Angst om iets weg te gooien

Pleinvrees, daar hebben veel mensen wel eens van gehoord: de angst voor grote open ruimtes. Maar weggooiangst…? Toch is dat een veel meer voorkomende angst. Bijna iedereen heeft er in meer of mindere mate last van.

Weggooiangst is heel menselijk, al zijn er veel gradaties aan te geven. In extreme vormen noem je het ‘hoarding’, de Engelse term voor wat een eekhoorn in de winter doet: verzamelen, verzamelen, tot je huisje uit zijn voegen barst. Bij mensen zie je dan situaties ontstaan waarvoor je de GGD moet laten komen, omdat het mensen betreft die dichtslibben in hun eigen huis, dat vol oud papier, spullen en – soms- ook vuilnis staat.

Maar dat zijn dus extremen. Het weggooien van spullen, ook van documenten, is best lastig. En wel om drie redenen:
1. Weggooien is definitief: weg is weg
2. Weggooien kost tijd: je moet nadenken of je iets nog wilt bewaren, of niet
3. Weggooien is emotioneel: je neemt afscheid van iets

Laten we beginnen met reden 1: weg is weg. Hoe kun je dat argument omzeilen? In deze digitale wereld bestaan daar veel alternatieven voor. Van dingen die je mooi vindt, maar niet – meer – wilt bewaren, kun je een digitale foto maken. Zo kun je er altijd nog een keer naar kijken. Dat geldt ook voor documenten: liever een harde schijf vol, dan een kast vol. Heb je documenten niet digitaal? Scan ze dan in! En: weg is weg kan ook juist een gevoel van opluchting geven.

#2: Weggooien kost inderdaad tijd. Dat besluit kun je het beste zo snel mogelijk nemen nadat je iets krijgt of koopt. Denk bijvoorbeeld aan de lectuurmand; bij uitstek een dichtslibber van jewelste. Ga er eens kritisch doorheen; wat je in de komende week niet meer kunt of wilt lezen kan naar het oud papier. Ik ken iemand die is geëmigreerd met een verhuisdoos vol ongelezen zaterdagkranten en tijdschriften. Echt waar! Leuk voor een regenachtige middag, maar een klassieker geval van informatiestress is er bijna niet.

Ten derde: afscheid nemen van iets kan inderdaad emotioneel zijn. Maar wees realistisch: net als je geen volwaardige vriendschappen kunt onderhouden met 986 mensen – zelfs niet op Hyves! – kun je ook geen emotionele band houden met grote hoeveelheden spullen of documenten. Maak een keuze: wat is écht belangrijk? Maak van de rest foto’s of scans, of huur in het uiterste geval een opslagruimte elders; noem het een soort ‘wachtkamer’ of ‘vagevuur’. Bepaal een termijn voor jezelf, waarmee je markeert hoe lang je het dán wilt bewaren.

Je hoeft jezelf eigenlijk maar drie vragen te stellen:
1. Heb ik het nog nodig?
2. Waar wordt het nog meer bewaard?
3. Is het ook digitaal beschikbaar?

Wie heel eerlijk is, kan met die vragen al afscheid nemen van ontzettend veel spullen en documenten. Succes!

Beeld: David Lieberman

Papier kan óók de mazelen krijgen

De kinderziekte niet – dat is voorbehouden aan niet-gevaccineerde kleuters. De rode stippels, die wel! In een experiment over slim omgaan met je tijd lieten de onderzoekers kantoormedewerkers een rode stip zetten op een document, iedere keer als ze het door hun handen lieten gaan. Het resultaat: papier met de mazelen.

Wie zijn dag opstart met een relatief vol bureau, kan er vast en zeker over meepraten. Je gaat zitten, start je pc of laptop op, en kijkt eens rond. Stapeltjes! Wat was die linker ook al weer? Je bladert er doorheen. Het bovenste… O ja, dat moest je doorlezen en je commentaar aan collega Y. geven. Dat doe je zo wel, eerst even thee halen. Het document eronder… Ja, het memo van HR over je keuzes voor het nieuwe jaar wat arbeidsvoorwaarden betreft. Dat weet je nog niet; eerst maar eens op intranet zoeken of die ‘fiets-van-de-zaak’ nog bestaat en dan zie je wel weer verder.

