Is jouw cc ook mijn cc?

Veel mensen die mailen, denken precies te weten hoe de ontvanger met die mail omgaat. Bijvoorbeeld de snelheid van antwoorden - collega's genoeg die na een uur in je deuropening staan met de klassieker: 'Heb je mijn mail nog niet gelezen?'. Het prachtige Engelse gezegde 'Assumptions are the mother of all fuck ups' laat ook hier zien dat het niet handig is om te werken met aannames.

Bijvoorbeeld het sturen van een cc. Wat wil je dat de ontvanger daarmee doet? Als je ook van die persoon actie verwacht, is het slimmer om je mail door te sturen met een regeltje bovenaan. Zet daarin wat je concreet verwacht - bijvoorbeeld 'Wil jij hier ook je visie op geven?'- en wanneer. Niet iedereen leest mails die als cc worden ontvangen; ik zie steeds vaker mensen die cc's in een aparte map laten binnenkomen. Die map wordt misschien eens per week bekeken. Of helemaal niet!

Mailen is een vorm van communiceren. Dat houdt in dat mensen duidelijk moeten zijn over hun wederzijdse verwachtingen. Laat zien wat je vraag is en wat je wil dat de ander doet. Twijfel je of dat gaat lukken, of dat het op tijd gaat lukken? Dan is de ouderwetse telefoon nog altijd een slim medium. Nog beter en nog ouderwetser: binnenlopen en persoonlijk overleg. Dat houdt het menselijk!

Beeld: Reid, Geleijnse en Van Tol/Fokke & Sukke

Over lange reizen en olifanten

Een lange reis begint met één enkele stap. Of, iets minder filosofisch maar volgens hetzelfde principe: een olifant eet je niet ineens, maar ook hapje voor hapje.

Zie je op tegen het opruimen van je werkplek? Begin dan met een enkel stapeltje. Heb je alleen stapels van 30 centimeter hoog? Deel ze op in overzichtelijke stapels van ongeveer vijf of tien centimeter hoog. Neem je voor om elke dag één stapel door te nemen.

Wat weg kan, doe je weg.
Wat naar iemand anders door moet, stuur je meteen door.
Wat je moet bewaren, leg je op een aparte stapel 'Bewaren' (of nog beter: berg het op waar het thuishoort).
Waar je iets mee 'moet doen', komt in je bakje 'Actie'.

Voor wie geen energie heeft om de problemen uit het verleden op te lossen - neem je voor om morgen te starten, meteen als er post binnenkomt. Werk bovenstaand rijtje op deze manier af en je zult geen nieuwe aanwas van stapels meer krijgen.

En dan stapje voor stapje de achterstand nog wegwerken.

Dat is het mooie van goede voornemens: je kunt er élke dag mee starten.

Beeld: Loesje

Vraag het mij... op Twitter

Januari is de Maand van het Opgeruimde Bureau. Geen betere maand dan januari hiervoor! Een nieuw jaar, een nieuw begin... Overzicht. Focus. Een opgeruimde mailbox. Heerlijk... Maar niet voor iedereen een-twee-drie te bereiken.

Voor alle bedrijven, ondernemers, managers en medewerkers met concrete vragen op mijn vakgebied, houd ik vrijdagavond 7 januari tussen 19 en 20 uur Twitterspreekuur. In de maand januari doet een aantal collega's van de NBPO (de beroepsvereniging van professional organizers) iedere werkdag op dit tijdstip hetzelfde.

Via @nbpo kun je met alle vragen over werkplekorganisatie, HNW en slimmer werken bij me kwijt:

'Hoe vertel ik iemand netjes dat zijn werkplek zo niet langer kan?'
'Hoe zorg ik dat mijn mensen overzicht houden in een digitale werkomgeving?'
'Wat kan ik doen om de e-mail in ons bedrijf slimmer in te zetten?'
'Ik vind het moeilijk om realistisch te plannen. Hoe doe ik dat anders?'

Je krijgt concrete, praktisch toepasbare antwoorden per e-mail toegestuurd. Je vraag is geheel vrijblijvend en je contactgegevens worden, tenzij je anders aangeeft, alleen voor dit spreekuur gebruikt.

Wanneer?
Vrijdagavond 7 januari tussen 19 en 20 uur
Waar?
http://twitter.com
Hoe?
Verstuur een vraag op Twitter; begin je tekst met @nbpo. Je vraag komt dan bij mij terecht (maar is voor iedereen op Twitter zichtbaar). Ik reageer meteen; via Twitter of via e-mail. Eventueel licht ik mijn antwoord later uitgebreider voor je toe.

Nu al een vraag die niet kan wachten? Mail hem naar karen@newbroom.nl en je krijgt snel en vrijblijvend antwoord op al je vragen!

Je kunt me overigens het hele jaar door volgen op Twitter. Ik twitter als @NewBroom_NL.

Orde op zaken in de mailbox

Er is geen mens die drie keer dezelfde brief uit een envelop haalt, hem leest en toch maar weer terugstopt zonder er iets mee te doen. Gek genoeg doen we datzelfde wel met e-mail: lezen, even denken... Hm, toch maar niet nu. Aanvinken met 'Markeren als ongelezen'. Dat is een handige functie in Outlook, maar niet de beste manier om met je mail om te gaan!

Wat tips om slimmer met je mail om te gaan en het nieuwe jaar ook digitaal opgeruimd te beginnen:

1. Plan tijd in om je e-mail te behandelen. Doe het liever niet tussendoor; dan versnippert je aandacht en loop je de kans op een 'half gelezen' mailbox. Bij voorkeur twee of drie keer op een dag, steeds een half uur of een uur, afhankelijk van je hoeveelheid mail en de complexiteit ervan.

