een prettige werkplek waar je alles bij de hand hebt dat nodig is. Pc of laptop, telefoon, je werkdocumenten, schrijfmateriaal, naslagwerken (als dat van toepassing is). Niets zo vervelend als moeten zoeken naar dingen die je nodig hebt, zeker als je net lekker 'in de flow' zit.

3. Haal alle acties uit je hoofd en schrijf ze op, liefst gegroepeerd: alles bij elkaar wat bij elkaar hoort. Per project, per maand, per klant - het maakt niet uit, als het voor jou maar overzichtelijk blijft. Alleen door overzicht te krijgen over wat je moet doen, kun je goed gaan kiezen WAT je gaat doen. Je kunt niet kiezen als je niet weet wat er te kiezen is.

4. Behandel je tijd naar wat het is: kostbaar. Kijk of je overleg echt een uur moet duren; misschien kan het met een kwartier goede voorbereiding wel in een half uur gedaan. Dat scheelt je weer een kwartier. Maak ook een planning voor de dag: wat wil je gedaan hebben en hoeveel tijd kost dat? Zet desnoods de kookwekker om een half uur aan een bepaalde taak te werken, als je bang bent dat je afdwaalt.

5. Groepeer taken naar soort. Handel telefoontjes samen af, wijdt daarna een uur aan je mails en ga vervolgens een uur werken aan een presentatie. Springen van taak naar taak kost je veel meer tijd! Ga dus niet werken aan de presentatie, bij gebrek aan inspiratie je mail lezen en naar aanleiding van een mail de telefoon erbij pakken. Zonde van je energie!

6. Ken jezelf en leer daarvan. Ben je een slome starter, begin de dag dan met kleine klusjes. Ben je juist 's morgens op je best, ga dan juist die actie doen die veel energie kost. Hik je aan tegen die vervelende klus? Hak hem in stukjes en beloon je zelf voor ieder onderdeel dat je afhandelt (met een lekker kopje thee met koekje erbij, met een half uur een tijdschrift lezen...). Liever twee blokken van drie uur goed resultaat geboekt dan acht uur achter je bureau zitten te lummelen.

7. Wees realistisch over wat je hebt aan tijd en energie. Je kunt wel zeggen om vier uur dat je die grote klus er nog bij kan hebben, maar is dat echt zo? De ander heeft er niets aan als je toezeggingen doet die je niet kunt waarmaken. En als je weet dat je echt een lunchpauze nodig hebt om op te laden, neem die dan en ga niet doorwerken aan je computer met je eten ernaast.

Beeld: Mansikka

De ondergeschoven kindjes van je actielijst

Iedereen heeft ze: actiepunten waar je eigenlijk niet aan toe komt en die altijd onderaan je lijstje belanden. Waar je aan het einde van de dag naar kijkt en over verzucht: morgen weer een dag!

Hoe komt het? En vooral: hoe zorg je dat ze wél aan de beurt komen?

Oorzaak 1: Ik en mijn grote mond...
Ooit heb je geroepen dat jij dat wel even zou oppakken. Uitzoeken. Uitwerken. Een opzetje voor zou maken. Daarvan heb je nu spijt als haren op je hoofd, want eigenlijk heb je helemaal geen tijd voor deze actie. Het is niet realistisch, om te roepen dat jij dat het toevoegt aan wat er al op je bord lag.
Wat nu?
Twee mogelijkheden: of je gaat terug naar de bron van de actie (collega, manager, opdrachtgever, bekende) en meldt eerlijk dat het niet kan, óf je gaat het doen. Al dan niet met hulp van anderen. Breek hem in stukken, delegeer een deel, maak tussentijdse deadlines... Als het maar af komt!

Oorzaak 2: Geen richtinggevoel
Er staat een actie op je lijst waarvan je, elke keer als je hem ziet staan, een knagend schuldgevoel krijgt. Want je hebt eigenlijk geen idee hoe je dit gaat aanpakken. Je hebt geen gevoel over de richting waar je heen wilt, de stappen die je moet doorlopen - dat maakt het ongrijpbaar en dus ook ondoenbaar.
Wat nu?
Plan een half uur in om de actie wél doenbaar te maken. Verzamel alle mogelijke informatie die er kan zijn. Vraag anderen om hulp. Maak je actie zo concreet mogelijk: 'website bijwerken' is veel te grof. Benoem de onderdelen: 'Structuur website vergelijken met tien concurrenten', 'Lijstje specificaties maken voor webbouwer', enzovoort.

Oorzaak 3: It's a dirty job, but somebody's gotta do it
Sommige acties zijn gewoon niet leuk. Net als de wc schoonmaken: weinig mensen krijgen daar een kick van, maar om een staphylokokkenepidemie te voorkomen moet je die borstel toch een keer ter hand nemen. Hetzelfde geldt voor een heleboel andere K-klussen!
Wat nu?
Als het grote K-klussen zijn, is het slim hem ook in stukjes te breken en elke dag te beginnen met één onderdeel. Zet desnoods de kookwekker; tien minuten aan je K-klus besteed is al winst!
Als het structureel is, kijk dan of je een deel ervan kunt uitbesteden. Je wc schoonmaken hoef je ook niet per se zelf te doen; maar tandenpoetsen weer wel. Misschien heb je er geld voor over om iemand anders een deel van je boekhouding te laten doen. En misschien maak jij dat vervelende statusoverzicht wel, maar zit er niemand op te wachten, of kan het op een andere manier worden gemaakt.
Laat iemand met een frisse blik naar je K-klus kijken. Wie weet komen er onverwachte tips!