Het is dat je geen stippen zet, maar anders zou het zichtbaar worden: dat je bij elkaar opgeteld veel, héél véél tijd kwijt bent aan het beoordelen van je eerstvolgende stap bij een document. Om nog maar te zwijgen over het uitstellen van die eerstvolgende stap. Elke keer dat je er naar kijkt, moet je weer bepalen wat je ermee moet doen. En dat kost enorm veel tijd!

Welke methodiek je ook gebruikt bij het slimmer werken; die van Het Betere Werken, Getting Things Done… Allemaal zijn ze er kristalhelder over: Denk Maar Eén Keer Over Iets Na. Bepaal meteen wat je er mee moet doen. Weg? Wegdoen. Doorsturen? Schrijf iemands naam erop en in de uitbak! Vragen aan collega P. hoever hij is met het materiaal voor dit rapport? Doen!

Post-it notes, alom tegenwoordig in kantoren, zijn niet heel verstandig om je acties op te noteren. Om de simpele reden dat ze kwijt kunnen raken, ergens tussen kunnen raken, maar vooral omdat allemaal losse papiertjes in een stapel nu niet bepaald helpen bij het houden van overzicht. Waar ze wel super voor zijn, is om te bepalen wat je eerstvolgende stap is. ‘Lezen’, ‘Collega Y. antwoorden’… Dat soort dingen kun je er snel opkrabbelen, en op het document plakken. Dat scheelt enorm veel ‘processortijd’ in je koppie. Veel mensen zijn visueel ingesteld en sorteren hun werk op die manier. Een stapel met al het langere leeswerk gaat dan bijvoorbeeld mee in de trein.

Vecht tegen de mazelen! Digitale mazelen zijn er ook, trouwens. Mensen genoeg die e-mails drie of vier keer openen voordat ze er actie op ondernemen. Daarover een andere keer meer!

Beeld: welswitch36

Nee zeggen, maar dan anders

Het zijn drie letters, maar voor sommige mensen is het een van de moeilijkste woorden om te zeggen: nee. Nee, ik kan je niet helpen. Nee, ik heb geen tijd om dit voor je op te lossen. Nee. Nee!

Wie in een organisatie werkt met andere mensen, moet informatie uitwisselen. Iets opleveren. Iets maken, bewerken of regelen. Juist in die samenwerking is het van belang dat je duidelijk blijft over wat er mogelijk is en wat je voor iemand anders kunt betekenen. Je hoeft zeker niet altijd te doen wat iemand van je vraagt. Wat wel nodig is, is het managen van andermans verwachtingen: wat kun je wanneer wél doen?

Vaak scheelt het al een heleboel als je vraagt wanneer die ander de informatie nodig heeft. Mensen genoeg die het woord ‘spoed’ voor in de mond hebben, terwijl de soep niet zo heet gegeten blijkt te worden als je even doorvraagt.

Houd jezelf voor dat wanneer je iedereen tevreden probeert te stellen, je uiteindelijk niemand tevreden stelt. Zeker jezelf niet! Wat ook een verleidelijk iets is, is dingen doen (of toezeggen) die niet bij je functie horen, maar die je zelf zo leuk vindt om te doen. Toch nog even meedoen met die brainstorm. Die jongere collega helpen met haar verslag, omdat je ziet dat ze er mee worstelt.

Prima! Extra dingen maken je werk interessanter en zijn een verrijking van je functie – bovendien zullen je collega’s blij zijn met die extra inspanningen. Let wel op dat je die extra dingen niet doet om je eigen kerntaken te ontlopen, of uit te stellen. Wees realistisch over wat je kunt doen in de tijd die je ter beschikking hebt. Op die manier blijft het voor anderen leuk en voor jezelf ook!