2. Sorteer je e-mail net als je gewone post. Reclame: weg, tenzij je er echt interesse in hebt. Dingen waarop je actie moet ondernemen: sleep ze naar een mapje 'actie', of klik op het vlaggetje achter het bericht, dat aangeeft dat het bericht opvolging nodig heeft. Je kunt ook aangeven voor welke datum je dat gedaan wilt hebben.

3. Houd de 2-minutenregel aan. Kun je een mail snel afhandelen, door bijvoorbeeld een kort antwoord te geven, doe dat dan ook. Alles onder de 2 minuten liever meteen!
Langere antwoorden, of dingen waarvoor je meer informatie nodig hebt, doe je op een ander tijdstip.

3. Zet de melding 'U hebt e-mail' uit. Dat werkt alleen maar op je zenuwen... Want wat zou er in staan? Het prikkelt je nieuwsgierigheid en leidt af van waar je mee bezig bent.

4. Maak gebruik van wizardregels. Dat zijn regels die jij instelt voor binnenkomende mails (kan ook voor uitgaande mails, trouwens). Je geeft aan dat mail van bepaalde afzenders, of met bepaalde woorden in het onderwerpsveld, naar een specifiek mapje gaan. Bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven waarop je hebt geabonneerd, of alle mail van een klant of over een bepaald project. Zo houd je overzicht in je inbox: wat bij elkaar hoort, staat bij elkaar. Dat geeft focus!

Beeld: cybertoad

De allerbeste wensen voor 2011

Dat 2011 iedereen mag brengen wat ze wensen...
In elk geval wenst New Broom iedereen een heel gelukkig en opgeruimd 2011!

Drie gouden regels over spullen bewaren

Bewaren of weggooien? Voor veel mensen blijft het een dilemma... De kerstvakantie is een mooie tijd om eens kritisch rond te kijken in je huis of kantoor en na te denken over wat je wilt met je spullen.

Drie gouden regels over het bewaren van spullen:

1. Bewaar dichtbij wat je vaak nodig hebt, en ver weg wat je niet zo vaak nodig hebt.Je kinderboeken wil je misschien bewaren, maar kunnen best naar zolder toe – ze hoeven niet binnen handbereik te zijn. Andere dingen misschien wel, zoals enveloppen en postzegels voor wie veel postverkeer heeft. En kantoorartikelen: pennen, nietmachine, post its en paperclips.

2. Vraag jezelf af waarom je iets wilt bewaren.Ga je dit echt gebruiken (nu of in de afzienbare toekomst)? Ga je dit herlezen (nu of in de afzienbare toekomst)? Als je enige argument is dat het zonde is om weg te gooien, kun je ook kijken of je het kunt verkopen op Marktplaats.nl, of naar de kringloop brengen. Dingen waar stof op komen zijn een duidelijke kandidaat hiervoor!

3. Bewaar dingen op de plek waar je ze gebruikt. Denk na over waar je iets gebruikt en zorg dat je spullen daar ook kunt vinden.
Toiletspullen kunnen in de badkamer, maar ook in een mandje naast je bed, als dat er voor zorgt dat je wel je tanden gaat flossen. Wat je nog wilt lezen, gaat naast je bed of naar beneden om in de woonkamer te lezen.

Drie gouden regels voor de post (kerstkaarten uitgezonderd)

Je hoeft niet thuis te werken om een thuiskantoor te hebben. Iedereen heeft wel zoiets, al is het maar een hoekje van de keukentafel. Je moet toch ergens je rekeningen betalen! Maar wat te doen met alle post die binnenstroomt...?

Drie gouden regels om overzicht te houden:

1. Beslis meteen wat je doet met wat er binnenkomt, op het moment dat je het openmaakt.Dat betekent niet dat je ook meteen er iets mee moet gaan doen, maar wel dat voor jezelf helder is wat de volgende stap is.

2. Geef je post of e-mail een plaats in de tijd en ruimte.
Tijd • Kijk of er een deadline aan vast zit (datum van een evenement, datum waarvoor je moet reageren op bepaalde post). Bepaal mede op basis daarvan wanneer je er tijd aan wilt besteden en schrijf dat in je agenda.
Ruimte • Maak vier plekken op of rond je bureau en in je inbox van de computer met de onderstaande functies:
a. Actie – dingen waar je iets mee moet doen
b. Afwachten – dingen die anderen moeten doen en waar je over een tijdje op terugkomt
c. Lezen – dingen die meer tijd kosten om rustig door te lezen
d. Bewaren – dingen waar je niets mee moet, maar die je wel moet bewaren

Van je post zijn dit bijvoorbeeld de volgende dingen:
a. Actie – rekeningen die je moet betalen
b. Afwachten – je laatste declaratie die je naar je ziektekostenverzekeraar hebt gestuurd
c. Lezen – tijdschriften, nieuwsbrieven, kranten-(artikelen)
d. Bewaren – je loonstrook, afschriften van je rekening

3. Wees kritisch over wat er binnenkomt: heb je de komende periode tijd en ruimte in je leven hiervoor?Je kunt niet alles lezen wat er binnenkomt; dan is je dag vol zonder dat er iets uit je handen komt. Probeer zo min mogelijk te bewaren; het is belangrijker om te weten waar je iets kunt vinden als je het nodig hebt. Internet is daar natuurlijk heel handig voor in te zetten.