De allerbeste wensen voor 2011

Dat 2011 iedereen mag brengen wat ze wensen...
In elk geval wenst New Broom iedereen een heel gelukkig en opgeruimd 2011!

Drie gouden regels over spullen bewaren

Bewaren of weggooien? Voor veel mensen blijft het een dilemma... De kerstvakantie is een mooie tijd om eens kritisch rond te kijken in je huis of kantoor en na te denken over wat je wilt met je spullen.

Drie gouden regels over het bewaren van spullen:

1. Bewaar dichtbij wat je vaak nodig hebt, en ver weg wat je niet zo vaak nodig hebt.Je kinderboeken wil je misschien bewaren, maar kunnen best naar zolder toe – ze hoeven niet binnen handbereik te zijn. Andere dingen misschien wel, zoals enveloppen en postzegels voor wie veel postverkeer heeft. En kantoorartikelen: pennen, nietmachine, post its en paperclips.

2. Vraag jezelf af waarom je iets wilt bewaren.Ga je dit echt gebruiken (nu of in de afzienbare toekomst)? Ga je dit herlezen (nu of in de afzienbare toekomst)? Als je enige argument is dat het zonde is om weg te gooien, kun je ook kijken of je het kunt verkopen op Marktplaats.nl, of naar de kringloop brengen. Dingen waar stof op komen zijn een duidelijke kandidaat hiervoor!

3. Bewaar dingen op de plek waar je ze gebruikt. Denk na over waar je iets gebruikt en zorg dat je spullen daar ook kunt vinden.
Toiletspullen kunnen in de badkamer, maar ook in een mandje naast je bed, als dat er voor zorgt dat je wel je tanden gaat flossen. Wat je nog wilt lezen, gaat naast je bed of naar beneden om in de woonkamer te lezen.

Drie gouden regels voor de post (kerstkaarten uitgezonderd)

Je hoeft niet thuis te werken om een thuiskantoor te hebben. Iedereen heeft wel zoiets, al is het maar een hoekje van de keukentafel. Je moet toch ergens je rekeningen betalen! Maar wat te doen met alle post die binnenstroomt...?

Drie gouden regels om overzicht te houden:

1. Beslis meteen wat je doet met wat er binnenkomt, op het moment dat je het openmaakt.Dat betekent niet dat je ook meteen er iets mee moet gaan doen, maar wel dat voor jezelf helder is wat de volgende stap is.

2. Geef je post of e-mail een plaats in de tijd en ruimte.
Tijd • Kijk of er een deadline aan vast zit (datum van een evenement, datum waarvoor je moet reageren op bepaalde post). Bepaal mede op basis daarvan wanneer je er tijd aan wilt besteden en schrijf dat in je agenda.
Ruimte • Maak vier plekken op of rond je bureau en in je inbox van de computer met de onderstaande functies:
a. Actie – dingen waar je iets mee moet doen
b. Afwachten – dingen die anderen moeten doen en waar je over een tijdje op terugkomt
c. Lezen – dingen die meer tijd kosten om rustig door te lezen
d. Bewaren – dingen waar je niets mee moet, maar die je wel moet bewaren

Van je post zijn dit bijvoorbeeld de volgende dingen:
a. Actie – rekeningen die je moet betalen
b. Afwachten – je laatste declaratie die je naar je ziektekostenverzekeraar hebt gestuurd
c. Lezen – tijdschriften, nieuwsbrieven, kranten-(artikelen)
d. Bewaren – je loonstrook, afschriften van je rekening

3. Wees kritisch over wat er binnenkomt: heb je de komende periode tijd en ruimte in je leven hiervoor?Je kunt niet alles lezen wat er binnenkomt; dan is je dag vol zonder dat er iets uit je handen komt. Probeer zo min mogelijk te bewaren; het is belangrijker om te weten waar je iets kunt vinden als je het nodig hebt. Internet is daar natuurlijk heel handig voor in te zetten.

De kracht van de herhaling

Zoals het werkt met reclameboodschappen, zo werkt het met heel veel dingen in het leven: ze blijven beter hangen naarmate je er vaker mee in aanraking komt.

Ook nieuwe werkgewoontes moeten tijd hebben om in te slijten. Wetenschappelijk wordt 21 dagen als een vuistregel aangehouden om een nieuwe gewoonte in de vingers te krijgen. Wat voor gewoonte dan ook: 's morgens verschillende kleuren sokken aan doen, niet meer snoepen tussen maaltijden door of aan het einde van je werkdag je dingen voor de volgende dag klaarleggen.