Beeld: Uit 'Achterlijke Gladiool! Borduren voor bitches' (Julie Jackson)

Valkuil nummer 1 van e-mail

Het lijkt zo voor de hand liggend om te doen, dus doet – bijna – iedereen het: de dag beginnen in je inbox. Want hoe weet je anders wat er in je afwezigheid is gebeurd? Het lijkt zo logisch en toch is het valkuil nummer 1: de dag beginnen met het openen van je mail.

Het meest waarschijnlijke scenario is dat er nieuwe mail is. En dat je die niet alleen gaat lezen, maar ook gaat afhandelen. Voor je het weet is het tien voor elf, heb je nog tien minuten om die vergadering voor te bereiden en is er niets gekomen van een start maken met je voortgangsrapportage – iets dat je je gisteravond nog zó had voorgenomen.

Je dag starten met het afhandelen van de e-mail betekent dat je je inbox bepalend laat zijn in je prioriteiten van de dag. En dat is, uitzonderingen daargelaten, geen handige aanpak. (Wat de uitzondering kan zijn? Iemand die voortdurend bereikbaar moet zijn, zoals een woordvoerder. Iemand wiens functie zo dienstverlenend is voor veel mensen dat binnengekomen e-mails zo snel mogelijk moeten worden behandeld – zoals een medewerker reserveringen bij een hotel, of de staf van een afdelingssecretariaat.)

De tussenvorm, mailtjes openen, bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’ is ook geen oplossing. Want je blijft nadenken over dat ene mailtje… Hoe ga je dat aanpakken? Wat had je daar ook al weer voor nodig? Om nog maar te zwijgen over de hoeveelheid tijd die je er mee verspilt, want je moet het later toch nog een keer doen, die mails lezen.

De beste aanpak is: eerst doen wat je die dag wilt doen, of er op zijn minst een flinke start in hebben gemaakt, voordat je kijkt in je inbox. Prik een tijd, bijvoorbeeld half elf, waarop je wel gaat kijken. Laat tot die tijd Outlook gewoon dicht! De melding ‘Ping! Er is een nieuwe e-mail binnengekomen’ met geluidje of envelopje had je hopelijk al eerder uitgezet… Ook die leidt enorm af van de andere werkzaamheden waar je mee bezig bent.

En die collega die om half tien binnenloopt en vraagt of je zijn e-mail nog niet hebt gelezen – die antwoord je gewoon dat je nog met andere dingen bezig bent. Het vergt wat tijd, maar mensen gaan heus wennen aan het feit dat jij niet met ‘kerende post’ alle e-mail beantwoordt. Twee of drie keer per dag je e-mail openen en afhandelen is veel efficiënter! Hoe je e-mail slim afhandelt komt een volgende keer aan bod – ook daarvoor zijn er handige tips en tricks. Werk ze!

Illustratie: m-c

Ieder zijn voorkeuren

Hoe je je werk organiseert, is heel persoonlijk. Net zo persoonlijk als de inrichting van je huis. Daarin kun je ook niet stellen dat je iets moét doen. Ben je dol op antieke secretaires met veel vakjes en klepjes? Of ga jij liever voor een strakke designkast van Pastoe? Afhankelijk van je stijl, persoonlijke voorkeur en budget maak je een keuze.

Hetzelfde geldt ook voor het leren organiseren van je werk en je werkplek. Sommige mensen die ik train zijn doodsbang dat ze nu moeten overschakelen op takenlijsten in Outlook en hun geliefde notitieboekje moeten wegdoen. Niets is minder waar! Maar net als een interieuradviseur wijs ik je wel op de voor- en nadelen van wat er mogelijk is, zodat je een betere keuze kunt maken.

Er zijn veel mogelijkheden, waarvan er veel goed werken, zij het niet in elke situatie of elke functie.