Beeld: Close to home

Geen Blue Monday maar Blue Tuesday

Maandag 17 januari zou de meest depressieve dag van het jaar zijn, zo bedacht een Engelse psycholoog. Maar is maandag wel echt zo deprimerend? Voor veel mensen blijkt dinsdag een stuk moeilijker, omdat dan de realiteit van de werkweek 'binnendringt'. Een paar tips om je week makkelijker te kunnen starten.

1. Zorg dat je op je laatste werkdag vóór het weekend je volgende week plant. Dat hoeft natuurlijk niet in detail, maar bekijk hoe je week er ruwweg uitziet en wat je dan in elk geval wilt realiseren. Heb je veel overleg en vergaderingen? Dan kun je dus minder ander werk doen; houd daar rekening mee.

2. Kijk in het weekend liever niet in je e-mail. Het is de bedoeling dat je in het weekend los komt van je dagelijkse werk. Wie zijn Blackberry (of via de pc) steeds mail leest, komt in de verleiding om 'even snel' te antwoorden. Voor je het weet, is het normaal dat je in het weekend op mail reageert en kun je niet meer met goed fatsoen wachten tot maandag.

3. Bedenk wat je maandag als eerste een uur lang wil doen. Bij voorkeur is het een K-klus waar je tegen op ziet. Dat klinkt gek, maar geeft wel enorm veel voldoening. Doe in elk geval iets waar je nu echt voortgang in wil maken; dus niet heel veel kleine dingen, maar juist iets substantieels waar je een uur lang je tanden in zet. Kan dat niet op kantoor? Blijf 's morgens nog even thuis werken. Dat rijdt daarna ook nog eens lekkerder door.

4. Open pas een uur ná je start je mailbox. Anders is het dikke kans dat je gaat reageren op andermans vragen en verzoeken, waardoor je hele eigen planning voor die dag de mist in gaat. Vergeet niet: je mailbox is niet je actielijst!

5. Kijk wat je voor leuke momenten hebt in de komende week. Welke leuke taken ga je doen? Heb je helemaal geen leuke taken en herhaalt zich dat week na week, dan moet je dieper gaan nadenken of dit werk wel is wat je echt leuk vindt.

6. Maak het contrast tussen werken en vrij zijn niet zo zwart/wit. Doe je dat wel, dan smacht je alleen nog maar naar het weekend en sleep je je naar je werk. Neem dus tijdens je werk af en toe een pauze om de batterij op te laden. Ga door de week ook 's avonds wat leuks doen: een film, uit eten, naar vrienden toe... Of gewoon een avondje voor jezelf. Probeer niet elke avond stukken te lezen, maar prik een of meer avonden als 'werkvrij'. Liever daardoor een klein beetje werken in het weekend (iets lezen, wat ideetjes op papier zetten; dingen waar je niet aan toe komt in de drukte) dan een strikte scheiding tussen de twee.

Goede gewoontes in stand houden

Het veranderen van werkgewoontes kun je vergelijken met het veranderen van je eetpatroon: met een paar dagen dingen goed doen, ben je er niet. Wil je echt iets veranderen, dan moet dat permanent zijn - anders heb je een onmiddellijke terugval. Drie tips om de terugval te voorkomen.

1. Zorg dat wat je anders doet, niet extreem ver van je normale situatie en werkstijl afligt. Als je bijvoorbeeld houdt van afwisseling in je werk, bouw dan wat ruimte in voor 'even wat anders doen' en timmer je werkschema niet dicht met taken die urenlang duren.

2. Bedenk dat kleine veranderingen vaak meer impact hebben dan enorme besluiten. Pas als je elke dag iets anders doet, verandert er ook iets. Om in de dieetmetafoor te blijven: neem in plaats van twee koekjes bij de thee, er voortaan eentje. Dat houd je makkelijker vol dan helemaal niets. En kun je afbouwen naar een half koekje. Zo is het ook met werkgewoontes: elke dag aan het einde van de dag tien minuten je hoofd leegmaken (alle acties noteren, klaarleggen wat je morgen nodig hebt), is al een mooie stap op weg naar georganiseerd werken.

3. Maak veranderingen leuker voor jezelf. Beloon jezelf bijvoorbeeld met iets kleins, iedere keer wanneer je realiseert wat je had bedacht. Lees tien minuten dat leuke tijdschrift, nadat je een uur aan een vervelende taak hebt gewerkt. Volkswagen heeft hierover 'the Fun Theory' bedacht. Een leuk filmpje, dat ik vrijdag zag bij een seminar van Ben Tiggelaar. Heel inspirerend!