En dan nog ga je soms de mist in. Dat is géén schande! Kleine stapjes nemen en elke dag dat het goed gaat, is gewonnen.

Een paar tips om te zorgen dat je nieuwe werkgewoonte geen bevlieging blijft, maar een plek krijgt in je leven:

1. Wees realistisch en concreet. Kies voor een aanpassing in je normale routine die ook echt reëel is. Wil je bijvoorbeeld leren om de rotklussen niet steeds onderop je stapel te schuiven, plan dan in je agenda twee keer per week een half uur speciaal voor rotklussen. (Noem het in je agenda ook zo. Maak een apart bakje: Rotklussen.)

2. Beloon jezelf als je hebt volgehouden. Als je je nieuwe gewoonte een week hebt gedaan, doe dan iets dat je leuk vindt. Wat het is hangt af van je functie en de vrijheid die je hebt om je tijd in te delen.

3. Maak aanpassingen als blijkt dat het niet werkt. Voer de frequentie op, of breng hem naar beneden. Doe iets langer of korter als je denkt dat het beter zal gaan.

4. Maak anderen bekend met je voornemen. Niets zo fijn als supporters! Zo kom je ook minder snel onder je taak uit. Wie weet inspireer je anderen met je nieuwe gewoonte.

Heb je al een idee welke gewoonte je gaat starten?
Wil je weten hoe je dat het beste kunt vormgeven, mail me dan voor de gouden tip voor jouw situatie! Mijn adres vind je elders op deze pagina.

Beeld: Denkbeeldenstorm

Slim zoals de e-mailvrije manager

Ik zag op YouTube een prachtig interview met Wouter van Dieren, e-mailvrije manager.

Waar zijn de tijden dat e-mail nog een functie was die voor slechts enkele uitverkorenen beschikbaar was? En de geschreven interne communicatie in een organisatie vooral door middel van memo's gebeurde? Ver, vér achter ons.

Met het nieuwe fenomeen is ook een nieuwe omgangsvorm nodig. Want niet alle onderwerpen zijn geschikt voor e-mail. Haastklussen, last-minute afzeggen van afspraken, hele vertrouwelijke onderwerpen... Liever niet.

Nog vier tips om slimmer te e-mailen:

1. Een bericht heeft een onderwerpsregel. En niet voor niets! Schrijf duidelijk wat het onderwerp is. Niet 'Financiën', maar 'Budget 2011 Afdeling X - graag feedback', als je wilt dat je ontvanger meteen begrijpt waarover je schrijft.

2. Begin je dag NIET met het lezen van e-mail. Tenzij je woordvoerder bent, of reserveringsmedewerker in een hotel, kun je beter een uur lang gaan doen wat jij zélf van plan was, dan je inbox je prioriteiten van de dag laten bepalen. Open je mail pas na een uur of anderhalf uur; zo maak je voortgang in je acties.

3. Bepaal bij lezing meteen wat er met een e-mail moet gebeuren. Klaar, afgehandeld? Deleten of archiveren. Kort antwoord? Doe het meteen. Lang antwoord, of uitzoekwerk nodig? Plan in wanneer je het gaat doen.

4. Groepeer e-mail, zodat je niet achterhaald bezig bent. Niets zo ergerlijk als een mail die je tijd kost, waarbij je er vier mailtjes hoger in je inbox achter komt dat het niet meer nodig was. Of je iets totaal anders had moeten doen. Gebruik wizardregels om mails van klanten, afdelingen of projectgroepen in één mapje te laten binnenkomen. Zo blijf je bij de tijd en hou je focus!

Een tsunami aan speelgoed

De decembermaand… Betekent, in elk geval voor gezinnen met kinderen, dat er weer een heleboel spullen het huis in komen. Als het aan de kinderen ligt: de integrale Intertoysfolder graag. En die van Bart Smit ook, als de inpakpieten nog papier over hebben. Hoe voorkom je een tsunami aan speelgoed, helemaal als je zelf ook geniet van shoppen?

1. Kijk heel kritisch naar wat je kinderen thuis nog hebben. Waar spelen ze mee? Wat kan weg? Maak een grote zak voor de kringloop en ga met je kinderen door hun speelgoed heen. Laat ze minstens drie dingen uitzoeken die ze niet meer gebruiken.

2. Gooi weg wat kapot is, incompleet of anderszins niet meer werkzaam. Die puzzel met dat ene missende stukje: helaas. De Barbie met het gebroken been – weg ermee.