Acties noteren op papier is prima, zolang je maar zorgt dat je een goed systeem hebt. Waarin je ook wijzigingen makkelijk kunt opvangen, zonder dat je de hele lijst opnieuw moet schrijven (minus die ene afgeronde actie, die toevallig middenin je lijst stond). Acties in Outlook bijhouden heeft veel voordelen: de samenhang tussen acties blijft bewaard, je krijgt een melding als iets 'over de datum' raakt en je kunt acties makkelijk wijzigen. Maar inderdaad, als je aan de vergadertafel zit heb je je actielijst misschien niet bij de hand, tenzij je een smartphone hebt en dat prettig vindt werken. Afhankelijk van je werkstijl, persoonlijke voorkeur en functie maak je een keuze.

Een vol hoofd voelt als een kamer vol troep en wekt bij mensen ook dezelfde gevoelens op: onrust en onbehagen. Uit je hoofd dus met die acties… Pas dan zie je wat bij elkaar hoort, wat eerst moet - en wat misschien zelfs bij iemand anders thuishoort.

Om even in de kastenmetafoor te blijven te blijven: kiezen welke kast je neemt is persoonlijk, maar we kunnen wel vaststellen dat het überhaupt handig is om kasten in je huis te hebben – dan kun je tenminste iets opbergen. Net als dat we kunnen vaststellen dat het noteren van je acties, en dus het leegmaken van je hoofd, wel een minimale stap is om te zorgen dat je werk georganiseerd blijft. De invulling bepaal je zelf.


Foto: Gaspa

De professor en de pot

In de dagelijkse mallemolen van werkzaamheden ben je nog wel eens geneigd om uit het oog te verliezen wat écht belangrijk is. Om dat punt onder de aandacht te brengen bestaat er een bekend verhaal over de professor en de pot. De moraal van het verhaal is helder: zorg dat je eerst de belangrijkste dingen een plekje geeft, voordat je afdaalt naar de zaken die minder belangrijk zijn. Voor wie het nog niet kende… Hier het verhaal.

Een professor stond in de collegezaal en bekeek de studenten die zijn filosofieles kwamen volgen. Voor hem, op zijn lessenaar, stonden een aantal attributen. Toen hij zijn les begon, pakte hij zonder te spreken een grote lege glazen mayonaisepot en begon deze te vullen met knikkers.
Toen er geen knikker meer bij kon, vroeg hij zijn studenten of de pot vol was. Ze beaamden dat het zo was. Toen pakte de professor een doos met kraaltjes. Hij schudde voorzichtig de kraaltjes uit de doos, zodat de kraaltjes de open ruimtes tussen de knikkers opvulden. Opnieuw vroeg de professor of de pot vol was. De studenten waren het met elkaar eens dat de pot nu echt vol was.

Toen pakte de professor een doos met schelpenzand en goot het zand in de pot. Uiteraard vulde het zand alle laatste kleine gaatjes tussen de kraaltjes op. De professor vroeg opnieuw of de pot nu vol was. Unaniem antwoordden de studenten met een volmondig 'ja'. De professor bukte even en haalde onder zijn lessenaar een kan water te voorschijn. Hij goot het water in de pot waar het alle ruimte tussen de zandkorrels opvulde. De studenten begonnen te lachen.

“Kijk”, sprak de professor toen het gelach verstomde, “de glazen pot is een metafoor voor jullie leven. De knikkers staan voor alle belangrijke dingen in het leven, je familie, je kinderen, je vrienden, je passies, alle dingen die zin en invulling geven aan jullie levens als al het andere verdwenen zou zijn. De kraaltjes zijn alle andere dingen die voor jullie van belang zijn, zoals bijvoorbeeld je baan, je huis, je auto. Het zand is al het andere, zaken die er niet wezenlijk toe doen.”

Hij vervolgde: “Als je begint de pot te vullen met zand, is er geen plaats meer voor de knikkers of de kraaltjes. Zo is het natuurlijk ook in het leven. Als je al je tijd en energie besteedt aan de kleine, onbelangrijke zaken, dan zal er nooit plaats en ruimte zijn voor de dingen die belangrijk voor je zijn. Besteed aandacht aan de dingen die essentieel zijn voor je geluk. Speel met je kinderen. Besteed aandacht aan je gezondheid. Neem je partner mee uit eten. Ga nog even lekker sporten of wandelen in het bos of langs het strand. Er zal altijd genoeg tijd overblijven om het huishouden te doen of om de kozijnen te schilderen. Besteed eerst aandacht aan de knikkers, aan de dingen die er echt toe doen. Bepaal je prioriteiten. De rest is alleen maar zand.”