3. Bedenk van te voren wat je wilt uitgeven per kind. Probeer je daar aan te houden! Lijstjes maken helpt, net als folders doorbladeren voor aanbiedingen.

4. Ga voor de lange termijn. Wat echt tijdloos is, zijn dingen als Lego, Duplo, Playmobil, blokken… Wat dit speelgoed gemeen heeft is dat je met veel fantasie meerdere verhalen kunt bedenken. Kijk wat je daarvan hebt; vraag Sinterklaas eventueel om een aanvullende set. Is je kind bevangen door een rage, zoals bijvoorbeeld Bakugan, waarvan je bang bent dat de liefde snel over is? Zorgt dat Sinterklaas één ding uit die serie koopt, maar ga niet ‘los’ in de speelgoedwinkel.

5. Koop dingen die weinig plaats in nemen of vanzelf verdwijnen. Bijvoorbeeld knutselspullen of verf. Sinterklaas denkt bij voorkeur ook alvast na wáár het speelgoed kan worden bewaard. Als hij echt in zijn element is koopt hij bijvoorbeeld een mooie box op wielen voor onder het kinderbed – meteen een plekje!

Veel succes!

Beeld: Coffeego

Angst om iets weg te gooien

Pleinvrees, daar hebben veel mensen wel eens van gehoord: de angst voor grote open ruimtes. Maar weggooiangst…? Toch is dat een veel meer voorkomende angst. Bijna iedereen heeft er in meer of mindere mate last van.

Weggooiangst is heel menselijk, al zijn er veel gradaties aan te geven. In extreme vormen noem je het ‘hoarding’, de Engelse term voor wat een eekhoorn in de winter doet: verzamelen, verzamelen, tot je huisje uit zijn voegen barst. Bij mensen zie je dan situaties ontstaan waarvoor je de GGD moet laten komen, omdat het mensen betreft die dichtslibben in hun eigen huis, dat vol oud papier, spullen en – soms- ook vuilnis staat.

Maar dat zijn dus extremen. Het weggooien van spullen, ook van documenten, is best lastig. En wel om drie redenen:
1. Weggooien is definitief: weg is weg
2. Weggooien kost tijd: je moet nadenken of je iets nog wilt bewaren, of niet
3. Weggooien is emotioneel: je neemt afscheid van iets

Laten we beginnen met reden 1: weg is weg. Hoe kun je dat argument omzeilen? In deze digitale wereld bestaan daar veel alternatieven voor. Van dingen die je mooi vindt, maar niet – meer – wilt bewaren, kun je een digitale foto maken. Zo kun je er altijd nog een keer naar kijken. Dat geldt ook voor documenten: liever een harde schijf vol, dan een kast vol. Heb je documenten niet digitaal? Scan ze dan in! En: weg is weg kan ook juist een gevoel van opluchting geven.

#2: Weggooien kost inderdaad tijd. Dat besluit kun je het beste zo snel mogelijk nemen nadat je iets krijgt of koopt. Denk bijvoorbeeld aan de lectuurmand; bij uitstek een dichtslibber van jewelste. Ga er eens kritisch doorheen; wat je in de komende week niet meer kunt of wilt lezen kan naar het oud papier. Ik ken iemand die is geëmigreerd met een verhuisdoos vol ongelezen zaterdagkranten en tijdschriften. Echt waar! Leuk voor een regenachtige middag, maar een klassieker geval van informatiestress is er bijna niet.

Ten derde: afscheid nemen van iets kan inderdaad emotioneel zijn. Maar wees realistisch: net als je geen volwaardige vriendschappen kunt onderhouden met 986 mensen – zelfs niet op Hyves! – kun je ook geen emotionele band houden met grote hoeveelheden spullen of documenten. Maak een keuze: wat is écht belangrijk? Maak van de rest foto’s of scans, of huur in het uiterste geval een opslagruimte elders; noem het een soort ‘wachtkamer’ of ‘vagevuur’. Bepaal een termijn voor jezelf, waarmee je markeert hoe lang je het dán wilt bewaren.

Je hoeft jezelf eigenlijk maar drie vragen te stellen:
1. Heb ik het nog nodig?
2. Waar wordt het nog meer bewaard?
3. Is het ook digitaal beschikbaar?

Wie heel eerlijk is, kan met die vragen al afscheid nemen van ontzettend veel spullen en documenten. Succes!

Beeld: David Lieberman