Een wijze les! Hetzelfde geldt voor je werkzaamheden. Het is soms zo prettig om je te storten op de kleine, makkelijke taakjes die je snel voldoening geven. Natuurlijk is het fijner om tien dingen van je actielijst te kunnen strepen dan maar één. Kijk wel goed naar het verschil tussen je taken en laat je niet alleen door urgentie leiden, maar ook door belang. Wat maakt een echt wezenlijk verschil in je werk en brengt je vooruit? Juist die taak hoort prioriteit te krijgen.


Foto: Razvan Radu

Ruimte maken

Ruimte maken in je dag is belangrijk. Als je zoveel afspraken hebt dat je geen tijd hebt om je werk tussendoor te doen, is er iets mis met je werkschema. Minstens zo prettig is het om ruimte te maken op je werkplek. Het ‘paperless office’… Dat gaat echt niet meer gebeuren. Maar papierarm is wel prettig! Vier simpele maatregelen om te zorgen dat je werkplek een prettige plek is om te doen waarvoor je nu eenmaal betaald wordt.

1. Kijk kritisch naar de plek waar je computer en beeldscherm staan opgesteld. Staan ze daar omdat je kabels nu eenmaal daar zijn aangesloten en ze zo kort zijn – of zo dichtgetimmerd in kabelgoten – dat het niet anders kan? Misschien is een andere plek wel beter. Vaak bestaan bureaus uit twee delen werkblad van verschillend formaat. Vrijwel standaard wordt de pc op het lange gedeelte geplaatst; het korte gedeelte lijkt een niet helemaal volwaardig stukje werkplek. Terwijl het veel praktischer is om je pc op het korte gedeelte te plaatsen, zodat je veel ruimte hebt om bijvoorbeeld te schrijven, dingen op te zoeken in mappen of in je aantekeningen. Let wel op de lichtinval; je moet je pc niet zo zetten dat je de hele dag tegen fel licht inkijkt.

2. Waar staat je telefoon? Het lijkt een no-brainer en toch zie ik zo vaak linkshandige mensen met een telefoon rechts van hun pc, of mensen met een telefoon die helemaal achteraan op hun werkblad staat. Kies een plek die prettig belt, en zodat je liefst ook nog kunt schrijven terwijl je telefoneert (en dan niet op een klein kladje, in de paar decimeter tussen toetsenbord en scherm!)

3. Zet dichtbij wat je veel gebruikt, en vice versa. De perforator die je eens in de maand gebruikt… In de kast! Je voorraad visitekaartjes… In je la, dat heeft geen zin op je bureau! Een telefoonlijst, een veelgebruikt handboek, je notitieblok vol acties – allemaal dingen die voor het grijpen moeten staan. Maak je bureau gewoon eens helemaal leeg en begin bij nul: wat heb ik nou echt binnen handbereik nodig?

4. Kijk ook naar de sluipmoordenaars-van-de-werkruimte: snuisterijtjes, grappige cartoons en leuke foto’s zijn de toppers daarin. Natuurlijk hoeft je werkplek niet leeg te zijn en mag je best een persoonlijke noot daarop hebben staan – even aannemend dat je niet werkt in een concept waarbij je voor je verschillende werkzaamheden van werkplek wisselt. Maar kijk kritisch en schoon je magneetbord of prikbord regelmatig op. Digitale foto’s: weg met het vergeelde printje, die heb je ook in je pc. Leuke gadgets, stressballetjes of andere snuisterijtjes: laat de drie leukste blijven, de rest neem je mee naar huis voor de kinderen (of de kringloop).

Nat doekje over je werkplek en toetsenbord… En je kunt de dag weer fris beginnen!




Foto: JanetF